Warum dein Webshop und deine Buchhaltung nicht denselben Bestand anzeigen

"Tut uns leid, dieses Produkt ist doch nicht lieferbar"

Montagmorgen, 09:12 Uhr. Eine Kundin ruft an. Sie hat am Freitagabend ein Gartenmöbel-Set bestellt, bezahlt und die alten Stühle schon zum Sperrmüll gestellt. Doch die Nachricht, die sie gerade bekommen hat, lautet: nicht auf Lager. Sie schauen in Exact Online: null Stück. In Ihrem Webshop standen noch drei. Diese drei waren am Freitagnachmittag bereits über Bol.com verkauft, aber diese Mutation hatten Sie noch nicht verarbeitet.

Jetzt haben Sie eine verärgerte Kundin, eine Rückerstattung und eine 1-Sterne-Bewertung, die Ihrem Ruf schadet. Nicht weil Ihr Produkt schlecht ist. Sondern weil zwei Systeme eine unterschiedliche Geschichte über Ihren Lagerbestand erzählten.

Das ist es, was Overselling anrichtet. Und es passiert häufiger, als Sie denken.

Wie Bestandsabweichungen entstehen

Probleme bei der Bestandssynchronisation kommen selten aus dem Nichts. Sie haben drei erkennbare Ursachen, und die verstärken einander.

Zeitverzögerung zwischen Systemen

Ihr Webshop und Ihre Buchhaltung leben in getrennten Welten. Ein Verkauf in WooCommerce wird erst in Exact Online sichtbar, wenn ihn jemand manuell eingibt. Oder wenn ein Import läuft, manchmal nur einmal pro Tag, manchmal sogar nur einmal pro Woche.

In der Zwischenzeit verkauft Ihr Webshop weiter auf Basis veralteter Mengen. Derselbe Artikel kann über Shopify, Bol.com und Amazon gleichzeitig als "auf Lager" angezeigt werden, während nur noch zwei Stück in Ihrem Lager liegen. Drei Bestellungen später haben Sie drei Kunden enttäuscht.

Manuelle Eingabe

Jedes Mal, wenn jemand eine Bestandsänderung manuell eintippt, sei es ein Wareneingang, eine Korrektur oder eine Verschiebung zwischen Lagern, besteht die Gefahr von Fehlern. Automatisierte Systeme erreichen eine Genauigkeit von 99,96 % bis 99,99 %. Bei manueller Eingabe liegt die Fehlerquote laut einer Untersuchung von DocuClipper zwischen 1 % und 5 %.

Das klingt gering. Aber bei einem Sortiment von 500 Artikeln mit regelmäßigen Mutationen sprechen Sie schnell über Dutzende Bestandsfehler pro Monat. Fehler, die erst auffallen, wenn ein Kunde etwas bestellt, das gar nicht da ist.

Retouren als blinder Fleck

Retouren sind der stille Saboteur Ihrer Bestandsverwaltung. Ein Kunde schickt ein Produkt zurück. Das Paket kommt an, wird geprüft und muss wieder auf Lager gesetzt werden, in Ihrem Lager, in Exact Online und in all Ihren Verkaufskanälen.

In der Praxis vergeht dabei Zeit. Manchmal Stunden, manchmal Tage. Der Artikel steht nicht zum Verkauf, obwohl er verfügbar ist, wodurch Ihnen Umsatz entgeht. Oder schlimmer: Die Retoure wird zwar im einen System verarbeitet, aber nicht im anderen, wodurch die Mengen auseinanderlaufen.

Was Overselling Sie wirklich kostet

Die Folgen von Bestandsabweichungen gehen über eine stornierte Bestellung hinaus. Weltweit kosten Ausverkäufe und Overselling Unternehmen 1 Billion Dollar pro Jahr, berechnete Strabo Partners. Das ist eine astronomische Zahl, aber auch auf der Ebene eines einzelnen Webshops summiert es sich.

Direkte Kosten pro Vorfall

Jeder Oversell kostet Sie 6 bis 10 Euro an direkten Kosten. Denken Sie an die Zeit für den Kundenservice, die Bearbeitung der Rückerstattung, die Transaktionskosten, die Sie nicht zurückbekommen, und eventuelle Versandkosten für ein Ersatzprodukt.

