5 administratieve taken die je vandaag al kunt automatiseren met AI in Exact Online

Veel ondernemers herkennen het: je logt in, klikt door verschillende menu's, stelt filters in, exporteert rapporten naar Excel en verwerkt de gegevens opnieuw. Voor elke administratieve vraag doorloop je dezelfde stappen.

Op zichzelf lijken het kleine handelingen, maar samen kosten ze al snel uren per maand.

In 2026 verandert dat snel. Dankzij nieuwe AI-standaarden kunnen AI-assistenten direct communiceren met software zoals Exact Online. In plaats van door menu's te navigeren, stel je simpelweg een vraag in gewoon Nederlands en krijg je direct het antwoord of de actie die je nodig hebt.

In dit artikel laten we veelvoorkomende administratieve taken zien die je vandaag al kunt automatiseren met een AI-assistent gekoppeld aan je boekhouding.

Nog niet bekend met deze ontwikkeling? Lees eerst ons overzicht van AI in de boekhouding voor het MKB.

1. Openstaande facturen opvragen

Veel ondernemers controleren regelmatig welke facturen nog openstaan.

Voorheen:

• Je logt in bij Exact Online
• Opent het financiële overzicht 
• Stelt filters in 
• Exporteert een rapport naar Excel

Met AI: je stelt simpelweg de vraag: "Welke facturen staan langer dan 30 dagen open?"

Binnen enkele seconden krijg je een overzicht met klantnaam, factuurnummer, openstaand bedrag en het aantal dagen dat de factuur openstaat, inclusief het totaalbedrag. Zonder te klikken of rapporten te exporteren.

Tijdsbesparing:  Ongeveer 5 minuten per keer
Frequentie: meerdere keren per week

2. Omzetoverzichten genereren

Rapportages maken is vaak een van de meest tijdrovende taken binnen administratie en finance.

Voorheen:

• Rapport draaien in Exact
• Exporteren naar Excel
• Draaitabel maken
• Gegevens opmaken en analyseren

Met AI: je stelt bijvoorbeeld de vraag: "Wat is de omzet per klant deze maand?" of: "Wat zijn de top 10 klanten op omzet vergeleken met vorig kwartaal?"

De AI analyseert de data direct en presenteert een overzicht met trends, vergelijkingen en totalen, zonder tussenliggende stappen. Wil je zien hoe dit zich verhoudt tot traditionele rapportage? Bekijk onze vergelijking handmatig vs. AI rapportage.

Tijdsbesparing:  ~ 15–30 minuten per rapport

3. Klantgegevens opzoeken en bijwerken

Ook simpele taken zoals het opzoeken of aanpassen van klantgegevens kosten vaak meer tijd dan nodig.

Voorheen: je opent het CRM of de administratie, zoekt de klant op, past de gegevens aan en slaat de wijziging op.

Met AI: je vraagt bijvoorbeeld: "Wat is het telefoonnummer van Jansen Logistics?" Of voor wijzigingen: "Werk het e-mailadres van Bakker BV bij naar info@bakker.nl".

De AI toont eerst een overzicht van de wijziging. Pas nadat jij bevestigt, wordt de aanpassing daadwerkelijk doorgevoerd. Zo blijft de controle altijd bij jou.

Tijdsbesparing:  Ongeveer  2 minuten per raadpleging
Frequentie: meerdere keren per week.

4. Btw-aangifte voorbereiden

De voorbereiding van een btw-aangifte bestaat vaak uit meerdere handmatige stappen.

Voorheen:

• Btw-rapport draaien
• Bedragen controleren
• Gegevens overnemen in de aangifte

Met AI: je vraagt bijvoorbeeld: "Bereid de btw-aangifte voor van dit kwartaal"

De AI genereert een overzicht met btw-bedragen per code en de totalen die nodig zijn voor de aangifte. Eventuele afwijkingen ten opzichte van eerdere periodes worden automatisch gesignaleerd. Zo zie je direct waar je extra moet controleren.

Tijdsbesparing:  Ongeveer 30–60 minuten per kwartaal

5. Facturen aanmaken

Ook het aanmaken van facturen kan aanzienlijk sneller.

Voorheen:

• Nieuw factuurscherm openen
• Klant selecteren
• Regels toevoegen
• Bedragen controleren
• Factuur boeken

Met AI: je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Maak een verkoopfactuur aan voor De Vries Trading: 10x Product A van €49,95"

De AI toont eerst een preview met alle gegevens, zoals klant, bedragen en btw. Pas na jouw bevestiging wordt de factuur aangemaakt. Op deze manier behoud je controle terwijl het proces sneller verloopt.

Tijdsbesparing:  Ongeveer 5 minuten per factuur

Wat levert het op?

Wanneer je deze taken bij elkaar optelt, ontstaat een duidelijk beeld.

Taken zoals openstaande facturen controleren, rapportages maken, klantgegevens opzoeken en facturen aanmaken kosten samen al snel meerdere uren per maand. Met een AI-assistent worden deze handelingen vrijwel direct uitgevoerd.

Dat betekent dat je meer dan een halve werkdag per maand terugwint. Tijd die je kunt besteden aan je klanten, de groei van je bedrijf en strategische beslissingen in plaats van administratief routinewerk.

Is AI veilig voor je administratie?

Een veelgestelde vraag is of het veilig is om AI toegang te geven tot je administratie. Bij een goed ingerichte koppeling speelt veiligheid een belangrijke rol. Veel organisaties kiezen daarom voor een oplossing die ISO 27001-gecertificeerd is en onafhankelijk is getest op beveiliging.

Een professionele integratie werkt volgens drie principes:

• Je data blijft beschermd Het AI-model bewaart geen gegevens tussen sessies. Bij geavanceerde analyses worden je administratiegegevens beveiligd en versleuteld opgeslagen. Je kunt de verbinding op elk moment intrekken.
• Beveiligde verbinding met Exact Online Alle communicatie verloopt via de officiële en versleutelde API van Exact Online.
• Volledige controle over toegang Je bepaalt zelf welke administraties worden gekoppeld en kunt de toegang op elk moment intrekken.

Wat heb je nodig?

Om deze automatisering te gebruiken heb je slechts drie dingen nodig:

1. Een Exact Online administratie
Exact Online ondersteunt veilige API-koppelingen met AI-tools.

2. Een AI-assistent
De meest gebruikte opties zijn momenteel ChatGPT en Claude.

3. Een AI-koppeling met Exact Online
Deze verbinding stel je eenmalig in. Dat duurt meestal minder dan 2 minuten.

Lees hier stap voor stap hoe je de koppeling instelt.

De optelsom

Dat betekent dat je elke maand meer dan een halve werkdag bespaart. Tijd die je anders kwijt bent aan terugkerend administratief werk. Die tijd kun je dan gebruiken voor andere dingen, zoals je klanten of het verder ontwikkelen van je bedrijf. Als je wilt weten waar die tijdsbesparing precies vandaan komt, kun je het rekenvoorbeeld voor tijdsbesparing bekijken.

Met AI in Exact Online kun je een aantal routinetaken automatiseren en sneller inzicht krijgen in je cijfers, waardoor je maandelijks minder tijd kwijt bent aan administratie.

Klaar om te beginnen? Start 30 dagen gratis →