Angebote in Ihrem CRM, Rechnungen in Exact: der Missing Link

Dein Salesteam verschickt ein Angebot aus dem CRM. Der Kunde stimmt zu. Der Deal steht auf gewonnen. Und dann beginnt das Warten.

Denn die Rechnung muss noch in Exact Online erstellt werden. Manuell. Von jemand anderem. Auf Basis von Daten, die irgendwo in einer E-Mail stehen. Das ist der Alltag von Unternehmen, die ihre Angebote in einem CRM erstellen und ihre Rechnungen in der Buchhaltung. Und das kostet mehr, als du denkst, sowohl an Zeit als auch an Geld. Wer sucht, wie Angebote aus dem CRM als Rechnungen in die Buchhaltung gelangen, stellt schnell fest, dass der Missing Link keine Person ist, sondern ein Connector.

Kommt dir das bekannt vor?

Das ist der Workflow, den wir bei Dutzenden von KMU antreffen:

1. Der Vertrieb erstellt ein Angebot in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Produkte, Mengen, Preise: alles steht drin.
2. Der Kunde stimmt zu. Der Deal wird auf "gewonnen" gesetzt.
3. Der Vertrieb schickt eine E-Mail an Finance. "Bitte eine Rechnung für Firma X erstellen, siehe Angebot im Anhang."
4. Finance trägt die Daten zusammen. Kundenname, Adresse, USt-IdNr., Produkte, Beträge: alles wird in Exact Online abgetippt.
5. Die Rechnung geht raus. Tage später. Manchmal mit falschen Beträgen. Manchmal an die falsche Adresse.

Jeder Schritt in diesem Prozess birgt das Risiko von Verzögerungen und Fehlern. Und jeder Tag, an dem die Rechnung später verschickt wird, ist ein Tag länger warten auf dein Geld.

Was dich das kostet

Die Auswirkung ist konkreter, als du vielleicht erwartest.

Angenommen, dein Salesteam schließt 50 Deals pro Monat mit einem durchschnittlichen Rechnungswert von 500 Euro. Das sind 25.000 Euro Umsatz, die in Rechnung gestellt werden müssen. Wenn es drei bis fünf Werktage dauert, bis Finance die Rechnung verschickt, verschiebt sich dein effektives Zahlungsziel von 30 auf 33 bis 35 Tage.

Bei 50 Rechnungen pro Monat sprechen wir über 150 bis 250 zusätzliche Wartetage pro Monat. Das ist Cashflow, der dir fehlt. Geld, das auf dem Konto deines Kunden liegt statt auf deinem.

Und dann ist da noch die manuelle Arbeit. Finance verbringt im Schnitt 10 bis 15 Minuten pro Rechnung mit dem Übertragen von Daten. Bei 50 Rechnungen sind das 8 bis 12 Stunden pro Monat reine Verwaltungsarbeit, die nichts beiträgt.

Pro CRM: wo es hakt

Das Problem ist universell, aber die Details unterscheiden sich je nach Plattform.

HubSpot

HubSpot hat Deals mit Line Items und Commerce Hub CPQ für die Erstellung von Angeboten. Das funktioniert prima, bis zu dem Moment, in dem das Angebot angenommen ist. Commerce Hub generiert Quotes, berechnet Preise, schickt das Angebot an den Kunden. Aber dort hört es auf. Der Schritt zu einer Rechnung in Exact Online existiert nicht. Das Angebot bleibt in HubSpot hängen, während Finance in Exact alles erneut eintippt.

Mit Breeze AI und der neuen "Run Agent" Workflow-Aktion kann HubSpot immer mehr innerhalb der eigenen Plattform automatisieren. Aber sobald Daten die Grenze zu deiner Buchhaltung überschreiten müssen, ist ein Connector nötig.

Salesforce

Salesforce arbeitet mit Opportunities, Products und PricebookEntries. Die Plattform ist leistungsstark, besonders mit Agentforce für die Leadqualifizierung und Data 360 für Kundeneinblicke. Aber auch hier gilt: die Opportunity wird gewonnen, und dann muss jemand manuell eine Rechnung in Exact erstellen.

