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Le gouffre à temps caché : le traitement manuel des relevés bancaires coûte 2 heures par semaine
Deux heures par semaine à traiter des relevés bancaires, cela semble gérable. Sur une année, cela représente 100 heures. Découvrez le calcul et voyez combien vous pouvez économiser.
Deux heures par semaine. C'est le temps moyen qu'un entrepreneur ou un comptable de PME consacre au traitement manuel des relevés bancaires. Pas à l'analyse, pas au conseil, pas à un travail qui apporte de la valeur, mais au téléchargement, à l'importation, au contrôle et à la correction.
Sur une année, cela représente 104 heures. Treize journées de travail complètes. Consacrées à une tâche entièrement automatisable grâce à un connector bancaire moderne.
Où passe exactement ce temps ?
Cela ne donne pas l'impression de deux heures. C'est là que réside le piège. Chaque étape isolée ne dure qu'un instant. Mais quand on additionne le tout, on est surpris.
Voici la répartition du temps pour une PME moyenne disposant de deux comptes bancaires et d'environ 150 écritures par semaine :
| Étape | Temps par opération | Fréquence | Temps par semaine |
|---|---|---|---|
| Se connecter à la banque | 2 min | 2x par semaine | 4 min |
| Sélectionner la bonne période et télécharger | 3 min | 2x par semaine | 6 min |
| Importer le fichier dans le logiciel de comptabilité | 3 min | 2x par semaine | 6 min |
| Vérifier que toutes les écritures ont été chargées | 5 min | 2x par semaine | 10 min |
| Rapprocher les écritures avec les postes ouverts | 35 min | 2x par semaine | 70 min |
| Corriger les erreurs et les exceptions | 15 min | 2x par semaine | 30 min |
| Total | 126 min |
Plus de deux heures. Par semaine. Par administration.
La question de l'échelle : combien d'administrations gérez-vous ?
Pour un entrepreneur qui dirige sa propre entreprise, deux heures par semaine, c'est déjà beaucoup. Mais pour un cabinet comptable, cela se multiplie rapidement.
| Scénario | Administrations | Heures par semaine | Heures par an |
|---|---|---|---|
| Indépendant / petite entreprise | 1 | 2 | 104 |
| PME avec plusieurs entités | 3 | 6 | 312 |
| Cabinet comptable (petit) | 10 | 20 | 1.040 |
| Cabinet comptable (moyen) | 25 | 50 | 2.600 |
Un cabinet comptable de taille moyenne consacre 2.600 heures par an au traitement des relevés bancaires. Cela représente un équivalent temps plein et demi. Un collaborateur complet, plus un demi, occupé à temps plein à télécharger, importer et contrôler.
Combien cela coûte-t-il en euros ?
Mettons-y un prix.
Avec un tarif horaire interne de 40 euros pour un collaborateur administratif :
| Scénario | Heures par an | Coût par an |
|---|---|---|
| 1 administration | 104 | 4.160 euros |
| 3 administrations | 312 | 12.480 euros |
| 10 administrations | 1.040 | 41.600 euros |
| 25 administrations | 2.600 | 104.000 euros |
Avec un tarif comptable externe de 75 euros par heure, les montants grimpent d'autant. Un comptable qui traite manuellement quinze clients y consacre chaque année plus de 100.000 euros de temps de travail.
Les 70 à 85 pour cent que vous pouvez économiser
Une étude de HighRadius sur l'automatisation des processus financiers montre que les entreprises réalisent une économie de temps de 70 à 85 pour cent lorsqu'elles importent automatiquement leurs relevés bancaires.
D'où vient cette économie ?
Le téléchargement et l'importation disparaissent entièrement : Un connector bancaire automatique récupère les transactions sans intervention humaine. Cela permet d'économiser les 26 premières minutes par semaine dans notre exemple.
Le contrôle devient plus simple : Comme il n'y a pas de transfert manuel de fichiers, les erreurs d'importation disparaissent. Pas d'importations en double, pas de périodes manquantes. Les 10 minutes de contrôle par semaine deviennent un coup d'œil rapide de 2 minutes.
Le rapprochement va plus vite : Avec des transactions bancaires actuelles et un rapprochement intelligent sur les références de paiement, le lien entre les mutations et les factures est en partie automatisé. Les 70 minutes par semaine tombent à 15 ou 20 minutes. Seules les exceptions demandent de l'attention.
Le travail de correction diminue fortement : Moins d'étapes manuelles signifie moins d'erreurs. Les 30 minutes par semaine se réduisent à 5 minutes.
Total après automatisation : environ 30 minutes par semaine au lieu de 126 minutes. Une économie de 76 pour cent, en plein milieu de la fourchette de 70 à 85 pour cent indiquée par l'étude.
Que pouvez-vous faire de ce temps libéré ?
96 minutes par semaine. Près de 83 heures par an. Par administration.
C'est du temps que vous pouvez consacrer à un travail qui apporte réellement de la valeur :
- Gestion des débiteurs Appeler activement les clients qui paient en retard au lieu d'envoyer des rappels de façon réactive.
- Analyse financière Repérer les tendances, surveiller les marges, reconnaître les schémas saisonniers.
- Conseil aux clients Pour les cabinets comptables : plus de temps pour les entretiens de conseil, moins pour le traitement administratif.
- Tout simplement travailler moins Deux heures par semaine récupérées, c'est un demi après-midi. Chaque heure ne doit pas être remplie par un autre travail.
L'investissement
Un connector bancaire automatique coûte à partir de 7,50 euros par mois. Mettons cela en balance avec l'économie réalisée.
Pour une seule administration :
- Coût du connector bancaire : 90 euros par an
- Économie de temps de travail : 83 heures x 40 euros = 3.320 euros par an
- ROI : 3.589 pour cent
Vous récupérez votre investissement dès la première semaine de travail.
Pour un cabinet comptable avec 10 administrations :
- Coût du connector bancaire : 900 euros par an
- Économie de temps de travail : 830 heures x 40 euros = 33.200 euros par an
- ROI : 3.589 pour cent
Le rapport reste identique, mais les montants absolus deviennent impressionnants.
Comment commencer ?
Le passage est plus simple que la plupart des gens ne le pensent. Un connector bancaire automatique est opérationnel en une journée. Vous reliez votre compte bancaire via la connexion PSD2 sécurisée de votre banque et les transactions arrivent automatiquement dans votre comptabilité.
Il fonctionne avec plus de 1.800 banques, non seulement ABN AMRO, ING et Rabobank, mais aussi des banques internationales. Pratique si votre entreprise utilise plusieurs devises ou possède des comptes à l'étranger.
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