KI für Steuerberatungskanzleien: Praxisleitfaden für die Erstellungspraxis

Donnerstagnachmittag im Büro. Morgen besprechen Sie den Entwurf des Jahresabschlusses eines Installationsbetriebs und die Akte muss heute fertig werden. Also öffnen Sie die Saldenliste, prüfen die Zwischenkonten, legen die Umsatzsteuerpositionen neben das Hauptbuch und notieren nebenbei Fragen für den Mandanten: Was bedeutet dieser Saldo auf den offenen Posten, und warum sind die Fahrzeugkosten so viel höher als im Vorjahr? Beurteilen können Sie erst, wenn die Recherche abgeschlossen ist. Und genau diese Recherche frisst den ganzen Nachmittag auf.

Genau hier wird KI für Steuerberater praktisch. Kein Chatbot mit allgemeinen Antworten, sondern ein KI-Assistent, der direkt mit der Mandantenbuchhaltung verbunden ist und Ihre Prüfungsfragen samt Buchungen beantwortet. In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die Erstellungspraxis der logische Ausgangspunkt ist, welche Aufgaben sich heute schon dafür eignen und wie Ihre Kanzlei verantwortungsvoll damit beginnt.

Warum die Erstellungspraxis der logische Ausgangspunkt ist

Bei einem Erstellungsauftrag nach NBA-Standard 4410 erstellen Sie den Jahresabschluss oder andere Finanzinformationen auf Basis der Daten, die der Unternehmer bereitstellt. Sie bringen dabei Ihr Fachwissen in Buchhaltung und Berichterstattung ein, führen aber keine Prüfung durch und geben keine Zusicherung: Es gibt keinen Bestätigungsvermerk mit Sicherheit.

Dieser Charakter macht die Erstellungspraxis besonders geeignet, um den Umgang mit KI auf Mandantendaten zu erlernen. Die Arbeit besteht zu einem großen Teil aus Abstimmen, Recherchieren und Nachfragen: Stimmen die Umsatzsteuerpositionen mit dem Hauptbuch überein, was steht auf den Zwischenkonten, welche Positionen weichen ab und welche Fragen legen Sie dem Mandanten vor. Das ist Recherche- und Vergleichsarbeit, und darin ist ein verbundener KI-Assistent stark. Die Beurteilung dessen, was dabei herauskommt, bleibt Ihr Fachgebiet.

Die Einstiegshürde ist zudem niedriger als in der Prüfungspraxis. Sie experimentieren mit Arbeit, die Sie ohnehin auf Mandantendaten ausführen, im Rahmen des Zugriffs, den Ihre Kanzlei bereits hat.

Setzen Sie KI dort ein, wo die Recherche steckt

Beantworten Sie Mandantenfragen, während der Mandant am Telefon ist

Ein Mandant ruft an: Wie viel steht noch bei seinen Debitoren offen, wie hoch war der Umsatz bisher, gibt es Spielraum für diese Investition? Normalerweise notieren Sie die Frage, recherchieren nach und mailen die Antwort. Mit einem verbundenen Assistenten stellen Sie die Frage in ganz normalem Deutsch und erhalten sofort eine Antwort, samt der zugrunde liegenden Zahlen. Die KI antwortet auf Basis der echten Buchungen in der Buchhaltung. Für die Mandantenbetreuung ist das ein stiller Gewinn: Sie klingen besser informiert, weil Sie es sind.

Lassen Sie die Akte vorbereiten: Abstimmungen und Ausreißer

Die Vorbereitung einer Erstellungsakte ist eine feste Reihe von Prüfungen. Stimmen die Umsatzsteuerpositionen mit dem Hauptbuch überein? Welche Zwischenkonten haben noch einen Saldo? Wie alt sind die offenen Debitoren und Kreditoren? Welche Hauptbuchkonten weichen dieses Jahr auffällig vom Vorjahr ab? Diese Reihe lässt sich gut als Gespräch abarbeiten. Sie fragen, der Assistent liefert die Abweichungen, und Sie entscheiden, was ein Buchungsfehler ist, was zu einer Frage an den Mandanten wird und was einfach stimmt.

Führen Sie feste Qualitätsprüfungen über die Buchhaltung durch

Derselbe Ansatz funktioniert auch außerhalb der Jahresabschlussarbeiten: ein fester Satz an Kontrollfragen pro Mandant, zum Beispiel jedes Quartal. Gibt es Buchungen auf dem Interimskonto? Gibt es Verkaufsbuchungen ohne Umsatzsteuercode? So entfernst du Unstimmigkeiten aus der Buchhaltung, bevor die Jahresabschlussarbeiten beginnen, und verteilst die Recherchearbeit über das Jahr. Eines sei aber ehrlich gesagt: Das ist ein gesteuerter Workflow pro Buchhaltung. Du wählst einen Mandanten aus, führst die Prüfungen durch und gehst zum nächsten über. Ein Knopfdruck über fünfzig Mandantenbuchhaltungen gleichzeitig ist es nicht.

Ein Büro, drei Buchhaltungspakete

Ein Büro wählt das Buchhaltungspaket selten selbst aus; der Mandant bringt es mit. Der eine Mandant arbeitet in Exact Online, der andere in Twinfield und ein dritter nutzt AFAS Profit. Der KI-Connector von iWebDevelopment gibt es deshalb für alle drei: Exact AI Connect für Exact Online, der Twinfield KI-Connector und der AFAS KI-Connector. Die Arbeitsweise ist überall gleich: verbinden, Buchhaltung auswählen, Fragen in normalem Deutsch stellen. Deine Mitarbeiter lernen eine Vorgehensweise, unabhängig vom Paket des Mandanten.

