Warum dein Vertriebsteam und deine Buchhaltung unterschiedliche Kundendaten haben

Fast ein Viertel aller Kundendatensätze in Unternehmenssystemen enthält Fehler. Falsche Adressen, fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder veraltete Ansprechpartner. Das Synchronisationsproblem zwischen CRM und Buchhaltung liegt nicht in den Daten selbst, sondern in der Tatsache, dass zwei Abteilungen dieselben Kundendaten in zwei Systemen pflegen, ohne dass diese Systeme miteinander kommunizieren.

Derselbe Kunde, zwei Versionen der Wahrheit

Ihr Vertriebsteam arbeitet in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Dort erfassen sie Interessenten, aktualisieren Deals und notieren Kontaktdaten. Gleichzeitig arbeitet die Finanzabteilung in Exact Online. Rechnungen, Zahlungen und Debitorenverwaltung, alles auf Basis von Relationen, die dort angelegt wurden.

Das Problem beginnt klein. Die Accountants BV zieht um und teilt Ihrem Kundenbetreuer die neue Adresse mit. Der passt sie in HubSpot an. Doch in Exact Online steht noch die alte Adresse. Die nächste Rechnung geht an ein Gebäude, in dem Ihr Kunde nicht mehr sitzt.

Oder umgekehrt. Die Finanzabteilung korrigiert den Firmennamen von "Accountants BV" zu "Accountants B.V." mit einem Punkt, weil das Handelsregister es so angibt. Der Vertrieb weiß von nichts. Jetzt haben Sie zwei Datensätze, die für denselben Kunden leicht unterschiedlich heißen.

"Ich habe schon bezahlt" und niemand kann es prüfen

Das ist ein Szenario, das nahezu jedes Unternehmen kennt. Ein Kunde ruft Ihre Vertriebsabteilung an und sagt: "Diese Rechnung wurde letzte Woche bezahlt." Ihr Kundenbetreuer öffnet das CRM. Dort stehen Deals, Notizen und Gesprächsprotokolle. Aber der Zahlungsstatus? Der steht in Exact Online. Und darauf hat der Vertrieb keinen Zugriff.

Die Folge: Ihr Kundenbetreuer sagt "Ich frage kurz bei der Finanzabteilung nach" und schickt eine interne E-Mail. Die Finanzabteilung sucht es heraus und mailt zurück. Der Kunde wartet. Manchmal eine Stunde, manchmal einen Tag.

Gleichzeitig fühlt sich dieser Kunde nicht ernst genommen. Denn in seiner Wahrnehmung sind das simple Informationen, die Ihr Unternehmen kennen sollte.

Der ausgeschiedene Ansprechpartner

Ein weiteres klassisches Problem. Ihr Ansprechpartner bei einem Kunden geht. Der Kunde teilt es vielleicht der Finanzabteilung per E-Mail bei der nächsten Rechnung mit. Oder der Vertrieb erfährt es über LinkedIn. Doch die Information erreicht selten beide Systeme.

Das Ergebnis: ein Angebot an jemanden, der dort nicht mehr arbeitet. Oder eine Mahnung an eine Person, die schon seit Monaten weg ist. Das ist nicht nur ineffizient, sondern wirkt auch unprofessionell.

Wo es technisch schiefgeht

Die CRM-Systeme, die die meisten niederländischen Unternehmen nutzen, wie HubSpot, Salesforce und Pipedrive, haben jeweils ihre eigene Datenstruktur für Kundendaten.

HubSpot organisiert Kundendaten rund um Contacts und Companies. Salesforce arbeitet mit Accounts und Contacts. Pipedrive mit Persons und Organizations. Jedes System hat eigene Felder, eigene Validierungsregeln und eigene Wege, um Relationen herzustellen.

Exact Online hat wiederum ein anderes Modell: CRM/Accounts als zentrale Relationstabelle, mit Feldern wie Debitorennummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer und Zahlungsbedingungen. Informationen, die in Ihrem CRM oft gar nicht existieren.

Ohne Connector sind es getrennte Welten. Eine Adressänderung in HubSpot erreicht Exact Online nicht. Eine neue Debitorennummer in Exact Online ist in Pipedrive unsichtbar. Und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die die Finanzabteilung hinzufügt? Davon weiß Salesforce nichts.

