Convertir automatiquement les devis en factures de vente

Vous connaissez le processus : le service commercial conclut une affaire dans le CRM et envoie un e-mail au service financier. Le service financier ouvre Exact Online, recherche le client, crée une facture, saisit les produits et reprend les accords de prix. Encore une vérification du taux de TVA, puis la facture est envoyée. Vingt minutes de travail, à chaque nouvelle affaire.

Voyons maintenant la version avec un connector entre votre système CRM et votre comptabilité : le service commercial conclut une affaire, la facture est préparée dans Exact Online et envoyée automatiquement. Le tour est joué. Pas d'e-mail, pas de ressaisie de données ni de délai. La différence, c'est de laisser le passage du devis à la facture se dérouler automatiquement grâce à un connector entre votre CRM et Exact Online. Et nous expliquons dans cet article, étape par étape, comment cela fonctionne techniquement.

Les sept étapes du devis à la facture

Sous le capot, un connector automatique passe par sept étapes. Chacune de ces étapes remplace une tâche effectuée aujourd'hui manuellement.

1. Le service commercial crée une affaire dans le CRM

Votre commercial saisit l'affaire comme d'habitude. Nom du client, produits, quantités, prix. Dans HubSpot, ce sont des line items, dans Salesforce des Products avec des PricebookEntries, dans Pipedrive des champs d'affaire avec des produits. Les données dont vous avez besoin pour une facture existent déjà à ce stade.

2. L'affaire est gagnée

Le commercial fait passer l'affaire à la phase gagnée. Dans HubSpot, vous modifiez la pipeline stage, dans Salesforce vous placez l'Opportunity sur Closed Won, dans Pipedrive vous glissez l'affaire dans la colonne won. Ce moment, ce changement de statut, est le signal de départ.

3. Le connector détecte le changement

Dès que le statut de l'affaire change, le connector le repère. Pour HubSpot et Salesforce via un mécanisme de polling ou un webhook, pour Pipedrive via un webhook en temps réel. Le connector sait : cette affaire est gagnée, une facture doit être établie.

4. Vérifier ou créer la relation dans Exact Online

Avant qu'une facture puisse être créée, le client doit exister dans Exact Online. Le connector recherche, sur la base du nom de l'entreprise, du numéro de la chambre de commerce ou de l'adresse e-mail, si la relation existe déjà. Si oui, l'affaire est reliée à la relation client existante. Si non, la nouvelle relation client est créée automatiquement avec les données du CRM. Pensez au nom, à l'adresse, au numéro de TVA et à la condition de paiement.

5. Créer la facture de vente

Si la relation client existe et que l'affaire est reliée, le connector crée une facture de vente dans Exact Online avec les bons produits, quantités et montants. Chaque line item de votre CRM devient une ligne de facture. La facture est ainsi prête en quelques secondes, avec le bon taux de TVA et la condition de paiement convenue.

6. Envoyer la facture

Selon vos paramètres dans Exact Online, la facture est envoyée automatiquement par e-mail au client. Aucune action manuelle n'est plus nécessaire.

7. Le statut de paiement revient dans le CRM

Lorsque le client a payé, Exact Online enregistre le paiement. Le connector renvoie ce statut vers votre CRM. Le service commercial voit directement dans l'affaire que la facture est payée, sans avoir à appeler le service financier.

Par CRM : comment fonctionne le connector ?

Le processus de base est le même, mais les détails varient d'une plateforme à l'autre.

HubSpot

HubSpot fonctionne avec des deals, des pipeline stages et des line items. Commerce Hub CPQ génère des devis avec produits et prix, mais l'étape vers Exact Online fait défaut dans HubSpot lui-même.

Avec un connector, voici comment cela se passe : la transaction se déplace vers l'étape gagnée, le connector lit les line items (produit, quantité, prix), vérifie si la relation existe dans Exact et crée une facture de vente. Les codes produits sont mis en correspondance entre HubSpot et Exact Online, afin que le bon article figure sur la facture.

Salesforce

Salesforce fonctionne avec des Opportunities, des Products et des PricebookEntries. Lorsqu'une Opportunity passe à Closed Won, le connector lit les produits associés avec leurs prix. La relation est recherchée ou créée dans Exact, et la facture suit automatiquement.

Pipedrive

Lors d'un changement d'étape, Pipedrive envoie un webhook en temps réel. Autrement dit, aucun délai. Dès que la transaction passe à gagnée, le connector la récupère immédiatement. Les produits et les montants sont lus puis convertis en lignes de facture dans Exact Online.

