Bestandsverwaltung automatisieren: vom Webshop zu Exact Online und zurück

Fünf Minuten. Das ist die Marge.

Zwischen einem Kunden, der bestellt, und einem anderen Kanal, der denselben Bestand anzeigt, liegen höchstens fünf Minuten. In diesen fünf Minuten muss ein Verkaufsauftrag verarbeitet, die Bestandsmutation durchgeführt und jedem angeschlossenen System der neue Stand bekannt gemacht werden.

Das ist die Realität der Bestandssynchronisation mit Exact Online. Das klingt straff. Es ist auch straff, sofern du den richtigen connector hast, das richtige Exact Online-Paket und verstehst, wie die Synchronisation je nach Szenario funktioniert.

Dieser Artikel erklärt, was genau passiert, wenn ein Produkt angelegt wird, ein Auftrag eingeht, eine Retoure verarbeitet wird oder du mehrere Lager ansprichst. Und warum die Antwort je nach Situation unterschiedlich ausfällt.

Handel oder Handel ERP: der Unterschied, auf den es ankommt

Exact Online bietet zwei Pakete für Unternehmen an, die physische Produkte verkaufen. Die Bezeichnung ist verwirrend, beide tragen Handel im Namen, doch die Möglichkeiten unterscheiden sich erheblich.

Handel (23,95 €/Monat) synchronisiert in eine Richtung. Aufträge, Artikel und Bestände gehen von deinem Webshop zu Exact Online. Dein Webshop ist der Ausgangspunkt. Exact Online empfängt, registriert und verarbeitet.

Handel ERP (39,95+ €/Monat) ergänzt die Synchronisation in beide Richtungen. Änderungen in Exact Online, etwa ein Wareneingang, eine Bestandskorrektur oder eine Preisanpassung, fließen automatisch zurück in deinen Webshop. Und zu Bol.com. Und zu Amazon. Alle fünf Minuten, in beide Richtungen.

Dieser Unterschied klingt technisch. Die Konsequenzen sind es nicht.

Wann eine Richtung genügt

Verkaufst du ausschließlich über deinen eigenen Webshop? Kein Großhandel, kein Marktplatz, kein physischer Verkaufstresen? Dann kann Handel ausreichen. Dein Webshop bestimmt, was verfügbar ist. Exact Online führt die Buchhaltung. Der Fluss geht in eine Richtung und das funktioniert.

In dem Moment, in dem du einen zweiten Verkaufskanal hinzufügst, etwa einen Bol.com-connector, ein B2B-Portal, einen Mitarbeiter am Verkaufstresen, der in Exact Online bucht, brauchst du die Synchronisation in beide Richtungen. Ohne diese Rückkopplung weiß dein Webshop nicht, was über andere Kanäle verkauft oder empfangen wurde.

Wann du beide Richtungen brauchst

Handel ERP ist kein Luxus, sobald dein Lager an mehr als einer Stelle gesteuert wird. Ein Einkaufsauftrag, der in Exact Online gebucht wird, erhöht den Bestand in deinem Webshop automatisch. Eine manuelle Korrektur durch deinen Lagermitarbeiter? Innerhalb von fünf Minuten in allen Verkaufskanälen sichtbar.

Ohne diese Synchronisation entstehen die Bestandsunterschiede, die Overselling verursachen. Nicht durch schlechte Software, sondern weil die Systeme die Änderungen der anderen nicht kennen.

Szenario 1: ein neues Produkt anlegen

Wo beginnt ein Artikel? Das hängt von deiner Arbeitsweise und deinem Paket ab.

Bei Exact Online Handel legst du das Produkt in deinem Webshop an: WooCommerce, Shopify, Magento oder Lightspeed, oder einer anderen Plattform. Der connector erfasst den Artikel, sendet die Daten an Exact Online und legt dort eine Artikelkarte an. SKU, Beschreibung, Preis, MwSt.-Code: alles wird übernommen. Dein Webshop ist die Quelle.

Bei Exact Online Handel ERP geht es auch umgekehrt. Du legst den Artikel in Exact Online an, inklusive Einkaufspreis, Lieferant und Kostenstelle, woraufhin der connector ihn automatisch an deinen Webshop weiterleitet. Das ist sinnvoller, wenn deine Einkaufsabteilung in Exact Online arbeitet und dein E-Commerce-Team im Webshop.

In beiden Fällen existiert der Artikel nach höchstens fünf Minuten in beiden Systemen. Kein CSV-Upload, keine manuelle Eingabe, kein Copy-and-paste von Artikelnummern.

Szenario 2: ein Auftrag geht ein

Das ist das Szenario, das bei Webshops mit Volumen jede Minute läuft. Ein Kunde gibt eine Bestellung auf. Was passiert?

Der connector erkennt den neuen Auftrag beim nächsten Synchronisationszyklus. Der Auftrag wird als Verkaufsauftrag in Exact Online angelegt, inklusive Kundendaten, Artikelzeilen, MwSt.-Berechnung und Zahlungsstatus. Gleichzeitig wird die Bestandsmutation verarbeitet: die Anzahl der verfügbaren Stück sinkt.

Dieser Rückgang ist innerhalb von fünf Minuten in allen angeschlossenen Systemen sichtbar. Verkauft derselbe Kunde das letzte Exemplar über deinen Shopify-Shop? Dann zeigt dein Bol.com-Listing den Artikel als ausverkauft an, bevor der nächste Käufer auf "Bestellen" klickt.

