Angebote automatisch in Verkaufsrechnungen umwandeln

Sie kennen den Ablauf: Der Vertrieb schließt einen Deal im CRM ab und schickt eine E-Mail an die Buchhaltung. Die Buchhaltung öffnet Exact Online, sucht den Kunden, erstellt eine Rechnung, gibt die Produkte ein und übernimmt die Preisvereinbarungen. Noch eine Prüfung des Mehrwertsteuersatzes und danach wird die Rechnung verschickt. Zwanzig Minuten Arbeit, und das bei jedem Deal aufs Neue.

Nun die Version mit einer Connector zwischen Ihrem CRM-System und Ihrer Buchhaltung: Der Vertrieb schließt einen Deal ab, die Rechnung wird in Exact Online bereitgestellt und automatisch versendet. Fertig. Keine E-Mail, kein Abtippen von Daten, keine Verzögerung. Der Unterschied besteht darin, dass ein Angebot automatisch zur Rechnung wird, über eine Connector zwischen Ihrem CRM und Exact Online. Und wie das technisch funktioniert, erklären wir in diesem Artikel Schritt für Schritt.

Die sieben Schritte vom Angebot zur Rechnung

Unter der Haube durchläuft eine automatische Connector sieben Schritte. Jeder dieser Schritte ersetzt etwas, das heute manuell geschieht.

1. Der Vertrieb legt einen Deal im CRM an

Ihr Vertriebsmitarbeiter erfasst den Deal wie gewohnt. Kundenname, Produkte, Mengen, Preise. In HubSpot sind das Line Items, in Salesforce Products mit PricebookEntries, in Pipedrive Deal-Felder mit Produkten. Die Daten, die Sie für eine Rechnung benötigen, existieren bereits in diesem Moment.

2. Der Deal wird gewonnen

Der Vertriebsmitarbeiter verschiebt den Deal in die Gewonnen-Phase. In HubSpot ändern Sie die Pipeline Stage, in Salesforce setzen Sie die Opportunity auf Closed Won, in Pipedrive ziehen Sie den Deal in die Won-Spalte. Dieser Moment, diese Statusänderung, ist der Startschuss.

3. Die Connector erkennt die Änderung

Sobald sich der Deal-Status ändert, erkennt die Connector dies. Bei HubSpot und Salesforce über einen Polling-Mechanismus oder Webhook, bei Pipedrive über einen Echtzeit-Webhook. Die Connector weiß: Dieser Deal ist gewonnen, es muss eine Rechnung erstellt werden.

4. Relation in Exact Online prüfen oder anlegen

Bevor eine Rechnung erstellt werden kann, muss der Kunde in Exact Online vorhanden sein. Die Connector sucht anhand des Firmennamens, der Handelsregisternummer oder der E-Mail-Adresse, ob die Relation bereits besteht. Falls ja, wird der Deal mit der bestehenden Kundenrelation verknüpft. Falls nein, wird die neue Kundenrelation automatisch mit den Daten aus dem CRM angelegt. Dazu gehören Name, Adresse, Umsatzsteuernummer und Zahlungsbedingung.

5. Verkaufsrechnung erstellen

Wenn die Kundenrelation besteht und der Deal verknüpft ist, erstellt die Connector eine Verkaufsrechnung in Exact Online mit den richtigen Produkten, Mengen und Beträgen. Jedes Line Item aus Ihrem CRM wird zu einer Rechnungszeile. Die Rechnung ist damit innerhalb von Sekunden fertig, komplett mit dem richtigen Mehrwertsteuersatz und der vereinbarten Zahlungsbedingung.

6. Rechnung versenden

Abhängig von Ihren Einstellungen in Exact Online wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden verschickt. Eine manuelle Aktion ist nicht mehr nötig.

7. Zahlungsstatus zurück ins CRM

Wenn der Kunde bezahlt hat, erfasst Exact Online die Zahlung. Die Connector schickt diesen Status zurück an Ihr CRM. Der Vertrieb sieht direkt im Deal, dass die Rechnung bezahlt ist, ohne die Buchhaltung anrufen zu müssen.

Pro CRM: Wie funktioniert die Connector?

Der Grundablauf ist derselbe, aber die Details unterscheiden sich je nach Plattform.

HubSpot

HubSpot arbeitet mit Deals, Pipeline Stages und Line Items. Commerce Hub CPQ generiert Angebote mit Produkten und Preisen, aber der Schritt zu Exact Online fehlt in HubSpot selbst.

Mit einem Connector läuft es so ab: Der Deal wird in die Gewonnen-Stage verschoben, der Connector liest die Line Items aus (Produkt, Anzahl, Preis), prüft, ob die Beziehung in Exact existiert, und erstellt eine Verkaufsrechnung. Produktcodes werden zwischen HubSpot und Exact Online abgeglichen, damit der richtige Artikel auf der Rechnung steht.

Salesforce

Salesforce arbeitet mit Opportunities, Products und PricebookEntries. Wenn eine Opportunity auf Closed Won gesetzt wird, liest der Connector die verknüpften Produkte mit Preisen aus. Die Beziehung wird in Exact gesucht oder angelegt, und die Rechnung folgt automatisch.

Pipedrive

Pipedrive sendet bei einem Stage Change einen Echtzeit-Webhook. Das bedeutet: keine Verzögerung. Sobald der Deal auf gewonnen steht, greift der Connector ihn direkt auf. Produkte und Beträge werden ausgelesen und in Rechnungszeilen in Exact Online übersetzt.

