Le connector IA sait précisément comment fonctionne Exact Online : quelles tables existent, quels champs elles contiennent, comment récupérer les données. Mais il ne sait pas comment votre administration spécifique est configurée. Et c'est justement là que ça coince.
Un exemple. Dans beaucoup d'entreprises, le gestionnaire de compte ne figure pas dans un champ nommé « gestionnaire de compte ». Parfois il est enregistré dans le champ « ShippingMethod », parfois dans « Remarks », parfois dans un champ libre. Sans explication, l'IA cherche au mauvais endroit et ne trouve rien, ou pire, donne une réponse assurée mais fausse.
La solution : une instruction d'entreprise
Vous rédigez une fois pour toutes un bref briefing sur la façon dont votre administration s'écarte de la norme. Ce briefing, vous l'enregistrez comme instruction système (ChatGPT) ou instruction de projet (Claude). À partir de ce moment, l'IA le sait à chaque nouvelle conversation.
Étape 1 : inventoriez vos écarts
Parcourez ces questions :
- Quels champs standard utilisez-vous pour autre chose que leur usage prévu ?
- Avez-vous des champs libres (custom fields) contenant des données propres à l'entreprise ?
- Travaillez-vous avec plusieurs administrations ? Laquelle est l'administration principale ?
- Avez-vous des conventions sur le calcul de la TVA (incluse/exclue) ?
- Utilisez-vous des comptes du grand livre spécifiques pour les rapports ?
- Existe-t-il des groupes de clients, des groupes d'articles ou des codes de projet qui ont une signification particulière ?
Étape 2 : rédigez votre instruction
Voici un modèle à compléter. Copiez-le, complétez-le et supprimez les lignes qui ne s'appliquent pas.
CONTEXTE D'ENTREPRISE POUR EXACT ONLINE AI
Entreprise : [nom]
Secteur : [ex. grossiste, prestation de services, production]
Administration principale : division [numéro]
--- NOMS DE CHAMPS NON STANDARD ---
Chez Accounts (clients/fournisseurs) :
- Champ "ShippingMethod" = gestionnaire de compte
- Champ "Remarks" = notes internes sur le comportement de paiement
- Champ "Classification1" = groupe de clients (A/B/C)
Chez Items (articles) :
- Champ "ExtraDescription" = code produit interne
- Champ "SearchCode" = code EAN
--- PARAMETRES STANDARD ---
- Montants toujours en euros (AmountDC), sauf indication contraire de ma part
- Chiffre d'affaires toujours hors TVA
- Pour les postes ouverts : utilisez la table Receivables, filtrez sur les statuts 20 et 30
- Nos exercices comptables vont de janvier a decembre
--- PREFERENCES DE RAPPORT ---
- Afficher les clients avec numero de client et nom
- Comparer les periodes avec la meme periode l'annee precedente
- Classements par defaut top 10 sauf indication contraire de ma part
--- TERMES QUI SIGNIFIENT AUTRE CHOSE CHEZ NOUS ---
- "Projets" = nous appelons cela en interne "missions"
- "Centre de couts" = nous l'utilisons comme site (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht)
Étape 3 : enregistrez-le
Dans ChatGPT
- Cliquez sur votre photo de profil > Paramètres
- Allez dans Personnalisation > Instructions personnalisées
- Collez votre instruction d'entreprise sous « Que doit savoir ChatGPT à votre sujet ? »
- Cliquez sur Enregistrer
Chaque nouvelle discussion reçoit automatiquement ce contexte.
Dans Claude
- Allez sur claude.ai > Projects dans la barre latérale
- Créez un projet : « Exact Online [nom de l'entreprise] »
- Collez votre instruction sous Project instructions
- Démarrez de nouvelles conversations depuis ce projet
Étape 4 : testez-le
Ouvrez une nouvelle conversation et posez une question test qui touche votre configuration non standard :
« Qui est le gestionnaire de compte du client [nom] ? »
Si l'IA consulte le bon champ et donne la bonne réponse, votre instruction fonctionne.
Ça ne fonctionne pas ? Vérifiez que vous avez utilisé le nom de champ Exact Online exact (sensible à la casse). Demandez éventuellement : « Quels champs sont disponibles chez Accounts ? » pour retrouver le bon nom.
Erreurs fréquentes
| Erreur |
Conséquence |
Solution |
| Nom de champ mal orthographié |
L'IA ne trouve pas le champ |
Demandez à l'IA d'afficher les champs disponibles |
| Instruction trop longue (>500 mots) |
L'IA ignore des parties |
Restez court et concret |
| Instruction en anglais alors que vous posez des questions en néerlandais |
Confusion chez l'IA |
Écrivez dans la même langue que vos questions |
| Instruction obsolète après une reconfiguration |
Données erronées |
Mettez à jour votre instruction à chaque modification de votre administration |
Pour plusieurs rôles
Vous pouvez créer différents jeux d'instructions pour différents utilisateurs :
- Comptable : focus sur les comptes du grand livre, la TVA, les lignes de transaction
- Responsable des ventes : focus sur les clients, le chiffre d'affaires, les postes ouverts, les gestionnaires de compte
- Contrôleur de gestion : focus sur les marges, les centres de coûts, les comparaisons budgétaires
Dans Claude, vous faites cela avec des projets distincts. Dans ChatGPT, vous pouvez adapter l'instruction selon le rôle de la conversation. Lisez-en plus sur les différences entre Claude et ChatGPT dans le blog suivant.
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