Welk CRM koppel je aan Exact Online? HubSpot, Salesforce, Pipedrive en ActiveCampaign

Je salesteam werkt in een CRM, je boekhouding in Exact Online, en elke gewonnen deal wordt ergens tussen die twee overgetypt. Meestal door iemand die er niet voor is aangenomen. De vraag "welke CRM-systemen kan ik koppelen aan Exact Online?" krijgen we vaak, en het antwoord is minder een lijstje dan een keuze: wat moet er van CRM naar boekhouding, en wat moet er terug? In dit artikel de vier CRM's die wij koppelen, wat elke koppeling precies doet, en vier vragen waarmee je bepaalt welke bij je past.

Wat elke koppeling gemeen heeft

Alle vier de koppelingen doen drie dingen. Nieuwe contacten en bedrijven in het CRM worden relaties in Exact Online, zodat je niemand twee keer aanmaakt. Een gewonnen deal wordt een verkooporder of een verkoopfactuur in Exact, naar keuze. En de koppeling loopt automatisch, zonder dat iemand op een knop drukt. Je installeert ze zelf, zonder technische kennis, en zegt maandelijks op.

Het verschil zit in wat er terúg gaat naar het CRM, en in de details per systeem.

HubSpot

De meest complete van de vier. Contacten en bedrijven gaan naar Exact, een gewonnen deal wordt een order of factuur, en geboekte facturen komen terug in HubSpot mét de actuele betaalstatus. Artikelen en prijzen uit Exact zijn in HubSpot beschikbaar, zodat een deal meteen de juiste regels heeft. De koppeling synchroniseert elke vijf minuten. Drie abonnementen: CRM voor 39 euro, Facturen voor 59 euro en ERP voor 79 euro per maand, iets lager bij jaarbetaling.

Kies HubSpot-koppeling als je accountmanagers de betaalstatus in hun eigen scherm willen zien, zonder in Exact te kijken. Dat is het scenario uit <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/openstaande-facturen-crm">"Je accountmanager weet niet welke facturen openstaan"</a>.

Salesforce

Accounts en contactpersonen worden relaties, een gewonnen opportunity wordt een order of factuur, en artikelen uit Exact zijn in Salesforce beschikbaar inclusief prijslijsten. Je salesteam ziet de betaalstatus per klant. Salesforce-omgevingen zijn zelden standaard; afwijkende datastromen en complexe koppelvlakken bouwen we als maatwerk. Vast maandtarief, geen installatiekosten; de prijs staat op de productpagina.

Kies Salesforce-koppeling als je al in Salesforce zit en je processen niet wilt aanpassen aan een koppeling. Wat er standaard kan en wanneer het maatwerk wordt, staat in <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/salesforce-exact-online-koppeling">Salesforce koppelen aan Exact Online</a>.

Pipedrive

Relaties gaan twee kanten op: wijzigingen in Pipedrive komen in Exact en andersom. Gewonnen deals worden orders of facturen, en geboekte facturen verschijnen in Pipedrive met hun status. Het is de koppeling voor teams die Pipedrive als dagelijks werkscherm gebruiken en niets in Exact willen doen. Vast maandtarief, geen installatiekosten, maandelijks opzegbaar.

Kies Pipedrive-koppeling als je verkoopproces licht is en snel moet: <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/pipedrive-exact-online-integratie">van lead tot factuur in één flow</a>.

ActiveCampaign

Hier ligt het accent op marketing. Contacten en bedrijven worden relaties, inclusief segmentatievelden, en een gewonnen deal wordt een order of factuur. Optioneel gaat de betaalinformatie terug naar ActiveCampaign, zodat je kunt segmenteren op wie er wel en niet betaalt. Handig voor wie campagnes stuurt op basis van klantgedrag en niet op basis van wat sales heeft ingevuld.

Kies ActiveCampaign-koppeling als je CRM vooral een marketingtool is en je facturatiegegevens in je segmenten wilt.

Vier vragen die je keuze bepalen

1. Waar leeft de klant? Als je team de hele dag in het CRM zit, moet de betaalstatus dáár zichtbaar zijn. HubSpot en Pipedrive doen dat standaard, Salesforce ook, ActiveCampaign optioneel.
2. Factureer je uit het CRM of uit Exact? Alle vier maken van een gewonnen deal een order of een factuur in Exact. Wil je dat de factuur in Exact ontstaat (en daar de nummering en de btw krijgt), kies dan "order" en factureer vanuit Exact.
3. Hoeveel maatwerk heb je? Standaardkoppelingen dekken het standaardproces. Zit er een eigen goedkeuringsstap, een afwijkende prijsstructuur of een tweede systeem tussen, dan is Salesforce met maatwerk het pad.
4. Wil je erover kunnen praten? Gebruik je Exact AI Connect, dan kun je met je AI-assistent vragen stellen over de gekoppelde data: "welke gewonnen deals van deze maand zijn nog niet gefactureerd?" Dat is geen vervanging van de koppeling, maar een laag erbovenop.

Voordelen en aandachtspunten

Het voordeel is simpel: één keer invoeren, en de betaalstatus zonder navragen. Twee dingen om vooraf te regelen. Zorg dat je relaties in Exact schoon zijn voordat je koppelt; een dubbele relatie in Exact wordt niet vanzelf samengevoegd. En spreek af wie wat mag wijzigen: als het CRM leidend is voor adresgegevens, laat dan niemand die in Exact aanpassen.

Nog geen koppeling? Bekijk alle koppelingen voor Exact Online →