.png){kind=icon}
Du hast die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft. Beweise es erst mal
Eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen kann man überall. Eine Verifizierungsnummer dazu bekommen, den Nachweis für das Finanzamt, fast nirgends. Kostenlos über VIES.
Vor anderthalb Jahren hast du an einen Abnehmer in Deutschland geliefert. Nullsatz, weil innergemeinschaftliche Lieferung, und du hast die USt-IdNr. ordentlich auf einer kostenlosen Prüfseite kontrolliert. Heute verlangt das Finanzamt einen Nachweis dieser Prüfung. Ein Screenshot, den du nie gemacht hast, ist kein Nachweis. In diesem Artikel liest du, warum die Bestätigungsnummer von VIES das sehr wohl ist und wie du eine USt-IdNr. künftig kostenlos samt diesem Nachweis prüfst.
Ohne Nachweis kein Nullsatz
Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung, einem Verkauf an einen umsatzsteuerpflichtigen Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat, darfst du 0 Prozent Umsatzsteuer berechnen. Daran hängt eine Bedingung: Du musst nachweisen können, dass du die USt-IdNr. deines Abnehmers geprüft hast. Kannst du das nicht, kann das Finanzamt den Nullsatz verweigern und nachträglich 21 Prozent nacherheben. Meist kommen Strafe und Zinsen obendrauf.
Die Prüfung selbst läuft über VIES, das System der Europäischen Kommission. VIES prüft die Nummer bei der Finanzbehörde des Landes nach, das sie ausgegeben hat; eine deutsche Nummer wird also in Deutschland nachgeprüft. Eine gespeicherte VIES-Prüfung gilt als der Nachweis, den das Finanzamt sehen will.
Und genau da liegt das Problem. Die meisten kostenlosen Prüfseiten zeigen nur "gültig" oder "ungültig" auf deinem Bildschirm an. Tab geschlossen, und es gibt nichts mehr, das belegt, dass diese Prüfung jemals stattgefunden hat.
Die Bestätigungsnummer ist dein Nachweis
VIES gibt bei einer Abfrage eine Referenz aus: die Bestätigungsnummer. Damit lässt sich später nachvollziehen, dass du an diesem Datum genau diese Nummer geprüft hast. Keine eigene Notiz, kein Screenshot, sondern eine Referenz des Systems selbst. Wir finden, das ist der Unterschied zwischen einer Prüfung und einem Beleg.
AI VAT Number Validation, unser kostenloses Produkt, prüft eine EU-USt-IdNr. über VIES bei der Finanzbehörde des ausgebenden Landes und gibt dir diese Bestätigungsnummer dazu zurück. Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse auf mcp-vat.iwebdevelopment.com an, verbindest den connector mit einem KI-Assistenten, der MCP unterstützt (Model Context Protocol, der offene Standard, der KI-Assistenten mit Software verbindet), etwa Claude oder ChatGPT, und stellst deine Frage in normaler Sprache. Du erhältst 100 Prüfungen pro Monat pro Organisation, und ein Buchhaltungsprogramm ist dafür nicht nötig.
So sieht das mit unserer eigenen Nummer aus: NL855303943B01, gültig, registriert auf den Namen CODEX CONNECTORS B.V., Adresse EMMASINGEL 00033 5611AZ EINDHOVEN, geprüft am 28. August 2026, Bestätigungsnummer WAPIAAAAaBIWFlcX. Diese eine Zeile ist genau das, was du in anderthalb Jahren vorzeigen können willst.
Eine Bedingung: Trage deine eigene USt-IdNr. als Anfragenden ein. Ohne eigene Nummer erfährst du zwar, ob die Nummer gültig ist, aber keine Bestätigungsnummer.
"Gültig" ist nicht dasselbe wie "stimmt"
Eine gültige USt-IdNr. beweist, dass die Nummer existiert und aktiv ist. Sie beweist nicht, dass sie zu deinem Abnehmer gehört. Deshalb kannst du bei der Prüfung einen Firmennamen und eine Adresse mitgeben, die gegen die Registrierung abgeglichen werden. Bei einer niederländischen Nummer ergänzt der connector Name und Adresse auf Wunsch automatisch aus dem Handelsregister, sodass es etwas zum Gegenprüfen gibt. Diese Ergänzung kostet eine Suchabfrage aus dem KVK-Guthaben und lässt sich abschalten.
Ehrlich ist ehrlich: Längst nicht jeder Mitgliedstaat prüft diese Daten. Die Niederlande kontrollieren Unternehmensdaten bei einer Umsatzsteuer-Nummer-Prüfung zum Beispiel nicht. Der Connector sagt das dann einfach dazu: Name und Ort wurden nicht geprüft. Das ist uns lieber, als so zu tun, als wäre alles überprüft.
