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Was kannst du die KI fragen und was nicht? Konkrete Beispiele
Mit dem Exact AI Connect Connector stellst du Fragen an deine Buchhaltung in ganz normalem Deutsch. Das funktioniert überraschend gut, aber nicht jede Frage liefert eine brauchbare Antwort. Nachfolgend die wichtigsten Muster.
Mit der Exact AI Connect Connector stellst du Fragen an deine Buchhaltung in ganz normalem Deutsch. Das funktioniert überraschend gut für die meisten alltäglichen Aufgaben. Aber nicht jede Frage liefert eine brauchbare Antwort. Manche Fragen sind zu vage, andere betreffen Dinge, die schlicht nicht in deiner Buchhaltung stehen.
Nachfolgend die wichtigsten Muster, damit du gleich weißt, was du erwarten kannst.
Fragen, die gut funktionieren
Spezifische Suchanfragen
Die KI glänzt bei gezielten Fragen mit klaren Kriterien:
- „Welche Rechnungen des Kunden Jansen sind noch offen?“
- „Wie lautet die Telefonnummer des Lieferanten Bakker?“
- „Zeige die letzten 5 Buchungen auf Sachkonto 8000“
- „Wie viel Bestand haben wir von Artikel X?“
Warum das funktioniert: Die Frage ist spezifisch genug, um die richtige Tabelle und den richtigen Filter zu bestimmen.
Standardmäßige Finanzberichte
- „Zeige die Gewinn-und-Verlust-Rechnung von Q1“
- „Wie sieht die Bilanz aus?“
- „Gib eine Übersicht der offenen Debitoren“
- „Bereite die Umsatzsteuervoranmeldung vor“
Warum das funktioniert: Das sind feste Berichtsformate, die Exact Online standardmäßig unterstützt.
Vergleiche mit konkreten Zeiträumen
- „Vergleiche den Umsatz von März mit Februar“
- „Ist der Umsatz von Q1 in diesem Jahr höher als im Vorjahr?“
- „Welcher Monat hatte den höchsten Umsatz?“
Warum das funktioniert: Die KI kann Datumsangaben interpretieren und Berechnungen mit den abgerufenen Daten durchführen.
Aktionen mit klarer Anweisung
- „Lege einen neuen Kunden an: Bakkerij Bloem, Amsterdam“
- „Erstelle eine Verkaufsrechnung für Kunde X: 3 Stunden Beratung zu 150 Euro“
- „Aktualisiere die E-Mail-Adresse von Kontakt Y auf info@voorbeeld.nl“
Warum das funktioniert: konkrete Angaben, kein Zweifel und keine Unklarheit. Die KI zeigt immer eine Vorschau, bevor sie etwas umsetzt.
Fragen, die schwierig funktionieren
Zu vage, kein konkretes Kriterium
- „Wie läuft das Geschäft?“
- „Gibt es Probleme?“
- „Gib mir eine Übersicht“
Warum nicht: Die KI weiß nicht, wo sie suchen soll. „Eine Übersicht“ kann offene Posten, Umsatz, Cashflow oder hundert andere Dinge bedeuten. Formuliere um: „Gib eine Übersicht der offenen Debitoren, sortiert nach Betrag.“
Beratung und Interpretation
- „Soll ich das abschreiben?“
- „Ist dieser Kunde zuverlässig?“
- „Was muss ich tun, um meinen Cashflow zu verbessern?“
Warum nicht: Die KI zeigt Fakten, keine Urteile. Sie kann anzeigen, dass ein Kunde 3 Rechnungen zu spät bezahlt, aber die Schlussfolgerung „dieser Kunde ist unzuverlässig“ liegt bei dir.
Daten, die nicht in Exact Online stehen
- „Was hält der Kunde von unserem Service?“
- „Wie viele Besucher hatte die Website im letzten Monat?“
- „Wie hoch sind die Marktpreise für Rohstoff X?“
Warum nicht: Die Connector gibt nur Zugriff auf deine Exact Online Buchhaltung. Informationen aus anderen Systemen (CRM-Notizen, Website-Statistiken, externe Marktdaten) sind über diese Connector nicht verfügbar.
