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Welches CRM verbindest du mit Exact Online? HubSpot, Salesforce, Pipedrive und ActiveCampaign
Vier CRM-Systeme, die du mit Exact Online verbindest, was hin und zurück geht, und vier Fragen, die bestimmen, welcher Connector zu dir passt.
Dein Salesteam arbeitet in einem CRM, deine Buchhaltung in Exact Online, und jeder gewonnene Deal wird irgendwo zwischen diesen beiden abgetippt. Meistens von jemandem, der dafür nicht eingestellt wurde. Die Frage "Welche CRM-Systeme kann ich mit Exact Online verbinden?" bekommen wir oft, und die Antwort ist weniger eine Liste als eine Entscheidung: Was soll vom CRM in die Buchhaltung, und was soll zurück? In diesem Artikel findest du die vier CRMs, die wir anbinden, was jeder Connector genau macht, und vier Fragen, mit denen du bestimmst, welches zu dir passt.
Was jeder Connector gemeinsam hat
Alle vier Connectoren tun drei Dinge. Neue Kontakte und Unternehmen im CRM werden zu Beziehungen in Exact Online, sodass du niemanden doppelt anlegst. Ein gewonnener Deal wird zu einem Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung in Exact, ganz nach Wahl. Und der Connector läuft automatisch, ohne dass jemand auf einen Knopf drückt. Du installierst sie selbst, ohne technisches Wissen, und kündigst monatlich.
Der Unterschied liegt darin, was zurück ins CRM geht, und in den Details pro System.
HubSpot
Der vollständigste der vier. Kontakte und Unternehmen gehen nach Exact, ein gewonnener Deal wird zu einem Auftrag oder einer Rechnung, und gebuchte Rechnungen kommen mit dem aktuellen Zahlungsstatus zurück in HubSpot. Artikel und Preise aus Exact sind in HubSpot verfügbar, sodass ein Deal direkt die richtigen Zeilen hat. Der Connector synchronisiert alle fünf Minuten. Drei Abonnements: CRM für 39 Euro, Rechnungen für 59 Euro und ERP für 79 Euro pro Monat, bei jährlicher Zahlung etwas günstiger.
Wähle den HubSpot-Connector, wenn deine Accountmanager den Zahlungsstatus in ihrem eigenen Bildschirm sehen möchten, ohne in Exact zu schauen. Das ist das Szenario aus <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/openstaande-facturen-crm">"Dein Accountmanager weiß nicht, welche Rechnungen offen sind"</a>.
Salesforce
Accounts und Kontaktpersonen werden zu Beziehungen, eine gewonnene Opportunity wird zu einem Auftrag oder einer Rechnung, und Artikel aus Exact sind in Salesforce verfügbar, inklusive Preislisten. Dein Salesteam sieht den Zahlungsstatus pro Kunde. Salesforce-Umgebungen sind selten Standard; abweichende Datenströme und komplexe Schnittstellen bauen wir als Maßarbeit. Fester Monatstarif, keine Installationskosten; der Preis steht auf der Produktseite.
Wähle den Salesforce-Connector, wenn du bereits in Salesforce arbeitest und deine Prozesse nicht an einen Connector anpassen möchtest. Was standardmäßig möglich ist und wann es Maßarbeit wird, steht in <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/salesforce-exact-online-koppeling">Salesforce mit Exact Online verbinden</a>.
Pipedrive
Beziehungen gehen in beide Richtungen: Änderungen in Pipedrive kommen nach Exact und umgekehrt. Gewonnene Deals werden zu Aufträgen oder Rechnungen, und gebuchte Rechnungen erscheinen in Pipedrive mit ihrem Status. Es ist der Connector für Teams, die Pipedrive als tägliches Arbeitsfenster nutzen und nichts in Exact machen wollen. Fester Monatstarif, keine Installationskosten, monatlich kündbar.
Wähle den Pipedrive-Connector, wenn dein Verkaufsprozess schlank ist und schnell sein muss: <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/pipedrive-exact-online-integratie">vom Lead bis zur Rechnung in einem Ablauf</a>.
