Votre gestionnaire de compte ne sait pas quelles factures sont impayées, une occasion manquée

L'appel téléphonique commence bien. Votre gestionnaire de compte appelle un gros client pour le renouvellement annuel du contrat. Bien préparé, nouvelle valeur de proposition élaborée, opportunité d'upsell repérée. Puis le client dit : "Parlons d'abord de ces 15 000 euros impayés depuis trois mois." Silence. Votre gestionnaire de compte n'était au courant de rien.

Voilà ce qui se passe quand les factures impayées ne sont pas visibles dans votre CRM. Le service commercial appelle joyeusement pendant que la finance a une tout autre image de la relation client. Le résultat : des conversations gênantes, des signaux manqués et, dans le pire des cas, un chiffre d'affaires que vous ne reverrez jamais. Découvrez les possibilités d'intégration Salesforce pour éviter cela.

La déconnexion entre ventes et finance

Dans la plupart des organisations, les ventes et la finance vivent dans des mondes séparés. Le service commercial travaille dans le CRM : HubSpot, Salesforce ou Pipedrive. La finance travaille dans Exact Online. Les données se recoupent à peine.

Cela mène à des situations que tout le monde reconnaît mais que personne ne résout :

Le renouvellement de contrat : Votre gestionnaire de compte prépare une proposition avec 10 % de remise pour conserver le client. Ce qu'il ne voit pas : le client a trois factures impayées et paie systématiquement en retard. La finance bloque l'affaire et le service commercial est frustré, il aurait voulu le savoir à l'avance.

L'upsell qui n'en est pas un : Un collègue appelle avec enthousiasme au sujet d'une extension des services. Le client réagit froidement. Logique, il vient de recevoir un rappel de paiement. Votre gestionnaire de compte aurait dû le savoir avant d'appeler.

L'escalade au support : Un client appelle, furieux, à propos d'un problème technique. Le support fait tout pour le résoudre. Ce que personne dans l'équipe ne voit : ce client ne paie plus depuis 90 jours. L'urgence avec laquelle vous traitez ce problème serait différente si vous l'aviez su.

Quelles données manquent à votre équipe commerciale ?

Dans Exact Online se trouve tout ce dont vous avez besoin. Le problème, c'est que ces données ne parviennent pas aux personnes qui mènent les conversations avec les clients.

Voici ce que vos gestionnaires de compte devraient voir avant d'appeler un client :

• Factures impayées : les Receivables avec le statut Ouvert (20) ou Sélectionné pour paiement (30). Pas seulement le montant, mais aussi depuis combien de temps il est impayé.
• Historique des paiements : ce client paie-t-il en moyenne à temps, ou systématiquement 30 jours en retard ?
• Limite de crédit : une limite est-elle fixée, et à quel point le client s'en approche-t-il ?
• Dernière date de paiement : quand ce client a-t-il payé pour la dernière fois ?

Sans ces informations, le service commercial mène ses conversations sur la base d'une image client incomplète. Ce n'est pas un reproche à votre équipe, c'est un problème de système.

Ce que cela coûte

Les chiffres sont clairs. Selon le CBS, 12 % des créances impayées deviennent en moyenne irrécouvrables. Plus une facture reste impayée longtemps, plus la chance de recevoir le montant diminue.

Une intervention précoce fait une grande différence. Les entreprises qui repèrent tôt les retards de paiement et agissent activement dessus constatent jusqu'à 40 % de succès en plus dans le recouvrement des montants impayés.

Et il y a ces dégâts moins mesurables. Un account manager qui a un entretien deux à trois fois par semaine sans savoir qu'il existe un problème de paiement abîme la relation. Sans le vouloir, mais l'effet est le même. Le client se dit : "Ils ne savent même pas que j'ai un problème avec leurs factures."

À quoi cela ressemble selon le CRM

La solution est conceptuellement simple : faire en sorte que les données de facturation d'Exact Online soient visibles dans votre CRM. La mise en œuvre varie selon la plateforme.

HubSpot

HubSpot fonctionne avec des custom properties au niveau company et deal. Vous pouvez créer des champs pour le montant impayé, la facture impayée la plus ancienne et le score de paiement. Grâce à un connector avec Exact Online, vous synchronisez le statut des factures vers HubSpot, pour que le service commercial voie dans son propre environnement où en sont les choses.

iWebDevelopment propose un connector standard qui resynchronise automatiquement ces données. Aucun travail manuel, aucun cycle d'export-import.

Salesforce

Salesforce dispose de custom fields au niveau Account et Opportunity. Pour les organisations enterprise, la combinaison avec Agentforce et Data 360 est intéressante, cette couche agrège les données clients sur tous les Salesforce Clouds. Mais cette agrégation n'a de valeur que si des données ERP y affluent aussi. Sans le connector avec Exact Online, Data 360 rate le tableau financier.

Pipedrive

Pipedrive s'adresse aux PME et propose une Invoicing App Extension avec sa propre API de statut. Des custom fields au niveau organisation et deal donnent à votre équipe une vue sur les montants impayés. Le connector synchronise directement les mises à jour de statut des factures vers Pipedrive.

Qu'est-ce qui change quand vous résolvez cela ?

La différence ne réside pas dans la technologie. Elle réside dans les conversations que mène votre équipe.

Un account manager qui voit avant d'appeler qu'un montant de 8 000 euros est impayé aborde l'entretien autrement. Pas avec un upsell, mais avec : "Je vois qu'il reste quelques factures impayées, puis-je vous aider avec ça ?" Ce n'est pas un moment gênant. C'est un service proactif.

Le service finance n'a plus besoin de courir après les commerciaux pour bloquer des deals. L'information se trouve directement dans le CRM, visible pour tous ceux qui en ont besoin.

Et vous évitez le pire scénario : un client qui ne paie pas pendant des mois pendant que votre équipe continue joyeusement à travailler avec lui comme si de rien n'était.

Ce à quoi vous devez faire attention

Un connector entre votre ERP et votre CRM touche à des données clients financières. Choisissez un acteur certifié ISO 27001 qui, en tant que partenaire officiel Exact Online, dispose des bons accès et des bonnes connaissances. Veillez à ce que la synchronisation se fasse automatiquement, un connector que vous devez déclencher manuellement ne résout pas le problème.

Le connector doit être résiliable mensuellement. S'il ne convient pas à votre équipe, vous devez pouvoir vous en défaire sans souci.

Tout commence par la visibilité

Le décalage entre le service commercial et le service finance n'est pas un problème humain. C'est un problème de données. Vos account managers veulent mener les bonnes conversations, il leur manque simplement l'information pour le faire.

Les factures impayées n'ont pas leur place uniquement dans votre comptabilité. Elles ont leur place dans le système avec lequel votre équipe travaille au quotidien.

Envie d'en savoir plus sur le fonctionnement du statut de paiement dans votre CRM ? Lisez Le statut de paiement dans votre CRM pour les ventes.

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