Pourquoi votre équipe commerciale et votre comptabilité disposent de données clients différentes

Près d'un quart de tous les dossiers clients dans les systèmes d'entreprise contiennent des erreurs. Adresses incorrectes, numéros de TVA manquants ou personnes de contact obsolètes. Le problème de synchronisation entre le CRM et la comptabilité ne réside pas dans les données elles-mêmes, mais dans le fait que deux services conservent les mêmes données clients dans deux systèmes, sans que ces systèmes communiquent entre eux.

Le même client, deux versions de la vérité

Votre équipe commerciale travaille dans HubSpot, Salesforce ou Pipedrive. Elle y enregistre les prospects, met à jour les affaires et note les coordonnées. Pendant ce temps, le service financier travaille dans Exact Online. Factures, paiements et gestion des débiteurs, tout cela sur la base de relations créées là-bas.

Le problème commence petit. Accountants BV déménage et communique la nouvelle adresse à votre gestionnaire de compte. Celui-ci la modifie dans HubSpot. Mais dans Exact Online figure encore l'ancienne adresse. La prochaine facture part vers un bâtiment où votre client ne se trouve plus.

Ou l'inverse. Le service financier corrige le nom de l'entreprise de « Accountants BV » en « Accountants B.V. » avec un point parce que le registre du commerce le mentionne ainsi. Le service commercial n'en sait rien. Vous avez maintenant deux dossiers portant un nom légèrement différent pour le même client.

« J'ai déjà payé » et personne ne peut le vérifier

Voici un scénario que presque toutes les entreprises reconnaissent. Un client appelle votre service commercial et dit : « Cette facture a été payée la semaine dernière. » Votre gestionnaire de compte ouvre le CRM. On y trouve des affaires, des notes et des comptes rendus d'entretien. Mais le statut de paiement ? Il se trouve dans Exact Online. Et le service commercial n'y a pas accès.

La conséquence : votre gestionnaire de compte dit « Je vérifie avec le service financier » et envoie un courriel interne. Le service financier le recherche et répond par courriel. Le client attend. Parfois une heure, parfois une journée.

Pendant ce temps, ce client ne se sent pas pris au sérieux. Car pour lui, il s'agit d'une information simple que votre entreprise devrait connaître.

La personne de contact qui est partie

Un autre problème classique. Votre personne de contact chez un client s'en va. Le client le signale peut-être au service financier par courriel lors de la facture suivante. Ou le service commercial l'apprend via LinkedIn. Mais l'information atteint rarement les deux systèmes.

Le résultat : un devis envoyé à quelqu'un qui n'y travaille plus. Ou une facture de rappel adressée à une personne partie depuis des mois. Ce n'est pas seulement inefficace, cela donne aussi une image peu professionnelle.

Là où ça coince techniquement

Les systèmes CRM utilisés par la plupart des entreprises néerlandaises, comme HubSpot, Salesforce et Pipedrive, ont chacun leur propre structure de données pour les informations clients.

HubSpot organise les données clients autour des Contacts et des Companies. Salesforce fonctionne avec des Accounts et des Contacts. Pipedrive avec des Persons et des Organizations. Chaque système possède ses propres champs, ses propres règles de validation et ses propres façons d'établir des relations.

Exact Online utilise encore un autre modèle : CRM/Accounts comme table de relations centrale, avec des champs tels que le numéro de débiteur, le numéro de TVA, le numéro de chambre de commerce et les conditions de paiement. Des informations qui n'existent souvent même pas dans votre CRM.

Sans connector, ce sont des mondes séparés. Une modification d'adresse dans HubSpot n'atteint pas Exact Online. Un nouveau numéro de débiteur dans Exact Online est invisible dans Pipedrive. Et un numéro de TVA que le service financier ajoute ? Salesforce n'en sait rien.

Les chiffres : combien cela coûte-t-il ?

Des études montrent qu'environ 23 % des fiches clients dans les systèmes d'entreprise contiennent des erreurs. Cela paraît abstrait jusqu'à ce que vous le rapportiez à votre travail quotidien.

Une facture erronée comportant de mauvaises coordonnées d'entreprise prend en moyenne 30 à 60 minutes à corriger. Vous devez repérer l'erreur, créditer la facture, en établir une nouvelle et informer le client.

Avec dix erreurs de ce type par mois, cela représente 5 à 10 heures de travail supplémentaire. Uniquement pour rectifier des données déjà correctes dans un autre système.

Et ce n'est que le temps consacré directement. Les coûts indirects, comme les paiements retardés à cause de factures qui n'arrivent pas, les clients qui décrochent à cause d'une communication peu professionnelle ou les entretiens commerciaux qui s'enlisent faute d'informations de paiement, sont plus difficiles à mesurer mais souvent plus importants.

Le vrai problème n'est pas la donnée

Il est tentant de voir cela comme un problème de données. Mais ce n'en est pas un. Les données sont bien là, mais seulement au mauvais endroit. Votre équipe commerciale a le bon numéro de téléphone. La finance a le bon numéro de TVA. Le problème, c'est que ces informations ne circulent pas.

La synchronisation manuelle ne fonctionne pas. Quiconque a essayé l'a désormais constaté. Un export Excel mensuel de HubSpot vers Exact ? Après deux mois, plus personne ne le fait. Un tableur partagé dans lequel les deux équipes notent les modifications ? Au bout d'une semaine, les conflits apparaissent déjà.

Ce qui fonctionne, en revanche, c'est une connector directe entre votre CRM et votre comptabilité. Une qui transmet automatiquement les modifications, dans les deux sens. Ainsi, un changement d'adresse dans HubSpot est immédiatement visible dans Exact Online. Et un statut de paiement dans Exact Online revient automatiquement vers votre CRM.

Quel que soit le CRM que vous utilisez

La solution diffère selon le CRM, mais le principe reste le même.

Avec HubSpot, une connector synchronise vos Companies et Contacts vers les relations Exact Online, y compris les coordonnées, les numéros de TVA et les conditions de paiement. Les Deals deviennent automatiquement des commandes ou des factures. Et les statuts de paiement reviennent, pour que votre équipe commerciale puisse voir dans HubSpot si un client a payé. Vous en apprendrez davantage dans notre article sur la connector HubSpot Exact Online.

Avec Salesforce, cela fonctionne de manière comparable. Les Accounts et Contacts sont synchronisés, les Opportunities deviennent des commandes, et le statut de paiement revient vers Salesforce. Avec Agentforce et Data 360, l'ensemble des données devient encore plus riche, mais sans connector avec votre comptabilité, un vide subsiste. Découvrez-en plus sur la connector Salesforce Exact Online.

Et avec Pipedrive, populaire auprès des équipes commerciales des PME, une connector synchronise les Organizations et Persons avec les relations Exact Online. Les Deals deviennent des factures, et le statut de paiement est visible dans Pipedrive via la timeline. Consultez les détails dans notre article sur l'intégration Pipedrive Exact Online.

Un seul client, une seule vérité

L'objectif est simple : peu importe où vous regardez, CRM ou comptabilité, vous voyez les mêmes données clients. La même adresse, le même numéro de TVA, le même interlocuteur. Plus besoin de "vérifier auprès de la finance". Plus de factures envoyées à de mauvaises adresses. Plus de devis adressés à des personnes qui n'y travaillent plus.

La technologie est là. Les connecteurs existent. Il ne reste plus qu'à franchir le pas.

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