Warum Ihr Vertriebsteam und Ihre Buchhaltung unterschiedliche Kundendaten haben

Fast ein Viertel aller Kundendatensätze in Unternehmenssystemen enthält Fehler. Falsche Adressen, fehlende Umsatzsteuernummern oder veraltete Ansprechpartner. Das Synchronisationsproblem zwischen CRM und Buchhaltung liegt nicht in den Daten selbst, sondern in der Tatsache, dass zwei Abteilungen dieselben Kundendaten in zwei Systemen pflegen, ohne dass diese Systeme miteinander kommunizieren.

Derselbe Kunde, zwei Versionen der Wahrheit

Dein Vertriebsteam arbeitet in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Dort erfassen sie Interessenten, aktualisieren Deals und notieren Kontaktdaten. Währenddessen arbeitet die Finanzabteilung in Exact Online. Rechnungen, Zahlungen und Debitorenverwaltung, alles auf Basis von Relationen, die dort angelegt wurden.

Das Problem beginnt klein. Accountants BV zieht um und teilt die neue Adresse deinem Kundenbetreuer mit. Der passt sie in HubSpot an. Aber in Exact Online steht noch die alte Adresse. Die nächste Rechnung geht an ein Gebäude, in dem dein Kunde nicht mehr sitzt.

Oder umgekehrt. Die Finanzabteilung korrigiert den Firmennamen von "Accountants BV" zu "Accountants B.V." mit einem Punkt, weil das Handelsregister es so ausweist. Der Vertrieb weiß von nichts. Jetzt hast du zwei Datensätze, die für denselben Kunden leicht unterschiedlich heißen.

"Ich habe schon bezahlt" und niemand kann es prüfen

Das ist ein Szenario, das nahezu jedes Unternehmen kennt. Ein Kunde ruft deine Vertriebsabteilung an und sagt: "Diese Rechnung wurde letzte Woche bezahlt." Dein Kundenbetreuer öffnet das CRM. Dort stehen Deals, Notizen und Gesprächsprotokolle. Aber der Zahlungsstatus? Der steht in Exact Online. Und darauf hat der Vertrieb keinen Zugriff.

Die Folge: Dein Kundenbetreuer sagt "Ich prüfe das kurz mit der Finanzabteilung" und schickt eine interne Mail. Die Finanzabteilung sucht es heraus, mailt zurück. Der Kunde wartet. Manchmal eine Stunde, manchmal einen Tag.

Währenddessen fühlt sich dieser Kunde nicht ernst genommen. Denn in seiner Wahrnehmung ist das eine simple Information, die dein Unternehmen wissen müsste.

Der abgesprungene Ansprechpartner

Ein weiteres klassisches Problem. Dein Ansprechpartner bei einem Kunden verlässt das Unternehmen. Der Kunde teilt es vielleicht der Finanzabteilung per Mail bei der nächsten Rechnung mit. Oder der Vertrieb erfährt es über LinkedIn. Aber die Information erreicht selten beide Systeme.

Das Ergebnis: ein Angebot an jemanden, der dort nicht mehr arbeitet. Oder eine Mahnung an eine Person, die schon seit Monaten weg ist. Das ist nicht nur ineffizient, sondern wirkt auch unprofessionell.

Wo es technisch schiefgeht

Die CRM-Systeme, die die meisten niederländischen Unternehmen nutzen wie HubSpot, Salesforce und Pipedrive, haben jeweils ihre eigene Datenstruktur für Kundendaten.

HubSpot organisiert Kundendaten rund um Contacts und Companies. Salesforce arbeitet mit Accounts und Contacts. Pipedrive mit Persons und Organizations. Jedes System hat eigene Felder, eigene Validierungsregeln und eigene Wege, Relationen herzustellen.

Exact Online hat wiederum ein anderes Modell: CRM/Accounts als zentrale Relationstabelle, mit Feldern wie Debitorennummer, Umsatzsteuernummer, Handelsregisternummer und Zahlungsbedingungen. Informationen, die in deinem CRM oft gar nicht existieren.

Ohne Connector sind es getrennte Welten. Eine Adressänderung in HubSpot erreicht Exact Online nicht. Eine neue Debitorennummer in Exact Online ist in Pipedrive unsichtbar. Und eine Umsatzsteuernummer, die die Finanzabteilung hinzufügt? Davon weiß Salesforce nichts.

