Dubbele facturen voorkomen in Exact Online: 3 checks vóór het boeken

Een dubbele inkoopfactuur is zelden de schuld van wie hem boekt. De leverancier stuurt een betalingsherinnering met de factuur er nog een keer bij. Een collega stuurt dezelfde mail door die jij al had. Een factuur komt eerst als pdf en een week later via Peppol. Wie de tweede versie boekt, ziet er niets vreemds aan, en de fout komt pas boven bij de betaling, of erger, bij de jaarafsluiting als het leverancierssaldo niet klopt. In dit artikel: hoe dubbele facturen ontstaan, waarom een controle achteraf te laat is, en welke drie controles de module Inkoopfacturen doet voordat er iets wordt geboekt.

Waarom achteraf controleren niet werkt

De meeste controles op dubbele facturen draaien op de boekhouding zelf: een rapport dat per leverancier zoekt naar twee boekingen met hetzelfde nummer of bedrag. Dat is nuttig, maar het vangt de fout nadat hij is gemaakt. De factuur is dan geboekt, misschien al betaald, en het terugdraaien kost een creditboeking, een mail naar de leverancier en soms een terugbetaling die maanden duurt.

Het moment om te controleren is vóór het boeken, op het moment dat de factuur binnenkomt. Dat kan alleen als de intake zelf de controle doet, en dat is precies wat de module doet.

Check 1: is dit bestand al eerder verwerkt?

De eerste controle kijkt naar het bestand zelf. Van elke pdf wordt een unieke vingerafdruk berekend, en komt precies dezelfde pdf nog een keer binnen, dan wordt hij tegengehouden voordat er iets gelezen is. Dit vangt de klassieke gevallen: een doorgestuurde mail met dubbele bijlage, een herinnering met dezelfde pdf, twee collega's die dezelfde factuur doorsturen.

Deze controle is hard: de tweede pdf komt niet in de werkvoorraad, je ziet er alleen een melding van.

Check 2: staat deze factuur al in Exact?

Een herinnering bevat meestal niet dezelfde pdf, maar een nieuw gegenereerde. De vingerafdruk verschilt dan, terwijl de inhoud gelijk is. Daarom kijkt de tweede controle in je administratie: bestaat er bij deze leverancier al een inkoopboeking met dit factuurnummer? Zo ja, dan wordt de factuur geblokkeerd en aan je voorgelegd, met de bestaande boeking ernaast.

Daaronder zit een zachtere variant. Is er bij dezelfde leverancier een boeking met hetzelfde bedrag en dezelfde factuurdatum, maar een ander (of ontbrekend) nummer, dan krijg je een waarschuwing in plaats van een blokkade. Dat is bewust: twee identieke bedragen op één dag zijn verdacht, maar niet onmogelijk, bijvoorbeeld bij een leverancier die per locatie factureert.

Kan de module Exact even niet bereiken, dan telt dat niet als "geen dubbele gevonden". Je krijgt dan een melding dat de controle niet kon worden gedaan, in plaats van een groen vinkje dat niets betekent.

Check 3: en over je andere administraties heen?

Wie meerdere bv's heeft, kent het: een factuur die in de verkeerde administratie belandt, en in de juiste nog een keer. De derde controle kijkt daarom ook naar de facturen die in je andere administraties in behandeling zijn of net zijn geboekt. Dezelfde leverancier, hetzelfde nummer, andere bv: dat is een waarschuwing die je wilt zien voordat beide zijn betaald.

Wat je doet met een melding

Bij een blokkade zie je in het controlecentrum de nieuwe factuur naast de bestaande boeking. Is het écht een dubbele, dan wijs je hem af met reden "dubbel", en dat is meteen het spoor voor later. Is het toch een andere factuur, bijvoorbeeld omdat de leverancier per ongeluk twee keer hetzelfde nummer gebruikte, dan geef je hem vrij met één klik en gaat hij gewoon door naar het boekingsvoorstel. Die vrijgave wordt vastgelegd, met wie en wanneer.

Wil je strenger zijn, dan kun je in de werkstroom instellen dat ook de zachte waarschuwing een factuur tegenhoudt tot iemand ernaar heeft gekeken. Voor een organisatie met één boekhouder is dat meestal overdreven; voor een team met meerdere goedkeurders is het prettig.

Voordelen en aandachtspunten

Het voordeel is niet alleen dat je geen factuur twee keer betaalt. Het is ook dat je leverancierssaldo klopt, dat je bij de jaarafsluiting geen zoektocht hebt, en dat een goedkeurder een factuur kan afkeuren met een reden die iedereen begrijpt.

Twee grenzen. De controle in Exact kijkt naar inkoopboekingen; een factuur die iemand ooit handmatig in een ander dagboek heeft gezet, valt buiten beeld. En een leverancier die zijn factuurnummers niet uniek houdt, levert vals alarm op; dat is eerder een gesprek met die leverancier dan iets wat software oplost.

Klaar om te beginnen? Start je gratis proefperiode →

Probeer deze vragen in je eigen AI-assistent

• "Welke inkoopfacturen zijn deze maand als dubbel tegengehouden?"
• "Staat er van deze leverancier al een factuur met dit nummer in de administratie?"
• "Toon de facturen die in twee administraties tegelijk zijn binnengekomen."