.png){kind=icon}
Jouw bedrijfsdata uitleggen aan de AI: zo werkt de instructie-aanpak
De AI-koppeling kent Exact Online, maar niet hoe jouw specifieke administratie is ingericht. Met een eenmalige bedrijfsinstructie los je dat op. Inclusief invulsjabloon.
De AI-koppeling weet precies hoe Exact Online werkt: welke tabellen er zijn, welke velden erin staan, hoe je data ophaalt. Maar hij weet niet hoe jouw specifieke administratie is ingericht. En dat is precies waar het misgaat.
Een voorbeeld. Bij veel bedrijven staat de accountmanager niet in een veld dat "accountmanager" heet. Soms is het opgeslagen in het veld "ShippingMethod", soms in "Remarks", soms in een vrij veld. Zonder uitleg zoekt de AI op de verkeerde plek en vindt niets, of erger, geeft een zelfverzekerd maar fout antwoord.
De oplossing: een bedrijfsinstructie
Je schrijft eenmalig een korte briefing over hoe jouw administratie afwijkt van de standaard. Die briefing sla je op als systeeminstructie (ChatGPT) of project-instructie (Claude). Vanaf dat moment weet de AI het bij elk nieuw gesprek.
Stap 1: inventariseer je afwijkingen
Loop door deze vragen:
- Welke standaard-velden gebruik je voor iets anders dan bedoeld?
- Heb je vrije velden (custom fields) met bedrijfsspecifieke data?
- Werk je met meerdere administraties? Welke is de hoofd-administratie?
- Heb je afspraken over BTW-berekening (inclusief/exclusief)?
- Gebruiken jullie specifieke grootboekrekeningen voor rapportages?
- Zijn er klantgroepen, artikelgroepen of projectcodes die een speciale betekenis hebben?
Stap 2: schrijf je instructie
Hieronder een invulsjabloon. Kopieer het, vul het aan en verwijder regels die niet van toepassing zijn.
BEDRIJFSCONTEXT VOOR EXACT ONLINE AI
Bedrijf: [naam]
Branche: [bijv. groothandel, dienstverlening, productie]
Hoofdadministratie: divisie [nummer]
--- AFWIJKENDE VELDNAMEN ---
Bij Accounts (klanten/leveranciers):
- Veld "ShippingMethod" = accountmanager
- Veld "Remarks" = interne notities over betaalgedrag
- Veld "Classification1" = klantgroep (A/B/C)
Bij Items (artikelen):
- Veld "ExtraDescription" = interne productcode
- Veld "SearchCode" = EAN-code
--- STANDAARD INSTELLINGEN ---
- Bedragen altijd in euro (AmountDC), tenzij ik anders vraag
- Omzet altijd exclusief BTW
- Bij openstaande posten: gebruik de Receivables-tabel, filter op status 20 en 30
- Onze boekjaren lopen van januari t/m december
--- RAPPORTAGE-VOORKEUREN ---
- Klanten tonen met klantnummer en naam
- Periodes vergelijken met dezelfde periode vorig jaar
- Top-lijstjes standaard top 10 tenzij ik anders vraag
--- TERMEN DIE BIJ ONS IETS ANDERS BETEKENEN ---
- "Projecten" = we noemen dit intern "opdrachten"
- "Kostenplaats" = we gebruiken dit als vestiging (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht)Stap 3: sla het op
In ChatGPT
- Klik op je profielfoto > Instellingen
- Ga naar Personalisatie > Aangepaste instructies
- Plak je bedrijfsinstructie bij "Wat moet ChatGPT weten over jou?"
- Klik op Opslaan
Elke nieuwe chat krijgt deze context automatisch mee.
In Claude
- Ga naar claude.ai > Projects in de zijbalk
- Maak een project aan: "Exact Online [bedrijfsnaam]"
- Plak je instructie bij Project instructions
- Start nieuwe gesprekken vanuit dit project
Stap 4: test het
Open een nieuw gesprek en stel een testvraag die je afwijkende inrichting raakt:
"Wie is de accountmanager van klant [naam]?"
Als de AI het juiste veld raadpleegt en het juiste antwoord geeft, werkt je instructie.
Werkt het niet? Controleer of je de exacte Exact Online veldnaam hebt gebruikt (hoofdlettergevoelig). Vraag eventueel: "Welke velden zijn beschikbaar bij Accounts?" om de juiste naam te achterhalen.
Veelgemaakte fouten
| Fout | Gevolg | Oplossing |
|---|---|---|
| Veldnaam verkeerd gespeld | AI vindt het veld niet | Vraag de AI om beschikbare velden te tonen |
| Te lange instructie (>500 woorden) | AI negeert delen | Houd het kort en concreet |
| Instructie in het Engels terwijl je Nederlands vraagt | Verwarring bij de AI | Schrijf in dezelfde taal als je vragen |
| Verouderde instructie na herinrichting | Verkeerde data | Update je instructie bij elke wijziging in je administratie |
Voor meerdere rollen
Je kunt verschillende instructiesets maken voor verschillende gebruikers:
- Boekhouder: focus op grootboekrekeningen, BTW, transactieregels
- Salesmanager: focus op klanten, omzet, openstaande posten, accountmanagers
- Controller: focus op marges, kostenplaatsen, budgetvergelijkingen
In Claude doe je dit met aparte projecten. In ChatGPT kun je de instructie aanpassen per gespreksrol. Lees meer over de verschillen tussen Claude en ChatGPT in de volgende blog.
Wil je het zelf proberen? Start gratis met Exact AI Connect →
Veelgestelde vragen
Meestal omdat jouw administratie afwijkt van de standaardinrichting van Exact Online. Staat je accountmanager bijvoorbeeld in een veld als ShippingMethod of Remarks, dan zoekt de AI op de verkeerde plek. Met een korte bedrijfsinstructie leg je die afwijkingen eenmalig uit, waarna de AI ze in elk gesprek kent.
Alles waarin jouw inrichting afwijkt van de standaard: velden die je anders gebruikt, vrije velden met eigen data, je hoofdadministratie, BTW-afspraken en termen die intern iets anders betekenen. Voeg ook je rapportagevoorkeuren toe, zoals standaard een top 10 tonen of vergelijken met dezelfde periode vorig jaar.
In ChatGPT plak je de tekst onder Instellingen, Personalisatie, Aangepaste instructies. In Claude maak je een project aan en zet je de tekst bij de projectinstructies. Vanaf dat moment krijgt elk nieuw gesprek de context automatisch mee.
Houd het kort en concreet, liefst onder de 500 woorden. Bij een te lange instructie negeert de AI delen ervan. Schrijf de instructie bovendien in dezelfde taal als je vragen, anders raakt de AI in de war.
Open een nieuw gesprek en stel een testvraag die je afwijkende inrichting raakt, bijvoorbeeld naar de accountmanager van een klant. Krijg je een fout antwoord, controleer dan of je de exacte veldnaam uit Exact Online hebt gebruikt: die is hoofdlettergevoelig. Je kunt de AI ook vragen welke velden er beschikbaar zijn.