Die Zahlen: Was kostet das?

Untersuchungen zeigen, dass etwa 23 % der Kundendatensätze in Unternehmenssystemen Fehler enthalten. Das klingt abstrakt, bis man es auf die tägliche Arbeit überträgt.

Eine fehlerhafte Rechnung mit falschen Firmendaten kostet im Schnitt 30 bis 60 Minuten zur Korrektur. Du musst den Fehler aufspüren, die Rechnung stornieren, eine neue erstellen und den Kunden informieren.

Bei zehn solcher Fehler pro Monat sprichst du über 5 bis 10 Stunden zusätzliche Arbeit. Nur um Daten zu berichtigen, die in einem anderen System bereits korrekt vorlagen.

Und das ist nur der direkte Zeitaufwand. Die indirekten Kosten, etwa verzögerte Zahlungen durch Rechnungen, die nicht ankommen, Kunden, die wegen unprofessioneller Kommunikation abspringen, oder Verkaufsgespräche, die stocken, weil Zahlungsinformationen fehlen, sind schwerer zu messen, aber oft größer.

Das eigentliche Problem sind nicht die Daten

Es ist verlockend, das als Datenproblem zu sehen. Doch das ist es nicht. Die Daten sind vorhanden, nur am falschen Ort. Dein Vertriebsteam hat die richtige Telefonnummer. Finance hat die richtige Umsatzsteuer-ID. Das Problem ist, dass diese Informationen nicht fließen.

Manuelles Synchronisieren funktioniert nicht. Das hat inzwischen jeder erfahren, der es probiert hat. Ein monatlicher Excel-Export von HubSpot nach Exact? Nach zwei Monaten macht das niemand mehr. Eine gemeinsame Tabelle, in der beide Teams Änderungen pflegen? Nach einer Woche gibt es schon Konflikte.

Was funktioniert, ist eine direkte Verbindung zwischen deinem CRM und deiner Buchhaltung. Eine, die Änderungen automatisch weitergibt, in beide Richtungen. Sodass eine Adressänderung in HubSpot sofort in Exact Online sichtbar ist. Und ein Zahlungsstatus in Exact Online automatisch zurück in dein CRM fließt.

Welches CRM du auch nutzt

Die Lösung unterscheidet sich je nach CRM, aber das Prinzip ist dasselbe.

Bei HubSpot synchronisiert eine Connector deine Companies und Contacts zu Exact Online Relationen, inklusive Adressdaten, Umsatzsteuer-IDs und Zahlungsbedingungen. Deals werden automatisch zu Aufträgen oder Rechnungen. Und Zahlungsstatus fließt zurück, sodass dein Vertriebsteam in HubSpot sehen kann, ob ein Kunde bezahlt hat. Mehr dazu liest du in unserem Artikel über die HubSpot Exact Online Connector.

Bei Salesforce funktioniert es ähnlich. Accounts und Contacts werden synchronisiert, Opportunities werden zu Aufträgen, und der Zahlungsstatus fließt zurück nach Salesforce. Mit Agentforce und Data 360 wird der Datensatz noch reichhaltiger, aber ohne Connector zu deiner Buchhaltung bleibt eine Lücke. Lies mehr über die Salesforce Exact Online Connector.

Und bei Pipedrive, beliebt bei KMU-Vertriebsteams, synchronisiert eine Connector Organizations und Persons mit Exact Online Relationen. Deals werden zu Rechnungen, und der Zahlungsstatus ist in Pipedrive über die Timeline sichtbar. Sieh dir die Details in unserem Artikel über die Pipedrive Exact Online Integration an.

Ein Kunde, eine Wahrheit

Das Ziel ist einfach: Egal, wo du hinschaust, CRM oder Buchhaltung, du siehst dieselben Kundendaten. Dieselbe Adresse, dieselbe Umsatzsteuer-ID, denselben Ansprechpartner. Kein "kurz bei Finance nachfragen". Keine Rechnungen an falsche Adressen. Keine Angebote an Menschen, die dort nicht mehr arbeiten.

Die Technologie ist da. Die Konnektoren gibt es. Alles, was noch fehlt, ist der erste Schritt.

Möchten Sie es selbst ausprobieren? Sehen Sie sich den HubSpot-Konnektor an →