Btw-nummer van je klant controleren: wanneer verplicht en hoe

Je verkoopt aan een groothandel in Antwerpen en factureert met 0% btw. Terecht, want het is een levering aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat. Maar wist je dat de Belastingdienst dat nultarief kan weigeren als het btw-nummer van die groothandel op het moment van leveren niet geldig was? Niet als het nummer ontbrak op je factuur, maar als het niet klopte. In dit artikel lees je wanneer je een btw-nummer moet controleren, hoe vaak, en wat zo'n controle wel en niet aantoont.

Sinds 2020 is het geen formaliteit meer

Tot eind 2019 was een btw-nummer op de factuur vooral een administratieve eis. Met de Europese "quick fixes" van 1 januari 2020 veranderde dat. Voor een intracommunautaire levering, dus een verkoop van goederen aan een btw-plichtige afnemer in een andere lidstaat, gelden sindsdien twee materiële voorwaarden: je afnemer heeft een geldig btw-identificatienummer uit een andere lidstaat dan waar de goederen vertrekken, en je neemt de levering correct op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Materieel betekent hier: is niet aan de voorwaarde voldaan, dan vervalt het recht op 0% en had je gewoon 21% moeten rekenen. Dat komt bij een controle als naheffing terug, inclusief belastingrente en vaak een boete. Dat je te goeder trouw was, helpt weinig als je nergens kunt laten zien dat je het nummer hebt gecontroleerd.

Voor diensten aan EU-ondernemers ligt het net anders: daar is de btw meestal verlegd naar je afnemer, en ook dan wil je zeker weten dat je aan een ondernemer levert en niet aan een particulier. Een geldig btw-nummer is daarvoor het gangbare bewijs.

Wanneer controleer je?

De wet noemt geen frequentie. De praktijk wel, en die komt neer op vier momenten:

1. Bij een nieuwe klant, vóór de eerste factuur. Dit is het moment waarop een verkeerd nummer het goedkoopst is om te corrigeren.
2. Bij een wijziging. Een klant die van rechtsvorm verandert, fuseert of verhuist naar een andere lidstaat, krijgt vaak een nieuw nummer. Het oude blijft soms nog even "bestaan" in je administratie.
3. Voor elke ICP-opgaaf. Loop de nummers van alle klanten in de opgaaf na. Een nummer dat inmiddels is ingetrokken, geeft een afwijzing van de opgaaf of vragen achteraf.
4. Bij grote bedragen. Voor een eenmalige order van vijf cijfers is een extra check van twee minuten geen overdaad.

Per factuur controleren hoeft niet, mits je kunt laten zien dat je het nummer op een redelijk recent moment hebt nagekeken. Wat "redelijk recent" is, staat nergens vast; per kwartaal, gekoppeld aan je ICP-opgaaf, is een ritme dat je bij een controle goed kunt uitleggen.

Waar controleer je?

Alle controles lopen uiteindelijk via VIES, het systeem van de Europese Commissie dat een nummer nakijkt bij de belastingdienst van het land dat het heeft afgegeven. Je kunt dat handmatig doen op de VIES-website, en dat is voor een enkel nummer prima.

Het wordt lastiger als je het bewijs wilt bewaren, of als je twintig klanten in één keer wilt nalopen. Een schermafdruk is geen sterk bewijs, en VIES geeft alleen een verificatienummer als je je eigen btw-nummer als aanvrager meestuurt. Daarom hebben wij een gratis koppeling gemaakt waarmee je het via je AI-assistent doet: je vraagt "controleer het btw-nummer van deze klant", de koppeling bevraagt VIES op dat moment en je krijgt de uitslag, de datum en het verificatienummer terug. Hoe dat bewijs werkt en waarom een schermafdruk niet volstaat, lees je in <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/btw-nummer-controleren-verificatienummer">Je hebt het btw-nummer gecontroleerd. Bewijs het maar eens</a>.

Wat een geldig nummer wel en niet bewijst

"Geldig" betekent: het nummer bestaat, is actief en is afgegeven voor intracommunautaire transacties. Het betekent niet automatisch dat het bij jouw klant hoort. Iemand kan een geldig nummer van een ander bedrijf op een bestelformulier zetten.

Daarom controleer je naast het nummer ook de naam en het adres. Sommige lidstaten geven die gegevens terug bij een VIES-controle, andere niet; Nederland bijvoorbeeld niet. Voor een Nederlands nummer kun je de naam en het adres uit het Handelsregister halen en naast de registratie leggen. De koppeling doet dat op verzoek automatisch en zegt er eerlijk bij wanneer een lidstaat de gegevens niet toetst. Dat is beter dan een groen vinkje dat meer belooft dan het waarmaakt.

Ook goed om te weten: een nummer dat vandaag geldig is, kan volgende maand zijn ingetrokken. De controle geldt op de datum van de controle. Vandaar dat ritme per kwartaal.

Wat als het nummer ongeldig blijkt?

Vraag de klant eerst om het nummer opnieuw op te geven; de meeste fouten zijn typefouten of een verwisseling van het omzetbelastingnummer met het btw-identificatienummer. Blijft het ongeldig, dan behandel je de klant als particulier en reken je Nederlandse btw. Wil de klant dat niet, dan is dat zijn probleem om op te lossen bij zijn eigen belastingdienst, niet het jouwe om te absorberen. Wij vinden dat een harde maar eerlijke regel: het risico van het nultarief ligt bij de verkoper.

En is VIES zelf onbereikbaar, wat vaker voorkomt dan je zou denken, dan is "niet te controleren" niet hetzelfde als "ongeldig". Leg vast dat je het hebt geprobeerd, en probeer het later opnieuw.

Zo maak je er een routine van

Zet de controle op drie plekken: bij het aanmaken van een nieuwe klant, in je kwartaalchecklist vóór de ICP-opgaaf, en als vaste vraag bij een order boven een bedrag dat je zelf kiest. Met de koppeling kost elke controle één zin in je AI-assistent, en het bewijs komt er vanzelf bij. Honderd verificaties per maand zijn gratis; voor de meeste ondernemers is dat ruim voldoende.

Zelf proberen? Koppel AI VAT Number Validation gratis →

Probeer deze vragen in je eigen AI-assistent

• "Controleer btw-nummer DE123456789 en geef me het verificatienummer."
• "Is dit btw-nummer geldig, en hoort het bij een bedrijf op dit adres?"
• "Controleer de btw-nummers van deze vijf klanten voordat ik de ICP-opgaaf doe."