Die Zahlen: Was kostet das?

Untersuchungen zeigen, dass etwa 23 % der Kundendatensätze in Unternehmenssystemen Fehler enthalten. Das klingt abstrakt, bis man es auf die tägliche Arbeit überträgt.

Eine fehlerhafte Rechnung mit falschen Firmendaten zu korrigieren dauert im Schnitt 30 bis 60 Minuten. Du musst den Fehler finden, die Rechnung stornieren, eine neue erstellen und den Kunden informieren.

Bei zehn solcher Fehler pro Monat sprechen wir über 5 bis 10 Stunden zusätzliche Arbeit. Nur um Daten geradezurücken, die in einem anderen System bereits korrekt vorhanden waren.

Und das ist nur der direkte Zeitaufwand. Die indirekten Kosten, etwa verzögerte Zahlungen durch Rechnungen, die nicht ankommen, Kunden, die wegen unprofessioneller Kommunikation abspringen, oder Verkaufsgespräche, die ins Stocken geraten, weil Zahlungsinformationen fehlen, lassen sich schwerer messen, sind aber oft größer.

Das eigentliche Problem sind nicht die Daten

Es liegt nahe, das als Datenproblem zu betrachten. Doch das ist es nicht. Die Daten sind vorhanden, aber nur am falschen Ort. Dein Salesteam hat die richtige Telefonnummer. Die Buchhaltung hat die richtige USt-IdNr. Das Problem ist, dass diese Informationen nicht fließen.

Manuelles Synchronisieren funktioniert nicht. Das hat inzwischen jeder erlebt, der es versucht hat. Ein monatlicher Excel-Export von HubSpot nach Exact? Nach zwei Monaten macht das niemand mehr. Ein gemeinsames Spreadsheet, in dem beide Teams Änderungen festhalten? Nach einer Woche gibt es bereits Konflikte.

Was funktioniert, ist ein direkter Connector zwischen deinem CRM und deiner Buchhaltung. Einer, der Änderungen automatisch weitergibt, in beide Richtungen. Sodass eine Adressänderung in HubSpot sofort in Exact Online sichtbar ist. Und ein Zahlungsstatus in Exact Online automatisch in dein CRM zurückfließt.

Welches CRM du auch nutzt

Die Lösung unterscheidet sich je nach CRM, doch das Prinzip ist dasselbe.

Bei HubSpot synchronisiert ein Connector deine Companies und Contacts mit Exact Online Relationen, inklusive Adressdaten, USt-IdNr. und Zahlungskonditionen. Deals werden automatisch zu Aufträgen oder Rechnungen. Und Zahlungsstatus fließt zurück, sodass dein Salesteam in HubSpot sehen kann, ob ein Kunde bezahlt hat. Mehr dazu liest du in unserem Artikel über den HubSpot Exact Online Connector.

Bei Salesforce funktioniert es ähnlich. Accounts und Contacts werden synchronisiert, Opportunities werden zu Aufträgen, und der Zahlungsstatus fließt zurück nach Salesforce. Mit Agentforce und Data 360 wird der Datensatz noch reicher, doch ohne Connector zu deiner Buchhaltung bleibt eine Lücke. Lies mehr über den Salesforce Exact Online Connector.

Und bei Pipedrive, beliebt bei KMU-Salesteams, synchronisiert ein Connector Organizations und Persons mit Exact Online Relationen. Deals werden zu Rechnungen, und der Zahlungsstatus ist in Pipedrive über die Timeline sichtbar. Sieh dir die Details in unserem Artikel über die Pipedrive Exact Online Integration an.

Ein Kunde, eine Wahrheit

Das Ziel ist einfach: Egal wo du schaust, CRM oder Buchhaltung, du siehst dieselben Kundendaten. Dieselbe Adresse, dieselbe USt-IdNr., denselben Ansprechpartner. Kein "kurz bei der Buchhaltung nachfragen". Keine Rechnungen an falsche Adressen. Keine Angebote an Menschen, die dort nicht mehr arbeiten.

Die Technologie ist vorhanden. Die Connectoren gibt es. Was noch bleibt, ist der Schritt, sie umzusetzen.

Möchtest du es selbst ausprobieren? Schau dir den HubSpot-Connector an →