Verkaufen über Bol.com fühlt sich wie Auslagern an: Die Plattform kümmert sich um das Schaufenster, die Bestellung und die Zahlung. Aber es gibt eine Sache, die Bol.com ausdrücklich nicht für dich übernimmt und die viele Unternehmer überrascht. Die Rechnungen an deine Kunden erstellst und lieferst du selbst.
Solange du ein paar Bestellungen pro Monat hast, hält sich der Aufwand in Grenzen. Aber sobald dein Volumen wächst oder der erste geschäftliche Käufer eine korrekte Rechnung anfordert, wird es zu einer täglichen Aufgabe, die du nicht zusätzlich haben möchtest. In diesem Artikel erklären wir, was Bol.com genau von dir erwartet, was manuelles Rechnungen erstellen dich kostet und wie du den gesamten Prozess aus Exact Online heraus automatisierst.
Bol.com regelt die Zahlung, nicht deine Rechnungen
Eine häufig gemachte Annahme: "Bol.com zieht das Geld ein, also passt die Rechnung schon." Das stimmt nicht. Bol.com sorgt für die Zahlungsübersicht, nicht für die Rechnung an deinen Kunden. Die Rechnungspflicht liegt bei dir als Verkäufer.
Konkret bedeutet das ein paar Dinge:
- Du bist für eine korrekte, vollständige Rechnung pro Bestellung verantwortlich
- Fordert ein Kunde eine Rechnung an, dann muss diese schnell verfügbar sein (Bol.com setzt eine Frist von 24 Stunden)
- Bei geschäftlichen (B2B) Bestellungen gelten zusätzliche Anforderungen an das, was auf der Rechnung stehen muss
Diese Anforderungen nicht zu erfüllen ist mehr als eine administrative Nachlässigkeit. Es betrifft deine Kundenzufriedenheit, deine Bewertung auf der Plattform und im schlimmsten Fall deinen Verkaufsstatus.
Was manuelles Rechnungen erstellen dich kostet
Der Standardweg ohne Automatisierung sieht so aus: Du erstellst die Rechnung in deiner Buchhaltung, du lädst die PDF herunter, du meldest dich bei deinem Bol.com-Verkaufskonto an und du lädst die Datei bei der richtigen Bestellung hoch. Pro Bestellung. Jeden Tag aufs Neue.
Die Nachteile davon sind vorhersehbar:
- Zeitaufwendig Ein paar Minuten pro Bestellung wirken wenig, aber bei Dutzenden Bestellungen pro Tag summiert sich das schnell.
- Fehleranfällig Falsche PDF bei der falschen Bestellung, ein vergessener Upload, ein Tippfehler in den Daten.
- Aufstauung Rechnungsanfragen, die du "später" erledigst, bleiben liegen, bis du die 24-Stunden-Frist überschritten hast.
Es ist genau die Art von Arbeit, die niemand mag und die an einem hektischen Tag als Erstes liegen bleibt.
Wie der Connector mit Exact Online funktioniert
Der Connector zwischen Exact Online und Bol.com nimmt diesen manuellen Schritt vollständig weg. Die Idee ist einfach: Du erstellst weiterhin ganz normal Rechnungen in Exact Online, der Connector erledigt den Rest.
Sobald eine Rechnung in Exact Online erstellt wird, schickt der Connector die PDF über die Bol.com-API automatisch zurück an die Plattform. Die Rechnung steht dann sofort im Konto des Käufers bereit. Kommt eine Rechnungsanfrage herein, dann ist diese in den meisten Fällen bereits erledigt, bevor du sie selbst anschauen würdest.
Der Prozess läuft vollständig im Hintergrund und passt zu deiner bestehenden Buchhaltung. Du musst deine Arbeitsweise in Exact Online nicht umstellen, du fügst nur ein automatisches Glied hinzu.
Die Vorteile auf einen Blick
- Keine manuellen Uploads mehr Rechnungen werden direkt aus Exact Online zurück an Bol.com übermittelt.
- Immer rechtzeitig Rechnungsanfragen werden automatisch erledigt, weit innerhalb der 24-Stunden-Frist.
- Konform, auch für B2B Geschäftliche Bestellungen erhalten eine korrekte und vollständige Rechnung ohne zusätzliche Kontrolle.
- Eine einzige Quelle der Wahrheit Kunden-, Bestell- und Rechnungsdaten bleiben zwischen Exact Online und Bol.com synchronisiert.
- Sichere Verarbeitung Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt nach festen, gesicherten Standards.
Worauf du achten solltest
Eine ehrliche Darstellung gehört auch dazu. Ein Connector ist kein Wundermittel, und in diesen Fällen ist es gut, deine Erwartungen klar zu haben:
- Du brauchst Exact Online als Basis Der Connector automatisiert den Versand, aber die Rechnung selbst erstellst du weiterhin in Exact Online. Rechnest du jetzt außerhalb von Exact ab, dann musst du Exact zuerst einrichten.
- Es ist ein zusätzliches Glied in deinem Prozess Dem steht eine Zeitersparnis gegenüber, aber es ist eben eine Komponente, die gewartet und überwacht wird. Dafür sind unsere SLAs da.
- Einmalige Einrichtung Rechne mit einer kurzen Implementierung, in der wir den Connector einstellen und testen, bevor er live geht.
Für die meisten Bol.com-Verkäufer, die mit Exact Online arbeiten, wiegt der Zeitgewinn diese Punkte deutlich auf. Sobald du mehr als eine halbe Stunde pro Woche mit dem Hochladen von Rechnungen verbringst, rechnet sich die Automatisierung schnell.
Loslegen: Implementierung, Support und SLA
Wir richten den Connector in klaren Schritten ein, mit der Möglichkeit, zuerst in einer Testumgebung zu arbeiten. Danach steht unser Team bereit, um dich zu unterstützen, von Support-Tickets über telefonische Hilfe bis hin zu proaktiver Verwaltung. Du wählst selbst das SLA-Niveau, das zu deinem Unternehmen passt. Wir denken gerne mit dir über die optimale Einrichtung für deine Situation nach.
Fazit
Die Rechnungspflicht bei Bol.com liegt bei dir, aber das bedeutet nicht, dass du täglich Zeit dafür aufwenden musst. Mit dem Connector zwischen Exact Online und Bol.com werden Rechnungen automatisch erstellt, zurückgemeldet und rechtzeitig geliefert. Konform, fehlerfrei und ohne Handarbeit. Du behältst Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
Neugierig, ob das zu deinem Webshop passt? Nimm direkt Kontakt auf oder fordere eine unverbindliche Demo an. Sieh dir auch alle unsere Bol.com-Connectoren mit Exact Online an.
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