Pipedrive verfügt über eine eigene Invoicing App Extension, aber diese Rechnungen leben im Pipedrive-Ökosystem, sie landen nicht in Ihrer Buchhaltung. Ein Connector zu Exact Online regelt das hingegen.

Vier technische Herausforderungen und wie sie gelöst werden

Der Ablauf klingt einfach, aber hinter den Kulissen werden vier Dinge gelöst, die Sie sonst manuell erledigen müssten.

Produkt existiert nicht in Exact Online

Was passiert, wenn der Vertrieb ein Produkt auf einen Deal setzt, das in Exact Online noch nicht existiert? Der Connector kann das Produkt automatisch auf Basis der CRM-Daten anlegen: Name, Preis, Produktcode. Oder Sie entscheiden sich dafür, dass der Connector eine Meldung ausgibt, damit Sie das Produkt zuerst selbst anlegen. Welcher Ansatz passt, hängt davon ab, wie streng Sie Ihre Artikelstammdaten verwalten möchten.

Umsatzsteuersatz: Das CRM weiß dies nicht, Exact Online schon

HubSpot, Salesforce und Pipedrive haben keine Umsatzsteuerlogik. Sie arbeiten mit Beträgen, nicht mit Umsatzsteuercodes. Exact Online hingegen muss für jede Rechnungszeile wissen, welcher Umsatzsteuersatz anwendbar ist: 0 %, 9 % oder 21 %.

Der Connector löst dies, indem er Umsatzsteuercodes auf Basis von Produktgruppe, Kundentyp oder Land des Abnehmers zuordnet. Ein Inlandsverkauf erhält automatisch den Standardsatz. Eine EU-Lieferung erhält den richtigen ICP-Code. Das verhindert Fehler, die Sie sonst erst bei der Umsatzsteuererklärung entdecken.

Zahlungsbedingungen

In Ihrem CRM steht "Net 30" oder "Zahlung innerhalb von 14 Tagen". Exact Online arbeitet mit internen Zahlungsbedingungscodes. Der Connector übersetzt die CRM-Bedingung in den richtigen Code in Exact. So erhält jede Rechnung die vereinbarte Zahlungsfrist, ohne dass die Finanzabteilung sie manuell einstellen muss.

Währung bei internationalen Deals

Wenn Sie international arbeiten, kommen Deals in verschiedenen Währungen herein. Exact Online unterscheidet zwischen dem Rechnungsbetrag in der Originalwährung und dem in Ihre Buchhaltungswährung umgerechneten Betrag. Der Connector sorgt dafür, dass beide Beträge korrekt eingetragen werden, damit Ihre Buchhaltung stimmt, unabhängig davon, ob der Deal in Euro, Dollar oder Pfund abgeschlossen wurde.

Zeitersparnis

Ein Connector zwischen Ihrem CRM und Exact Online bringt eine erhebliche Zeitersparnis. Gehen wir von 50 Deals pro Monat und einem durchschnittlichen Zeitaufwand der Finanzabteilung von 10 bis 15 Minuten pro Rechnung für das Übertragen der Daten aus. Das entspricht 8 bis 12 Stunden pro Monat an reiner Verwaltungsarbeit. Mit einem Connector fällt das vollständig weg.

Natürlich geht es nicht nur um Stunden, sondern um Geschwindigkeit. Eine Rechnung, die am selben Tag versendet wird statt drei bis fünf Werktage später, verkürzt deine tatsächliche Zahlungsfrist. Das spart 150 bis 250 Wartetage bei 50 Rechnungen pro Monat und verbessert direkt deinen Cashflow.

Daneben sparst du natürlich Zeit bei den Fehlern, die beim Übertragen der Daten nicht mehr passieren. Falsche Beträge oder ein unzutreffender Mehrwertsteuersatz gehören der Vergangenheit an. Der Connector regelt das automatisch auf Basis von Echtzeitdaten aus deinem CRM, kombiniert mit finanziellem Wissen aus Exact Online.

Was ist nötig, um das einzurichten?

Du brauchst keinen Entwickler. Die Connectoren von iWebDevelopment sind No-Code, du konfigurierst sie über ein Dashboard. Die Schritte:

1. Verbinde dein CRM (HubSpot, Salesforce oder Pipedrive) und Exact Online
2. Lege fest, welche Pipeline-Stage die Rechnungsstellung auslöst
3. Ordne deine Produkte und Mehrwertsteuercodes zu
4. Teste mit einer Proberechnung
5. Schalte den Connector live

Die Connectoren sind monatlich kündbar, du kannst sie also ohne Risiko ausprobieren.

Von manuell zu automatisch

Der Schritt vom Angebot zur Rechnung ist die am häufigsten wiederkehrende Handlung in der Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Finanzabteilung. Und es ist genau die Art von Arbeit, die du nicht doppelt erledigen möchtest. Die Daten existieren bereits, der Connector sorgt dafür, dass diese Daten zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle landen.

Wer den gesamten Kundenzyklus automatisieren möchte (vom ersten Kontakt bis zur Zahlung), beginnt hier. In dem Moment, in dem der Deal gewonnen ist und die Rechnung sich von selbst erstellt.

Mehr über die Sicherheit deiner Daten erfahren? Die Connectoren von iWebDevelopment sind ISO 27001-zertifiziert und unabhängig per Pentest geprüft.

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