Factures Bol.com et Exact Online : comment automatiser l'obligation de facturation ?

Vendre via Bol.com donne l'impression de sous-traiter : la plateforme gère la vitrine, la commande et le paiement. Mais il y a une chose que Bol.com ne fait vraiment pas à votre place, et qui surprend beaucoup d'entrepreneurs. Les factures adressées à vos clients, c'est à vous de les établir et de les fournir.

Tant que vous avez quelques commandes par mois, cela reste gérable. Mais dès que votre volume augmente, ou dès que le premier acheteur professionnel demande une facture correcte, cela devient une tâche quotidienne dont vous vous passeriez bien. Dans cet article, nous expliquons ce que Bol.com attend précisément de vous, ce que la facturation manuelle vous coûte et comment automatiser tout le processus depuis Exact Online.

Bol.com gère le paiement, pas vos factures

Une supposition fréquente : « Bol.com encaisse l'argent, donc la facture suivra bien. » C'est faux. Bol.com se charge de l'aperçu des paiements, pas de la facture destinée à votre client. L'obligation de facturation vous incombe en tant que vendeur.

Concrètement, cela signifie plusieurs choses :

• Vous êtes responsable d'une facture correcte et complète par commande
• Si un client demande une facture, celle-ci doit être disponible rapidement (Bol.com applique un délai de 24 heures)
• Pour les commandes professionnelles (B2B), des exigences supplémentaires s'appliquent quant au contenu de la facture

Ne pas répondre à ces exigences est plus qu'une négligence administrative. Cela touche à la satisfaction de vos clients, à votre évaluation sur la plateforme et, dans le pire des cas, à votre statut de vendeur.

Ce que vous coûte la facturation manuelle

Le parcours standard sans automatisation ressemble à ceci : vous créez la facture dans votre comptabilité, vous téléchargez le PDF, vous vous connectez à votre compte vendeur Bol.com et vous téléversez le fichier sur la bonne commande. Pour chaque commande. Chaque jour à nouveau.

Les inconvénients sont prévisibles :

• Chronophage Quelques minutes par commande semblent peu, mais avec des dizaines de commandes par jour, cela grimpe vite.
• Source d'erreurs Un mauvais PDF sur la mauvaise commande, un téléversement oublié, une faute de frappe dans les données.
• Accumulation Les demandes de factures que vous reportez à « plus tard » restent en attente jusqu'à ce que vous dépassiez le délai de 24 heures.

C'est exactement le genre de travail que personne n'aime et qui reste le premier de côté lors d'une journée chargée.

Comment fonctionne le connector avec Exact Online

Le connector entre Exact Online et Bol.com supprime complètement cette étape manuelle. L'idée est simple : vous continuez à facturer dans Exact Online, le connector fait le reste.

Dès qu'une facture est créée dans Exact Online, le connector renvoie automatiquement le PDF vers la plateforme via l'API de Bol.com. La facture est alors immédiatement disponible dans le compte de l'acheteur. Si une demande de facture arrive, elle est dans la plupart des cas déjà traitée avant même que vous ayez le temps d'y jeter un œil.

Le processus tourne entièrement en arrière-plan et s'intègre à votre administration existante. Vous n'avez pas à bouleverser votre façon de travailler dans Exact Online ; vous y ajoutez un maillon automatique.

Les avantages en bref

• Plus de téléversements manuels Les factures sont renvoyées directement d'Exact Online vers Bol.com.
• Toujours à temps Les demandes de factures sont traitées automatiquement, bien avant le délai de 24 heures.
• Conforme, y compris pour le B2B Les commandes professionnelles reçoivent une facture correcte et complète sans contrôle supplémentaire.
• Une seule source de vérité Les données clients, commandes et factures restent synchronisées entre Exact Online et Bol.com.
• Traitement sécurisé Le transfert des données de facturation se fait selon des standards fixes et sécurisés.

Ce à quoi vous devez faire attention

Un discours honnête s'impose aussi. Un connector n'est pas une solution miracle, et dans ces cas, il est bon d'avoir des attentes claires :

• Vous avez besoin d'Exact Online comme base Le connector automatise l'envoi, mais la facture elle-même, vous la créez toujours dans Exact Online. Si vous facturez actuellement en dehors d'Exact, vous devez d'abord configurer Exact.
• C'est un maillon supplémentaire dans votre processus En contrepartie, vous gagnez du temps, mais il s'agit tout de même d'un composant à entretenir et à surveiller. C'est à cela que servent nos SLA.
• Configuration unique Comptez sur une courte implémentation durant laquelle nous configurons et testons le connector avant sa mise en ligne.

Pour la plupart des vendeurs Bol.com qui travaillent avec Exact Online, le gain de temps l'emporte largement sur ces points. Dès que vous passez plus d'une demi-heure par semaine à téléverser des factures, l'automatisation se rentabilise rapidement.

Lancez-vous : implémentation, support et SLA

Nous configurons le connector par étapes claires, avec la possibilité de commencer dans un environnement de test. Ensuite, notre équipe est prête à vous accompagner, des tickets de support à l'aide téléphonique et à la gestion proactive. Vous choisissez vous-même le niveau de SLA qui convient à votre entreprise. Nous réfléchissons volontiers avec vous à la configuration optimale pour votre situation.

Conclusion

L'obligation de facturation chez Bol.com vous incombe, mais cela ne veut pas dire que vous devez y consacrer du temps chaque jour. Avec le connector entre Exact Online et Bol.com, les factures sont créées, renvoyées et livrées à temps automatiquement. De façon conforme, sans erreur et sans travail manuel. Vous gardez du temps pour le travail qui compte vraiment.

Vous vous demandez si cela convient à votre boutique en ligne ? Contactez-nous directement ou demandez une démo sans engagement. Découvrez aussi tous nos connectors Bol.com avec Exact Online.