ActiveCampaign
Hier liegt der Fokus auf dem Marketing. Kontakte und Firmen werden zu Beziehungen, inklusive Segmentierungsfeldern, und ein gewonnener Deal wird zu einem Auftrag oder einer Rechnung. Optional gehen die Zahlungsinformationen zurück an ActiveCampaign, sodass du danach segmentieren kannst, wer bezahlt und wer nicht. Praktisch für alle, die Kampagnen auf Basis von Kundenverhalten steuern und nicht danach, was der Vertrieb eingetragen hat.
Wähle die ActiveCampaign-Connector, wenn dein CRM vor allem ein Marketing-Tool ist und du Rechnungsdaten in deinen Segmenten haben möchtest.
Vier Fragen, die deine Wahl bestimmen
- Wo lebt der Kunde? Wenn dein Team den ganzen Tag im CRM sitzt, muss der Zahlungsstatus dort sichtbar sein. HubSpot und Pipedrive machen das standardmäßig, Salesforce ebenfalls, ActiveCampaign optional.
- Fakturierst du aus dem CRM oder aus Exact? Alle vier machen aus einem gewonnenen Deal einen Auftrag oder eine Rechnung in Exact. Möchtest du, dass die Rechnung in Exact entsteht (und dort die Nummerierung sowie die Mehrwertsteuer erhält), dann wähle "Auftrag" und fakturiere aus Exact.
- Wie viel Maßarbeit brauchst du? Standard-Connectoren decken den Standardprozess ab. Gibt es einen eigenen Genehmigungsschritt, eine abweichende Preisstruktur oder ein zweites System dazwischen, dann ist Salesforce mit Maßarbeit der richtige Weg.
- Möchtest du darüber sprechen können? Nutzt du Exact AI Connect, dann kannst du deinem KI-Assistenten Fragen zu den verbundenen Daten stellen: "Welche gewonnenen Deals dieses Monats sind noch nicht fakturiert?" Das ersetzt die Connector nicht, sondern ist eine Schicht darüber.
Vorteile und wichtige Punkte
Der Vorteil ist einfach: einmal eingeben, und der Zahlungsstatus ist ohne Nachfragen da. Zwei Dinge solltest du vorab regeln. Sorge dafür, dass deine Beziehungen in Exact sauber sind, bevor du verbindest; eine doppelte Beziehung in Exact wird nicht von selbst zusammengeführt. Und klärt, wer was ändern darf: Wenn das CRM für Adressdaten führend ist, dann lasse niemanden diese in Exact anpassen.
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Häufig gestellte Fragen
Mit einem fertigen Connector: HubSpot, Salesforce, Pipedrive und ActiveCampaign. Alle vier legen Kontakte in Exact Online an und wandeln einen gewonnenen Deal in einen Verkaufsauftrag oder eine Rechnung um. Andere CRM-Systeme lassen sich per Individuallösung anbinden.
Bei HubSpot, Salesforce und Pipedrive ja, standardmäßig. Bei ActiveCampaign ist das eine Option, gedacht zum Segmentieren nach Zahlungsverhalten.
Der HubSpot-Connector kostet 39, 59 oder 79 Euro pro Monat, je nach Abonnement. Die anderen drei haben einen festen Monatspreis ohne Installationskosten; der aktuelle Preis steht auf der Produktseite. Alle Connectoren sind monatlich kündbar.
Wenig. Du installierst den Connector selbst, ohne technische Kenntnisse, und wählst, ob ein gewonnener Deal ein Auftrag oder eine Rechnung wird. Achte aber darauf, dass deine Kontakte in Exact sauber sind: doppelte Kontakte werden nicht automatisch zusammengeführt.
Ja, mit Exact AI Connect stellst du Fragen zu den Daten in deiner Buchhaltung, auch zu den Aufträgen und Rechnungen aus deinem CRM. Der Connector selbst bleibt nötig, um die Daten zu übertragen.