Pipedrive dispose de sa propre Invoicing App Extension, mais ces factures vivent dans l'écosystème Pipedrive, elles n'arrivent pas dans votre comptabilité, un connector vers Exact Online s'en charge lui.

Quatre défis techniques et comment ils sont résolus

Le flux paraît simple, mais en coulisses quatre choses sont résolues que vous devriez sinon faire manuellement.

Le produit n'existe pas dans Exact Online

Que se passe-t-il si le commercial place sur une transaction un produit qui n'existe pas encore dans Exact Online ? Le connector peut créer le produit automatiquement à partir des données du CRM : nom, prix, code produit. Ou vous choisissez que le connector envoie une notification pour que vous créiez d'abord le produit vous-même. L'approche adaptée dépend de la rigueur avec laquelle vous souhaitez gérer vos données d'articles.

Taux de TVA : le CRM ne le connaît pas, Exact Online oui

HubSpot, Salesforce et Pipedrive n'ont aucune logique de TVA. Ils fonctionnent avec des montants, pas avec des codes de TVA. Exact Online, en revanche, doit savoir pour chaque ligne de facture quel taux de TVA s'applique : 0 %, 9 % ou 21 %.

Le connector résout cela en associant les codes de TVA selon le groupe de produits, le type de client ou le pays de l'acheteur. Une vente nationale reçoit automatiquement le taux standard. Une livraison intracommunautaire reçoit le bon code ICP. Cela évite des erreurs que vous ne découvririez sinon qu'au moment de la déclaration de TVA.

Conditions de paiement

Dans votre CRM figure « Net 30 » ou « payer sous 14 jours ». Exact Online fonctionne avec des codes internes de conditions de paiement. Le connector traduit la condition du CRM vers le bon code dans Exact. Ainsi chaque facture reçoit le délai de paiement convenu, sans que la finance doive le régler manuellement.

Devise lors de transactions internationales

Si vous travaillez à l'international, les transactions arrivent dans différentes devises. Exact Online distingue le montant de la facture dans la devise d'origine et le montant converti dans votre devise administrative. Le connector veille à ce que les deux montants soient correctement renseignés, afin que votre comptabilité soit juste, que la transaction ait été conclue en euros, en dollars ou en livres.

Gain de temps

Un connector entre votre CRM et Exact Online offre un gain de temps considérable. Partons de 50 transactions par mois et d'un temps moyen consacré par la finance de 10 à 15 minutes par facture au transfert des données. Cela représente 8 à 12 heures par mois de travail purement administratif. Avec un connector, tout cela disparaît.

Bien sûr, il ne s'agit pas seulement d'heures, il s'agit de rapidité. Une facture envoyée le jour même plutôt que trois à cinq jours ouvrés plus tard raccourcit votre délai de paiement effectif. Cela représente 150 à 250 jours d'attente en moins pour 50 factures par mois, ce qui améliore directement votre trésorerie.

En plus, vous gagnez naturellement du temps sur les erreurs qui ne se produisent plus lors de la reprise des données. Les montants incorrects ou un taux de TVA erroné appartiennent au passé. Le connector s'en occupe automatiquement sur la base de données en temps réel issues de votre CRM, combinées aux connaissances financières d'Exact Online.

Que faut-il pour mettre cela en place ?

Vous n'avez pas besoin d'un développeur. Les connectors d'iWebDevelopment sont no-code, vous les configurez via un tableau de bord. Les étapes :

1. Reliez votre CRM (HubSpot, Salesforce ou Pipedrive) et Exact Online
2. Définissez quelle étape du pipeline déclenche la facturation
3. Faites correspondre vos produits et codes de TVA
4. Testez avec une facture d'essai
5. Mettez le connector en ligne

Les connectors sont résiliables mensuellement, vous pouvez donc les essayer sans risque.

Du manuel à l'automatique

Le passage du devis à la facture est l'opération la plus répétitive dans la collaboration entre les ventes et la finance. Et c'est précisément le type de travail que vous ne voulez pas continuer à faire en double, les données existent déjà, le connector veille à ce que ces données arrivent au bon endroit au bon moment.

Celui qui veut automatiser tout le cycle client (du premier contact au paiement) commence ici. Au moment où l'affaire est remportée et où la facture se crée d'elle-même.

Vous voulez en savoir plus sur la sécurité de vos données ? Les connectors d'iWebDevelopment sont certifiés ISO 27001 et testés par des pentests indépendants.

Vous voulez l'essayer vous-même ? Découvrez le connector HubSpot →

Vous utilisez un autre CRM ? Connector Salesforce → | Connector Pipedrive →