EU-KI-Verordnung: Was muss Ihr KMU 2026 regeln?

KI-Regeln seit August 2026: Was jetzt gilt und was verschoben wurde

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung (AI Act). Die strengsten Regeln für Hochrisikosysteme wurden im Juli 2026 mit dem Digital Omnibus auf Dezember 2027 und August 2028 verschoben. Nutzt du KI-Tools in deinem Unternehmen? Dann hast du mit Regeln rund um Transparenz, Dokumentation und Wissen in deinem Team zu tun. Für die meisten KMU sind die Pflichten überschaubar. In diesem Artikel liest du, was jetzt gilt, was du tun kannst und wie deine Buchhaltungssoftware dir dabei helfen kann.

Aktualisiert am 7. September 2026: der Digital Omnibus (Verschiebung der Hochrisiko-Regeln), die Kennzeichnungsfrist vom 2. Dezember 2026, die niederländische Aufsicht und Leitfaden 2 von NBA und NOREA.

Was beinhaltet die EU-KI-Verordnung?

Der AI Act ist die erste umfassende KI-Gesetzgebung der Welt. Das Ziel: KI-Systeme zuverlässig und sicher machen, ohne Innovation zu blockieren. Das Gesetz teilt KI-Systeme in vier Risikostufen ein:

Wo fällst du als KMU-Unternehmer hinein?

Die meisten KMU nutzen KI-Tools mit begrenztem Risiko, etwa Chatbots, KI-Assistenten für deine Verwaltung oder automatisierte Analysen. Ein KI-Assistent für deine Buchhaltung fällt nicht unter das hohe Risiko: Anhang III des Gesetzes nennt Anwendungen wie Personalbeschaffung, Kreditbewertung, Bildung und kritische Infrastruktur. Für KI mit begrenztem Risiko gelten drei Pflichten:

Transparenzpflicht

Lass Nutzer wissen, dass sie mit einem KI-System kommunizieren. Generierst du KI-Inhalte für dein Unternehmen? Dann mache deutlich, dass sie von KI erstellt wurden. Diese Pflicht (Artikel 50) gilt seit dem 2. August 2026 und wurde nicht verschoben. Am 2. Dezember 2026 endet zudem die Übergangsregelung für bereits bestehende Systeme, die synthetische Inhalte generieren: Ihre Ausgabe muss ab dann maschinenlesbar gekennzeichnet sein.

Dokumentationspflicht

Halte fest, welche KI-Systeme du nutzt, wofür du sie einsetzt und welche Maßnahmen du triffst, um Risiken zu begrenzen.

KI-Kompetenz

Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, müssen über ausreichend Wissen verfügen, um sie verantwortungsvoll zu nutzen. Das muss keine formelle Ausbildung sein. Eine interne Anleitung oder eine kurze Schulung reicht aus. Diese Pflicht (Artikel 4) gilt bereits seit dem 2. Februar 2025.

Was musst du tun? Vier Schritte

1. Erfasse deinen KI-Einsatz

Erstelle eine Liste aller KI-Tools, die dein Unternehmen nutzt:

• ChatGPT, Claude oder andere KI-Assistenten
• Automatisierte Analysen oder Berichte
• Chatbots auf deiner Website
• KI-Funktionen in bestehender Software (wie deiner Buchhaltungssoftware)

2. Bestimme die Risikostufe

Ordne jedes Tool der richtigen Risikokategorie zu. Für die meisten geschäftlichen Anwendungen (Verwaltung, Kundenservice, Analysen) gilt: begrenztes Risiko.

3. Halten Sie alles fest

Dokumentieren Sie pro KI-Tool:

• Was es tut und wofür Sie es einsetzen
• Welche Daten es verarbeitet
• Wer Zugriff darauf hat
• Welche Maßnahmen Sie ergreifen (Bestätigung bei Änderungen, Festhalten von Aktionen usw.)

4. Informieren Sie Ihr Team

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter wissen:

• Welche KI-Tools verfügbar sind
• Wie sie diese verantwortungsvoll nutzen
• Was die Einschränkungen sind
• Wo sie sich mit Fragen hinwenden können

Wie hilft ein guter KI-Connector bei der Compliance?

Ein professionell eingerichteter KI-Connector mit Ihrer Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen einen Teil der Verpflichtungen bereits ab. Möchten Sie wissen, wie ein solcher Connector Ihre Daten schützt? Lesen Sie unseren Artikel über die Sicherheit von Buchhaltungsdaten bei KI-Connectoren.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die ihren KI-Connector gut einrichten, bereits den Großteil der Verpflichtungen erfüllen, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Für Buchhalter gilt seit dem 1. Juni 2026 zudem die Leitlinie 2 "KI angewendet" von NBA und NOREA: KI darf keine Blackbox sein, mit Anforderungen an Validierung, Reproduzierbarkeit und Dokumentation. Ein Connector, der jede Änderung zunächst bestätigen lässt und eine Prüfspur führt, passt genau dazu.

Was kostet es, wenn Sie nicht compliant sind?

Die Bußgelder sind hoch:

• Bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des Jahresumsatzes für verbotene KI-Systeme
• Bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % für sonstige Verstöße
• Bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1,5 % für die Bereitstellung falscher Informationen

Für den Mittelstand gelten niedrigere Höchstbeträge, doch das Signal ist deutlich: Nehmen Sie die Regeln ernst.

Zeitplan

In den Niederlanden üben die Autoriteit Persoonsgegevens und die Rijksinspectie Digitale Infrastructuur die zentrale Aufsicht aus, neben den sektoralen Aufsichtsbehörden; das Umsetzungsgesetz zur KI-Verordnung befand sich im Frühjahr 2026 in der Konsultation.

Beginnen Sie noch heute

Die EU-KI-Verordnung erfordert Vorbereitung, doch für die meisten KMU sind die Schritte überschaubar: Transparenz, Dokumentation und Grundwissen im Team. Beginnen Sie jetzt mit der Bestandsaufnahme. Die Transparenzpflicht gilt bereits, die Regeln für hohes Risiko folgen 2027 und 2028.

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