In Spitzenzeiten während Feiertagen, Black Friday, Dezemberverkäufen oder einem viralen Social Post sind diese fünf Minuten der Unterschied zwischen kontrolliertem Ausverkauf und Dutzenden Oversells. Du verkaufst, was du hast. Nicht mehr.

Szenario 3: eine Retoure verarbeiten

Retouren sind die Nagelprobe für jeden Bestands-connector. Das Paket kommt zurück. Der Mitarbeiter prüft den Inhalt. Und dann?

Bei einer genehmigten Retoure muss der Bestand in drei Systemen gleichzeitig wiederhergestellt werden: in deinem Lager (physisch), in Exact Online (administrativ) und in deinem Webshop (kommerziell). Bleibt ein Glied zurück, hast du ein Produkt, das im Regal liegt, aber nicht zum Verkauf steht. Verlorener Umsatz, ohne dass jemand es bemerkt.

Mit Handel ERP läuft das automatisch. Die Retoure wird in Exact Online verarbeitet: Gutschrift, Bestandszubuchung, eventuelle Qualitätsnotiz, anschließend sendet der connector den aktualisierten Bestand zurück an alle Verkaufskanäle.

Mit Handel (eine Richtung) musst du den Retourenbestand manuell in deinem Webshop aktualisieren. Das funktioniert bei fünf Retouren pro Woche. Bei fünfzig pro Woche ist es eine Vollzeit-Verwaltungsaufgabe, die zudem fehleranfällig ist.

Szenario 4: mehrere Lager

Sobald dein Bestand über mehr als einen Standort verteilt ist, wird die Bestandsverwaltung exponentiell komplexer. Welches Lager wird bei einer Bestellung angesprochen? Wie verhinderst du, dass Standort A ausverkauft ist, während Standort B überfüllt ist?

Exact Online Handel ERP unterstützt die Multi-Warehouse-Bestandsverwaltung. Jedes Lager hat eine eigene Bestandsregistrierung. Der connector weiß, welches Lager zu welchem Verkaufskanal oder welcher Region gehört, und spricht den richtigen Standort an.

Eine Bestellung aus Noord-Holland? Lager Alkmaar. Ein Bol.com-Auftrag? Das zentrale DC. Ein B2B-Auftrag für einen bestimmten Kunden? Der dedizierte Lagerpunkt, der für diesen Kunden eingerichtet ist.

Diese Routing erfolgt anhand von Regeln, die du einmalig konfigurierst. Danach läuft es automatisch. Der Bestand pro Lager ist immer aktuell: in Exact Online und in jedem Verkaufskanal, der daran angebunden ist.

Mit dem Basispaket Handel arbeitest du mit einem Lagerstandort. Für viele Webshops ist das völlig ausreichend. Wächst du aber zu mehreren Fulfillment-Punkten, dann ist Handel ERP der einzige Weg.

Was genau wird synchronisiert?

Der connector verschiebt keine einzelnen Zahlen. Es ist ein vollständiger Datensatz, der alle fünf Minuten verglichen und aktualisiert wird.

Vom Webshop zu Exact Online:

• Verkaufsaufträge (inklusive Kundendaten, Zeilen, MwSt.)
• Neue Artikel und Artikeländerungen
• Bestandsmutationen durch Verkauf
• Zahlungsstatus

Von Exact Online zum Webshop (nur Handel ERP):

• Bestände nach Wareneingang
• Bestandskorrekturen und -verschiebungen
• Preisänderungen
• Artikeldaten (Beschreibungen, Kategorien)
• Auftragsstatus (versendet, fakturiert)

Diese Rückkopplung macht den Unterschied. Ohne Rückkopplung ist Exact Online ein Registrierungssystem. Mit Rückkopplung ist es ein Steuerungsmechanismus, der deinen gesamten Betrieb antreibt.

Die Wahl ist operativ, nicht technisch

Die Frage "Exact Online Handel oder Handel ERP?" ist keine IT-Entscheidung. Es ist eine operative Abwägung.

Verkaufst du über einen Kanal, verarbeitest du Retouren manuell und arbeitest von einem Standort aus? Handel reicht aus und spart dir 16 € pro Monat.

Verkaufst du über mehrere Kanäle, verarbeitest du Retouren in Exact Online, arbeitest du mit einer Einkaufsabteilung, die Artikel in Exact anlegt, oder nutzt du mehrere Lager? Dann ist Handel ERP kein Upgrade, sondern eine Voraussetzung. Den Preisunterschied verdienst du beim ersten Oversell wieder, den du verhinderst.

In beiden Fällen läuft die Synchronisation alle fünf Minuten. In beiden Fällen musst du nichts manuell abtippen. Der Unterschied liegt in der Richtung des Datenflusses und damit in der Kontrolle, die du über deinen Bestand hast.

Ein connector, jede Plattform

Die Bestandssynchronisation mit Exact Online funktioniert unabhängig von deiner Webshop-Plattform. WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed: der connector ist für jede Plattform verfügbar und arbeitet identisch. Dieselbe Synchronisationsfrequenz, dasselbe Feld-Mapping, dieselbe Zuverlässigkeit.

Verkaufst du daneben über Marktplätze? Auch Bol.com und Amazon lassen sich anbinden. Ein zentraler Punkt in Exact Online, mehrere Verkaufskanäle, die alle denselben, aktuellen Bestand anzeigen.

Mehr als 2.000 Unternehmen laufen auf dieser Infrastruktur. ISO 27001-zertifiziert, alle fünf Minuten synchronisiert, ohne manuelle Eingriffe.

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