Die Autorisierung gilt dabei weiterhin pro Buchhaltung und pro Benutzer. Die KI sieht ausschließlich das, was der verbundene Mitarbeiter selbst sehen darf, nicht mehr.

Halte die Rollen sauber

Ein KI-Assistent auf Mandantendaten ist ein Hilfsmittel, kein Kollege mit Zeichnungsvollmacht. Der Assistent meldet Abweichungen und macht Vorschläge; ob etwas wirklich falsch ist, beurteilst du. Schreibaktionen, wie eine Korrekturbuchung, führt die KI nie ungefragt aus: Es geht immer ein ausdrücklicher Bestätigungsschritt voraus. Außerdem kann das Büro Schreibrechte pro Rolle einschränken oder den Connector vollständig auf Nur-Lesen setzen, mit einem Tageslimit als zusätzliche Bremse. Für ein Wirtschaftsprüfungsbüro ist das keine Nebensache, sondern der Kern: Das Werkzeug muss sich deinem Qualitätssystem anpassen, nicht umgekehrt.

Dieses Qualitätssystem steht 2026 ohnehin schon auf der Agenda. Die Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM) ersetzen die alten NVKS und folgen dem internationalen ISQM-Ansatz: Qualitätsziele festlegen, Qualitätsrisiken identifizieren und einschätzen, Kontrollmaßnahmen einrichten und das System überwachen. Büros ohne gesetzliche Prüfungslizenz, darunter die typische Erstellungspraxis, dürfen über das Übergangsrecht spätestens bis zum 1. Januar 2027 nach den NVKS arbeiten; 2026 ist damit das Implementierungsjahr, und die NBA veröffentlichte Anfang 2026 einen Stufenplan für kleine Büros. Baust du in diesem Jahr dein Qualitätssystem um, dann lege gleich fest, wie das Büro KI einsetzt: wer damit arbeitet, welche Rechte gelten und wie du mit den Ergebnissen umgehst.

Fange klein an und skaliere erst nach der Auswertung

Eine bürointerne Einführung am ersten Tag ist überhaupt nicht nötig. Wähle eine oder zwei Mandantenbuchhaltungen aus, setze den Connector auf Nur-Lesen und lasse einen erfahrenen Mitarbeiter damit die Dossiervorbereitung machen. Nach ein paar Wochen wertest du aus: Welche Kontrollfragen haben wirklich etwas gebracht, wo blieb Handarbeit nötig und was hält der Mitarbeiter selbst davon? Funktioniert es, dann skalierst du auf mehr Buchhaltungen und mehr Kollegen und eventuell auf Schreibaktionen mit Bestätigung.

Der Testzeitraum ist genau darauf ausgelegt: 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen, maximal 3 Verwaltungen während der Testphase, danach monatlich kündbar. Und für die Lieferantenbewertung in Ihrer Akte: Der Connector ist ISO 27001 zertifiziert und unabhängig einem Pentest unterzogen worden, mit öffentlichen Ergebnissen. Finanzdaten werden nur beim Analytics-Abonnement gespeichert, in einer gesicherten Analyseumgebung innerhalb der EU, die wir löschen, sobald Sie aufhören.

Häufig gestellte Fragen

Kann KI einen Jahresabschluss erstellen?

Nein. Die KI übernimmt die Abstimmungs- und Signalisierungsarbeit: Rubriken vergleichen, Abweichungen aufdecken, Übersichten erstellen. Die Erstellung selbst, einschließlich der professionellen Urteilsbildung, die Standard 4410 verlangt, bleibt Arbeit und Verantwortung des Wirtschaftsprüfers.

Darf eine Wirtschaftsprüfungskanzlei KI auf Kundendaten anwenden?

Das regeln Sie innerhalb Ihres eigenen Qualitätssystems und Ihrer Vereinbarungen mit dem Kunden. Wählen Sie in jedem Fall eine Lösung mit nachweisbarer Sicherheit: ISO 27001, einen unabhängigen Pentest und eine klare Antwort auf die Frage, was gespeichert wird und was nicht. Legen Sie fest, wer den Connector nutzt und mit welchen Rechten, dann fügt sich die Nutzung in die Kontrollmaßnahmen ein, die Sie unter der NVKM ohnehin beschreiben.

Sieht die KI alle Kundenverwaltungen gleichzeitig?

Nein. Sie arbeiten pro Verwaltung: auswählen, Fragen stellen, und für den nächsten Kunden wiederholen Sie die Prüfung. Die Autorisierung gilt pro Verwaltung und pro Nutzer, die KI sieht also nur, was der verbundene Mitarbeiter sehen darf.

Ersetzt KI den Assistenz-Buchhalter?

Nein, sie verschiebt die Arbeit. Nachschlagen und Vergleichen geht schneller, Beurteilen, Kundenkontakt und Urteilsbildung bleiben Menschenarbeit. Den Unterschied merken Sie vor allem daran, dass eine Akte früher bereitliegt für das eigentliche Erstellungsdenken.

Beispiel-Prompts für die Erstellungspraxis

Kopieren Sie diese Fragen in Ihren verbundenen KI-Assistenten und passen Sie sie an den Kunden an, der vor Ihnen liegt. Die Kontenbilanz-Frage gehört zu einer Twinfield-Verwaltung.

Gibt es in dieser Verwaltung Buchungen auf dem Interimskonto?

Zeige die Kontenbilanz von Periode 6.

Welche Sachkonten weichen dieses Jahr mehr als 25 Prozent vom Vorjahr ab?

Stelle die Abstimmungsprüfungen für die Akte zusammen: USt-Rubriken, Zwischenkonten, Debitoren-/Kreditoren-Alter.

Möchten Sie es selbst ausprobieren? Starten Sie kostenlos mit Exact AI Connect →