Salesforce hat keine native Rechnungsstellung. Die Daten stecken im System, aber die Brücke zu deiner Buchhaltung fehlt.

Pipedrive

Pipedrive hat eine Invoicing App Extension, mit der du Rechnungen aus Deals erstellen kannst. Klingt gut, aber diese Rechnungen leben im Pipedrive-Ökosystem. Sie gelangen nicht automatisch in Exact Online. Du hast eine Rechnungsfunktion, die losgelöst von deiner Buchhaltung ist. Das Ergebnis: doppelte Arbeit oder eine Rechnung, die nie in deinem Hauptbuch landet.

Warum E-Mail keine Lösung ist

"Aber wir haben ein gutes System, der Vertrieb schickt immer eine E-Mail mit den Details."

Das hören wir oft. Und es stimmt: mit Disziplin funktioniert es. Bis es nicht mehr funktioniert. Bis jemand vergisst, die E-Mail zu schicken. Bis der Anhang fehlt. Bis Finance einen alten Betrag übernimmt, weil das Angebot zwischenzeitlich angepasst wurde.

E-Mail ist keine Integration. Es ist ein Workaround. Und Workarounds skalieren nicht.

Bei fünf Deals pro Monat ist das beherrschbar. Bei fünfzig wird es zum Risiko. Bei hundert ist es nicht mehr haltbar.

Was anders geht

Die Daten, die du für eine Rechnung brauchst, existieren bereits. Kundenname, Adresse, USt-IdNr., Produkte, Mengen, Preise: alles steht in deinem CRM. Die Frage ist nicht, ob du diese Daten hast, sondern ob sie automatisch an der richtigen Stelle landen.

Ein Connector zwischen deinem CRM und Exact Online tut genau das. Sobald ein Deal auf "gewonnen" steht, werden die Daten automatisch in eine Rechnung in Exact umgewandelt. Keine E-Mail. Kein Abtippen. Keine Verzögerung.

Der Connector sorgt dafür, dass:

• Kundendaten synchron laufen. Neuer Kontakt in HubSpot? Automatisch eine Beziehung in Exact Online. Inklusive USt-IdNr. und Zahlungsbedingung.
• Rechnungen automatisch erstellt werden. Deal gewonnen? Die Rechnung steht bereit in Exact. Mit den richtigen Produkten, Mengen und Beträgen.
• Der Zahlungsstatus zurückfließt. Kunde hat bezahlt? HubSpot, Salesforce oder Pipedrive weiß es, ohne dass der Vertrieb bei Finance anrufen muss.

Worauf du achten solltest

Nicht jeder Connector ist gleich. Achte auf diese Punkte:

• Zwei-Wege-Verkehr. Kontakte vom CRM nach Exact, Zahlungsstatus von Exact ins CRM. Einbahnverkehr löst nur die Hälfte des Problems.
• Produktkatalog. Werden Produkte und Preise synchronisiert? Oder musst du sie an zwei Stellen pflegen?
• Sicherheit. Deine Buchhaltung enthält sensible Daten. Wähle einen Anbieter mit ISO 27001-Zertifizierung und einem unabhängigen Pentest. Das garantiert, dass deine Daten nach internationalen Standards geschützt sind.
• Flexibilität. Monatlich kündbar ist ein Zeichen von Vertrauen in das eigene Produkt. Langfristige Verträge sind das nicht.

Den Schritt machen

Die Lücke zwischen Angebot und Rechnung ist kein unvermeidbares Problem. Es ist eine Entscheidung. Du kannst weiter zwischen Vertrieb und Finance mailen. Oder du kannst die Brücke bauen, die längst hätte da sein sollen.

Die Technologie existiert. Die Connectoren existieren. Die einzige Frage ist, wie viele Rechnungen du noch manuell abtippen willst, bevor du den Schritt machst.

Mehr darüber erfahren, wie du den Schritt vom Angebot zur Rechnung automatisierst? Lies wie du Angebote automatisch in Rechnungen umwandelst.

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