Bei fünf Oversells pro Woche, was für einen Webshop mit mehreren Verkaufskanälen nicht ungewöhnlich ist, verlieren Sie 120 bis 200 Euro pro Monat. Reine Schadensbegrenzung.

Stornierungen und Rückerstattungen

75 % der Kunden, denen mitgeteilt wird, dass ein bestelltes Produkt doch nicht lieferbar ist, stornieren die Bestellung und verlangen eine Rückerstattung. Sie bestellen keine Alternative. Sie gehen.

Das ist Umsatz, den Sie bereits hatten. Der in Ihren Berichten stand. Den Sie nun zurückbuchen dürfen, samt allem bürokratischen Aufwand, der damit einhergeht.

Kunden, die nicht wiederkommen

Das ist der versteckte Schaden. Nach einer Oversell-Erfahrung tätigt etwa 15 % der Kunden keinen erneuten Kauf mehr. Sie kommen einfach nicht zurück. Keine Beschwerde, keine Bewertung, sie verschwinden stillschweigend aus Ihrem Kundenbestand.

Bei einem durchschnittlichen Kundenwert von 150 Euro pro Jahr und zehn Oversell-Vorfällen pro Monat verlieren Sie potenziell 2.700 Euro an jährlichem Wiederholungsumsatz. Jeden Monat, in dem das Problem fortbesteht, wächst dieser Betrag.

Mehrere Kanäle, größeres Chaos

Verkaufen Sie nur über Ihren eigenen Webshop? Dann ist das Problem beherrschbar. Verkaufen Sie daneben über Bol.com, Amazon oder ein physisches Geschäft? Dann vervielfachen sich die Risiken.

Jeder Kanal hat seine eigene Bestandsregistrierung. Ein Verkauf auf Bol.com muss nicht nur in Exact Online verarbeitet werden, sondern auch den Bestand in Ihrem Shopify-Shop anpassen. Und in Ihrem Amazon-Listing. Und umgekehrt.

Ohne zentrale Bestandssynchronisation ist es eine Frage der Zeit. Nicht ob etwas schiefgeht, sondern wann und wie oft.

Die Lösung liegt in der Frequenz

Das Kernproblem ist nicht, dass Ihre Systeme falsch sind. Das Problem ist, dass sie nicht schnell genug miteinander sprechen.

Ein täglicher Export löst Probleme bei der Bestandssynchronisation nicht. Selbst ein Export pro Stunde reicht bei geschäftigen Verkaufsperioden nicht aus. Was Sie brauchen, ist ein Connector, der alle fünf Minuten synchronisiert, in beide Richtungen.

Verkauf in Ihrem Webshop? Der Bestand in Exact Online wird automatisch verringert. Wareneingang in Exact Online gebucht? Ihr Webshop zeigt innerhalb von Minuten die richtigen Mengen. Retoure verarbeitet? Alle Kanäle werden aktualisiert.

Das ist der Unterschied zwischen 1 bis 5 % Fehlern bei manueller Eingabe und der Genauigkeit von über 99,96 % bei automatisierter Synchronisation. Nicht ein bisschen besser, sondern eine völlig andere Größenordnung.

Was das für Ihren Webshop bedeutet

Bestandsabweichungen sind keine administrative Unannehmlichkeit. Sie kosten Sie Kunden, Umsatz und Reputation. Und das Problem wird größer, je stärker Sie wachsen und mehr Bestellungen verarbeiten, denn über mehr Kanäle können zu weit mehr Zeitpunkten Bestandsabweichungen auftreten. Mit allen Folgen, die das mit sich bringt.

Die Technologie, um dies zu lösen, gibt es. Ein Connector zwischen Ihrem Webshop und Exact Online, der Bestand, Bestellungen und Artikel kontinuierlich synchronisiert. Kein manuelles Eintippen, keine veralteten Mengen, keine verärgerten Kunden am Montagmorgen.

Der Unterschied zwischen einem Webshop, der Oversells als "dazugehörend" betrachtet, und einem Webshop, der es strukturell verhindert? Fünf Minuten. So lange dauert ein Synchronisationszyklus. So wenig ist nötig, um das Problem zu beseitigen.

Möchten Sie Bestandsabweichungen verhindern? Sehen Sie sich unsere Webshop-Connectoren an →