Comment Intra Lighting garde la maîtrise de ses achats dans AFAS grâce à l'IA

Intra Lighting conçoit et fabrique de l'éclairage architectural et des solutions d'éclairage intelligentes pour les bureaux, le commerce de détail, l'hôtellerie et des projets dans le monde entier. L'entreprise a vu le jour en 1989 en Slovénie et dispose désormais de ses propres sites de production en Slovénie, en Croatie et en Serbie, avec des établissements notamment aux Pays-Bas. Depuis le bureau néerlandais, l'équipe sert les clients du Benelux. Tous ces achats et ventes passent par AFAS.

Le défi : vérifier manuellement chaque confirmation de commande

Pour chaque commande d'achat que passe Intra Lighting, le fabricant renvoie une confirmation de commande. Celle-ci doit correspondre exactement à ce qui figure dans AFAS. L'équipe comparait donc chaque confirmation de commande ligne par ligne avec la commande d'achat. Avec quelques lignes, cela reste gérable, mais une confirmation de plusieurs pages devient longue et sujette aux erreurs. Et ce sont justement les petits écarts qu'il est le plus important de repérer.

Si vous commandez 3.000 pièces et qu'on en confirme 4.000, cela ne change qu'un seul chiffre. C'est pourtant exactement le genre d'erreur qui ne doit pas passer inaperçue. De plus, chaque fournisseur travaille un peu différemment, et une grande partie de ces connaissances se trouvait dans la tête de l'équipe.

« C'est justement là que réside la difficulté. Claude le comprend peut-être même parfois mieux que nous. »

Stefan, Accountmanager @ Intra Lighting

Intra Lighting cherchait un moyen de rendre ce contrôle plus fiable et plus rapide, sans perdre la vue d'ensemble.

La solution : une IA qui collabore directement avec AFAS

Intra Lighting a opté pour iWeb AI Connect pour AFAS. Ce connector relie en toute sécurité un assistant IA à AFAS. L'équipe glisse une confirmation de commande dans le chat et l'IA fait le reste : lire la confirmation, retrouver la commande d'achat correspondante dans AFAS, tout comparer et, après validation, mettre à jour la commande d'achat.

Cela a été plus qu'une simple installation d'un connector. iWeb a accompagné l'équipe de la première démonstration à l'usage quotidien : configurer ensemble le connector, traduire la méthode de travail d'Intra Lighting en procédures IA fixes et les tester en direct en quelques sessions avec de vraies confirmations de commande. L'IA accomplit désormais les tâches suivantes :

• Vérifier les confirmations de commande. Chaque ligne est automatiquement comparée à la commande d'achat dans AFAS. Les écarts sont immédiatement présentés de façon claire.
• Mettre à jour AFAS après validation. Si tout est correct, l'IA met à jour la commande d'achat, exactement comme l'équipe le ferait elle-même.
• Traiter plusieurs confirmations à la fois. Il est aussi possible de glisser dix confirmations de commande en une seule fois dans le chat. L'IA les traite une par une.
• Créer des commandes de vente. La commande d'un client, en PDF ou en texte, devient en une seule fois une commande de vente dans AFAS.

Sécurisé et toujours sous contrôle

Une IA qui consulte l'administration soulève, à juste titre, des questions. iWeb AI Connect est purement un relais entre l'assistant IA et AFAS et ne stocke aucune donnée lui-même. Intra Lighting détermine elle-même quelles données peuvent être lues et mises à jour, chaque action est visible et les écritures n'ont lieu qu'après validation. Le connector a été soumis à un test d'intrusion indépendant et relève de la certification ISO 27001 d'iWebDevelopment.

L'impact : plus fiable et plus rapide

La plus grande différence réside dans la fiabilité. Là où l'équipe devait auparavant tout comparer et calculer elle-même, l'IA le fait désormais de manière cohérente pour chaque ligne tout en montrant pourquoi.

"C'est en fait plus solide que la façon dont nous le faisons parfois nous-mêmes."

Stefan, Account manager @ Intra Lighting

Ajuster le processus est par ailleurs simple. Un nouvel accord avec un fournisseur ou un contrôle supplémentaire, l'équipe le saisit simplement en néerlandais dans le chat, et la procédure de travail s'adapte. La routine quotidienne est ainsi devenue simple : glisser les confirmations de commande dans le chat, vérifier les résultats et donner son accord.

L'étape suivante : aussi le côté vente

Avec le contrôle des achats comme base solide, Intra Lighting continue de construire. La création de commandes de vente est également prête, et l'étape suivante consiste à pouvoir envoyer automatiquement un projet d'e-mail aux clients en cas de livraison modifiée. Plus l'équipe travaille avec l'IA, plus naissent d'idées pour rendre d'autres processus dans AFAS plus intelligents.

Vous souhaitez aussi faire collaborer l'IA dans AFAS ?

Chez iWebDevelopment, nous aidons des entreprises comme Intra Lighting à déployer l'IA de manière sûre et pratique dans leur administration. Qu'il s'agisse du contrôle des achats, des commandes de vente ou des rapports dans AFAS ou Exact Online, nous mettons tout en place avec vous, traduisons votre méthode de travail en procédures d'IA claires et restons à vos côtés pour réfléchir si vous voulez aller plus loin.

Curieux de savoir ce que l'IA peut apporter à vos processus ? Contactez-nous pour un entretien sans engagement. Nous réfléchissons volontiers avec vous.