Dasselbe gilt bei Störungen. Ist VIES überlastet oder vorübergehend nicht erreichbar, bekommst du "nicht prüfbar, versuche es gleich noch einmal". Niemals "ungültig". Dieser Unterschied ist bares Geld wert, denn bei einem falschen "ungültig" weist du einen Kunden ab oder berechnest zu Unrecht 21 Prozent. Wir haben es beim Testen live erlebt: VIES gab selbst eine Auslastungsmeldung zurück, und der Connector übersetzte diese in "der Umsatzsteuer-Prüfdienst ist momentan ausgelastet".
ViDA macht saubere Umsatzsteuer-Nummern notwendig
Noch ein Grund, das jetzt richtig einzurichten. Ab dem 1. Juli 2030 wird strukturierte E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen verpflichtend, mit digitaler Meldung an die Finanzbehörden, die nahe an Echtzeit liegt. Dieses Paket heißt ViDA, VAT in the Digital Age. Die Qualität der Umsatzsteuer-Nummern in deiner Buchhaltung verschiebt sich damit von ordentlich zu notwendig: Eine falsche Nummer fällt künftig nicht erst bei einer späteren Prüfung auf, sondern während des Meldens selbst. Wer es sich jetzt zur Gewohnheit macht, jede Nummer mit Beleg zu prüfen, hat damit bis dahin keine Arbeit mehr.
Auch in deinem Buchhaltungs-Connector enthalten
Nutzt du bereits Exact Online AI Connect, Twinfield AI Connect oder AFAS AI Connect, dann ist dieselbe Funktion als Modul "KVK- und Umsatzsteuer-Verifizierung" kostenlos enthalten. Standardmäßig aktiv, nichts zu aktivieren, mit demselben Monatsguthaben: 100 Umsatzsteuer-Verifizierungen, plus 50 Suchanfragen und 25 Profile aus dem Handelsregister, die Funktionen unseres kostenlosen KVK-Schwesterprodukts. Wer mehr braucht, aktiviert das Add-on "KVK- und Umsatzsteuer-Verifizierung extra": 10 Euro pro Monat, gut für 1000 Suchanfragen, 1000 Umsatzsteuer-Verifizierungen und 100 Profile.
Der Unterschied zum kostenlosen Produkt liegt nicht im Volumen, sondern am Ort. Die Prüfung läuft in deinem eigenen ERP-Connector, dein Assistent kombiniert sie also direkt mit dem, was in deiner Buchhaltung steht, ohne zweite Verbindung. Frage zum Beispiel in einem einzigen Gespräch die Umsatzsteuer-Nummer eines Debitors ab und lass sie prüfen. Mehr dazu liest du auf der Seite von Exact Online AI Connect.
Prüfe künftig mit Beleg
Eine Umsatzsteuer-Nummer prüfst du ohnehin schon. Dann tu es auf eine Weise, die dir bei einer Frage des Finanzamts auch wirklich etwas bringt: mit einer Verifizierungsnummer als Beleg und einer Gegenkontrolle, die ehrlich sagt, was sie nicht prüfen konnte. Der Connector arbeitet neben deiner Buchhaltung und ändert nichts daran; er liest nur. iWebDevelopment ist zudem ISO 27001 zertifiziert und unabhängig pentestet. Die Anmeldung kostet dich eine E-Mail-Adresse.
Selbst ausprobieren? AI VAT Number Validation kostenlos verbinden →
Häufig gestellte Fragen
Die Verifizierungsnummer ist eine Referenz, die VIES ausgibt, wenn du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfst. Damit kannst du später nachvollziehen, dass du an genau diesem Datum genau diese Nummer geprüft hast. Du erhältst sie nur, wenn du deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Anfragender angibst.
In der Praxis machst du diesen Screenshot selten, und im Nachhinein lässt er sich nur schwer einer echten Abfrage zuordnen. Die Verifizierungsnummer von VIES ist eine Referenz des Systems selbst und zeigt, dass die Prüfung an diesem Datum stattgefunden hat. Bewahre sie bei der Rechnung oder den Kundendaten auf.
Nichts. Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse auf mcp-vat.iwebdevelopment.com an und erhältst 100 Verifizierungen pro Monat pro Organisation. Ein Buchhaltungspaket ist dafür nicht nötig, und der Connector funktioniert mit KI-Assistenten, die MCP unterstützen, wie Claude und ChatGPT.
Dann meldet der Connector "nicht prüfbar, versuche es gleich noch einmal" und niemals "ungültig". Dieser Unterschied ist bewusst gewählt: Bei einem falschen "ungültig" würdest du einen Kunden ablehnen oder zu Unrecht 21 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Versuche die Prüfung einfach später noch einmal.
Das ist je nach Mitgliedstaat unterschiedlich: Manche Länder prüfen bei einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch die Unternehmensdaten, andere nicht. Der Connector meldet ehrlich, was nicht geprüft wurde. Bei einer niederländischen Nummer kann der Connector Name und Adresse automatisch aus dem Handelsregister ergänzen, damit es etwas zu vergleichen gibt.
