Hoe Intra Lighting met AI grip houdt op inkoop in AFAS

Intra Lighting ontwerpt en produceert architecturale verlichting en slimme lichtoplossingen voor kantoren, retail, hotels en projecten wereldwijd. Het bedrijf begon in 1989 in Slovenië en heeft inmiddels eigen productielocaties in Slovenië, Kroatië en Servië, met vestigingen in onder meer Nederland. Vanuit het Nederlandse kantoor bedient het team klanten in de Benelux. Al die inkoop en verkoop loopt via AFAS.

De uitdaging: elke orderbevestiging handmatig nalopen

Voor elke inkooporder die Intra Lighting plaatst, komt er een orderbevestiging terug van de fabrikant. Die moet precies aansluiten op wat er in AFAS staat. Het team legde daarom elke orderbevestiging regel voor regel naast de inkooporder. Bij een paar regels is dat te overzien, maar bij een bevestiging van meerdere pagina's wordt het tijdrovend en foutgevoelig. En juist de kleine afwijkingen zijn het belangrijkst om te vinden.

Bestel je 3.000 stuks en worden er 4.000 bevestigd, dan scheelt dat maar één cijfer. Toch is dat precies het soort fout dat er niet doorheen mag glippen. Bovendien werkt elke leverancier net even anders, en veel van die kennis zat in de hoofden van het team.

"Dat is precies het lastige. Misschien begrijpt Claude dat zelfs beter dan wij af en toe."

Stefan, Accountmanager @ Intra Lighting

Intra Lighting zocht een manier om die controle betrouwbaarder en sneller te maken, zonder het overzicht uit handen te geven.

De oplossing: AI die rechtstreeks met AFAS samenwerkt

Intra Lighting koos voor iWeb AI Connect voor AFAS. Die koppeling verbindt een AI-assistent veilig met AFAS. Het team sleept een orderbevestiging in de chat en de AI doet de rest: de bevestiging uitlezen, de bijbehorende inkooporder in AFAS opzoeken, alles vergelijken en na akkoord de inkooporder bijwerken.

Het werd meer dan alleen een koppeling installeren. iWeb begeleidde het team van eerste demo tot dagelijks gebruik: samen de koppeling inrichten, de werkwijze van Intra Lighting vertalen naar vaste AI-werkprocedures en die in een paar sessies live testen met echte orderbevestigingen. Daarmee doet de AI nu:

• Orderbevestigingen controleren. Elke regel wordt automatisch vergeleken met de inkooporder in AFAS. Afwijkingen staan direct overzichtelijk op een rij.
• AFAS bijwerken na akkoord. Klopt alles, dan werkt de AI de inkooporder bij, precies zoals het team dat zelf zou doen.
• Meerdere tegelijk verwerken. Tien orderbevestigingen in één keer in de chat slepen kan ook. De AI werkt ze één voor één af.
• Verkooporders aanmaken. Een bestelling van een klant, als PDF of als tekst, wordt in één keer een verkooporder in AFAS.

Veilig en altijd onder controle

Een AI die in de administratie meekijkt, roept terecht vragen op. iWeb AI Connect is puur een doorgeefluik tussen de AI-assistent en AFAS en slaat zelf geen data op. Intra Lighting bepaalt zelf welke gegevens gelezen en bijgewerkt mogen worden, elke actie is zichtbaar en schrijfacties gebeuren pas na akkoord. De koppeling is onafhankelijk gepentest en valt onder de ISO 27001-certificering van iWebDevelopment.

De impact: betrouwbaarder en sneller

Het grootste verschil zit in de betrouwbaarheid. Waar het team eerder zelf alles moest naast elkaar leggen en uitrekenen, doet de AI dat nu consequent voor elke regel en laat het daarbij zien waarom.

"Dit is eigenlijk solider dan hoe wij het soms zelf doen."

Stefan, Accountmanager @ Intra Lighting

Het proces bijstellen is bovendien eenvoudig. Een nieuwe afspraak met een leverancier of een extra controle typt het team gewoon in het Nederlands in de chat, en de werkprocedure past zich aan. De dagelijkse routine is daarmee simpel geworden: orderbevestigingen in de chat slepen, de resultaten nalopen en akkoord geven.

De volgende stap: ook de verkoopkant

Met de inkoopcontrole als stevige basis bouwt Intra Lighting verder. Ook het aanmaken van verkooporders staat klaar, en de volgende stap is om klanten bij een gewijzigde levering automatisch een conceptmail te kunnen sturen. Hoe vaker het team met de AI werkt, hoe meer ideeën er ontstaan om ook andere processen in AFAS slimmer te maken.

Wil jij ook AI laten meewerken in AFAS?

Bij iWebDevelopment helpen we bedrijven zoals Intra Lighting om AI veilig en praktisch in te zetten in hun administratie. Of het nu gaat om inkoopcontrole, verkooporders of rapportages in AFAS of Exact Online: wij richten het samen met je in, vertalen jouw werkwijze naar heldere AI-werkprocedures en blijven meedenken als je verder wilt.

Benieuwd wat AI voor jouw processen kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.