Vérifier le numéro de TVA de votre client : quand est-ce obligatoire et comment procéder

Vous vendez à un grossiste à Anvers et vous facturez avec 0 % de TVA. À juste titre, car il s'agit d'une livraison à un entrepreneur dans un autre État membre de l'UE. Mais saviez-vous que l'administration fiscale peut refuser ce taux zéro si le numéro de TVA de ce grossiste n'était pas valide au moment de la livraison ? Pas si le numéro manquait sur votre facture, mais s'il était incorrect. Dans cet article, vous découvrirez quand vous devez vérifier un numéro de TVA, à quelle fréquence, et ce qu'une telle vérification démontre ou non.

Depuis 2020, ce n'est plus une formalité

Jusqu'à fin 2019, un numéro de TVA sur la facture était surtout une exigence administrative. Avec les « quick fixes » européens du 1er janvier 2020, cela a changé. Pour une livraison intracommunautaire, donc une vente de biens à un client assujetti à la TVA dans un autre État membre, deux conditions matérielles s'appliquent depuis lors : votre client possède un numéro d'identification TVA valide d'un État membre autre que celui d'où partent les biens, et vous reprenez correctement la livraison dans votre déclaration des prestations intracommunautaires (ICP).

Matériel signifie ici : si la condition n'est pas remplie, le droit au taux de 0 % disparaît et vous auriez simplement dû appliquer 21 %. Lors d'un contrôle, cela revient sous forme de redressement, intérêts fiscaux inclus et souvent assorti d'une amende. Le fait d'avoir agi de bonne foi aide peu si vous ne pouvez prouver nulle part que vous avez vérifié le numéro.

Pour les services aux entrepreneurs de l'UE, la situation est un peu différente : la TVA y est généralement reportée sur votre client, et là aussi vous voulez être certain de livrer à un entrepreneur et non à un particulier. Un numéro de TVA valide en constitue la preuve habituelle.

Quand faut-il vérifier ?

La loi ne mentionne aucune fréquence. La pratique, elle, en indique une, et elle se résume à quatre moments :

1. Pour un nouveau client, avant la première facture. C'est le moment où un numéro erroné coûte le moins cher à corriger.
2. Lors d'un changement. Un client qui change de forme juridique, fusionne ou déménage vers un autre État membre reçoit souvent un nouveau numéro. L'ancien continue parfois à « exister » quelque temps dans votre administration.
3. Avant chaque déclaration ICP. Passez en revue les numéros de tous les clients figurant dans la déclaration. Un numéro entre-temps retiré entraîne un rejet de la déclaration ou des questions a posteriori.
4. Pour les montants importants. Pour une commande unique à cinq chiffres, une vérification supplémentaire de deux minutes n'a rien d'excessif.

Vérifier à chaque facture n'est pas nécessaire, à condition de pouvoir démontrer que vous avez contrôlé le numéro à une date raisonnablement récente. Ce que « raisonnablement récent » signifie n'est fixé nulle part ; une fois par trimestre, en lien avec votre déclaration ICP, constitue un rythme que vous pourrez facilement justifier lors d'un contrôle.

Où faut-il vérifier ?

Toutes les vérifications passent finalement par VIES, le système de la Commission européenne qui contrôle un numéro auprès de l'administration fiscale du pays qui l'a délivré. Vous pouvez le faire manuellement sur le site VIES, ce qui convient parfaitement pour un seul numéro.

Cela devient plus compliqué quand vous voulez conserver la preuve, ou vérifier vingt clients d'un coup. Une capture d'écran n'est pas une preuve solide, et VIES ne fournit un numéro de vérification que si vous transmettez votre propre numéro de TVA comme demandeur. C'est pourquoi nous avons créé un connector gratuit qui vous permet de le faire via votre assistant IA : vous demandez "vérifie le numéro de TVA de ce client", le connector interroge VIES à ce moment-là et vous recevez le résultat, la date et le numéro de vérification. Pour comprendre comment cette preuve fonctionne et pourquoi une capture d'écran ne suffit pas, lisez <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/btw-nummer-controleren-verificatienummer">Vous avez vérifié le numéro de TVA. Prouvez-le donc</a>.

Ce qu'un numéro valide prouve et ne prouve pas

"Valide" signifie : le numéro existe, est actif et a été délivré pour des transactions intracommunautaires. Cela ne signifie pas automatiquement qu'il appartient à votre client. Quelqu'un peut inscrire un numéro valide d'une autre entreprise sur un bon de commande.

C'est pourquoi, en plus du numéro, vous vérifiez aussi le nom et l'adresse. Certains États membres renvoient ces données lors d'un contrôle VIES, d'autres non ; les Pays-Bas par exemple ne le font pas. Pour un numéro néerlandais, vous pouvez récupérer le nom et l'adresse dans le registre du commerce et les comparer à l'enregistrement. Le connector le fait automatiquement sur demande et précise honnêtement quand un État membre ne vérifie pas les données. C'est mieux qu'une coche verte qui promet plus qu'elle ne tient.

Bon à savoir également : un numéro valide aujourd'hui peut être retiré le mois prochain. Le contrôle vaut à la date du contrôle. D'où ce rythme trimestriel.

Que faire si le numéro s'avère invalide ?

Demandez d'abord au client de saisir à nouveau le numéro ; la plupart des erreurs sont des fautes de frappe ou une confusion entre le numéro d'impôt sur le chiffre d'affaires et le numéro d'identification à la TVA. S'il reste invalide, vous traitez le client comme un particulier et appliquez la TVA néerlandaise. Si le client refuse, c'est à lui de régler le problème auprès de sa propre administration fiscale, pas à vous de l'absorber. Nous trouvons que c'est une règle dure mais juste : le risque du taux zéro repose sur le vendeur.

Et si VIES est lui-même inaccessible, ce qui arrive plus souvent qu'on ne le pense, alors "impossible à vérifier" n'est pas la même chose qu'"invalide". Notez que vous avez essayé, et recommencez plus tard.

Comment en faire une routine

Placez le contrôle à trois endroits : lors de la création d'un nouveau client, dans votre check-list trimestrielle avant la déclaration ICP, et comme question fixe pour une commande dépassant un montant que vous choisissez vous-même. Avec le connector, chaque contrôle tient en une phrase dans votre assistant IA, et la preuve vient d'elle-même. Cent vérifications par mois sont gratuites ; pour la plupart des entrepreneurs, c'est largement suffisant.

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• "Vérifie le numéro de TVA DE123456789 et donne-moi le numéro de vérification."
• "Ce numéro de TVA est-il valide, et appartient-il à une entreprise située à cette adresse ?"
• "Vérifie les numéros de TVA de ces cinq clients avant que je fasse la déclaration ICP."