Zukunftsprognosen
- „Wie viel Umsatz machen wir nächsten Monat?“
- „Wann bezahlt Kunde X seine Rechnung?“
- „Wie entwickelt sich unsere Marge in den kommenden Monaten?“
Warum nicht: Die KI kann historische Daten analysieren, aber die Zukunft nicht vorhersagen. Was sie hingegen kann: „Zeige den Umsatz pro Monat der letzten 12 Monate“, sodass du den Trend selbst erkennst.
Die Grenzfälle
Manche Fragen liegen dazwischen. Sie funktionieren, aber nur, wenn du sie richtig formulierst:
| Frage (vage) | Besser formuliert | Warum besser |
|---|---|---|
| „Zeige die Verkäufe“ | „Zeige die Verkaufsrechnungen dieses Monats, sortiert nach Betrag“ | Zeitraum + Sortierung machen die Frage konkret |
| „Wer bezahlt schlecht?“ | „Welche Kunden haben Rechnungen, die länger als 60 Tage offen sind?“ | Konkretes Kriterium statt Werturteil |
| „Gib die Margen an“ | „Berechne den Bruttogewinn pro Produktgruppe auf Basis von SalesInvoiceLines und Items“ | Spezifische Tabellen und Berechnung benannt |
| „Wie viel Mehrwertsteuer?“ | „Erstelle eine Mehrwertsteuerübersicht für Q1, mit Lieferungen und Erwerben getrennt“ | Zeitraum und Detailgrad angegeben |
Faustregeln
- Stelle Fragen, deren Antwort du überprüfen kannst. Beginne mit etwas Bekanntem, baue danach darauf auf.
- Nenne einen Zeitraum. „Umsatz“ ist vage. „Umsatz vom März 2026“ ist konkret.
- Nenne den Ort in Exact, wenn du ihn kennst. „Das verhindert, dass die KI lange in den falschen Daten sucht.
- Frage nicht nach Meinungen. Die KI liefert Fakten, keine Ratschläge.
- Teile komplexe Fragen auf. Drei einfache Fragen nacheinander liefern zuverlässigere Ergebnisse als eine allumfassende Frage.
Lies in diesem Blog mehr darüber, was KI für deine Unternehmensbuchhaltung bedeuten kann.
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Häufig gestellte Fragen
Nein, die KI zeigt Fakten aus deiner Buchhaltung, keine Urteile. Sie zeigt zum Beispiel, dass ein Kunde drei Rechnungen zu spät bezahlt, aber die Schlussfolgerung, ob du mit diesem Kunden weitermachen willst, bleibt dir überlassen. Frage deshalb nach konkreten Kriterien statt nach Meinungen.
Meistens liegt das an der Frage selbst: Bei einer offenen Frage wie "gib mir eine Übersicht" weiß die KI nicht, in welchen Daten sie suchen soll. Nenne einen Zeitraum, ein konkretes Kriterium und eventuell die Stelle in Exact Online, an der die Daten stehen. Drei einfache Fragen nacheinander funktionieren zudem besser als eine allumfassende Frage.
Nein, die KI analysiert nur historische Daten aus deiner Buchhaltung und macht keine Zukunftsprognosen. Was aber möglich ist: Frage nach dem Umsatz pro Monat der vergangenen zwölf Monate, damit du selbst den Trend siehst und deine Erwartung darauf stützt.
Nein, der Connector gibt nur Zugriff auf deine Exact Online Buchhaltung. Informationen aus anderen Systemen, wie Website-Statistiken, CRM-Notizen oder externe Marktpreise, sind über diesen Connector nicht verfügbar. Für diese Daten benötigst du eine separate Quelle oder einen separaten Connector.
Nein. Bei Aktionen wie dem Anlegen eines neuen Kunden oder dem Erstellen einer Rechnung zeigt die KI zunächst eine Vorschau dessen, was sie tun wird. Erst nach deiner Bestätigung wird die Änderung tatsächlich in Exact Online durchgeführt.
