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Der versteckte Zeitfresser: die manuelle Verarbeitung von Kontoauszügen kostet 2 Stunden pro Woche
Zwei Stunden pro Woche für die Verarbeitung von Kontoauszügen klingt überschaubar. Über ein Jahr gerechnet sind das 100 Stunden. Sehen Sie sich die Rechnung an und finden Sie heraus, wie viel Sie sparen können.
Zwei Stunden pro Woche. So viel Zeit wendet ein mittelständischer Unternehmer oder Buchhalter im Schnitt für die manuelle Verarbeitung von Kontoauszügen auf. Nicht für Analyse, nicht für Beratung, nicht für Arbeit, die einen Mehrwert schafft, sondern für Herunterladen, Importieren, Prüfen und Korrigieren.
Auf ein Jahr gerechnet sind das 104 Stunden. Dreizehn volle Arbeitstage. Investiert in eine Aufgabe, die sich mit einer modernen Bankverbindung vollständig automatisieren lässt.
Wo steckt diese Zeit genau?
Es fühlt sich nicht nach zwei Stunden an. Das ist das Tückische daran. Jeder einzelne Schritt dauert nur kurz. Aber wenn man alles zusammenrechnet, erschrickt man.
Hier ist die Zeitaufschlüsselung für ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen mit zwei Bankkonten und rund 150 Buchungen pro Woche:
| Schritt | Zeit pro Mal | Häufigkeit | Zeit pro Woche |
|---|---|---|---|
| Bei der Bank anmelden | 2 Min. | 2x pro Woche | 4 Min. |
| Richtigen Zeitraum auswählen und herunterladen | 3 Min. | 2x pro Woche | 6 Min. |
| Datei in die Buchhaltungssoftware importieren | 3 Min. | 2x pro Woche | 6 Min. |
| Prüfen, ob alle Buchungen geladen wurden | 5 Min. | 2x pro Woche | 10 Min. |
| Buchungen mit offenen Posten abgleichen | 35 Min. | 2x pro Woche | 70 Min. |
| Fehler und Ausnahmen korrigieren | 15 Min. | 2x pro Woche | 30 Min. |
| Gesamt | 126 Min. |
Gut zwei Stunden. Pro Woche. Pro Buchhaltung.
Die Frage der Skalierung: Wie viele Buchhaltungen betreust du?
Für einen Unternehmer mit eigenem Betrieb sind zwei Stunden pro Woche schon viel. Aber für ein Buchhaltungsbüro vervielfacht sich das schnell.
| Szenario | Buchhaltungen | Stunden pro Woche | Stunden pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Selbstständiger / kleiner Betrieb | 1 | 2 | 104 |
| Mittelstand mit mehreren Einheiten | 3 | 6 | 312 |
| Buchhaltungsbüro (klein) | 10 | 20 | 1.040 |
| Buchhaltungsbüro (mittelgroß) | 25 | 50 | 2.600 |
Ein mittelgroßes Buchhaltungsbüro wendet 2.600 Stunden pro Jahr für die Verarbeitung von Kontoauszügen auf. Das sind anderthalb Vollzeitstellen. Ein kompletter Mitarbeiter, plus ein halber, der in Vollzeit mit Herunterladen, Importieren und Prüfen beschäftigt ist.
Was kostet das in Euro?
Hängen wir mal ein Preisschild daran.
Bei einem internen Stundensatz von 40 Euro für einen Verwaltungsmitarbeiter:
| Szenario | Stunden pro Jahr | Kosten pro Jahr |
|---|---|---|
| 1 Buchhaltung | 104 | 4.160 Euro |
| 3 Buchhaltungen | 312 | 12.480 Euro |
| 10 Buchhaltungen | 1.040 | 41.600 Euro |
| 25 Buchhaltungen | 2.600 | 104.000 Euro |
Bei einem externen Buchhaltungssatz von 75 Euro pro Stunde fallen die Beträge entsprechend höher aus. Ein Buchhalter, der fünfzehn Kunden manuell verarbeitet, gibt dafür jährlich mehr als 100.000 Euro an Arbeitszeit aus.
Die 70 bis 85 Prozent, die du einsparen kannst
Untersuchungen von HighRadius zur Automatisierung von Finanzprozessen zeigen, dass Unternehmen 70 bis 85 Prozent Zeitersparnis erreichen, wenn sie Kontoauszüge automatisch importieren.
Woher kommt diese Ersparnis?
Herunterladen und Importieren entfällt vollständig: Ein automatischer Bankconnector holt Transaktionen ohne menschliches Zutun ab. Das spart in unserem Beispiel die ersten 26 Minuten pro Woche.
Kontrollieren wird einfacher: Weil es keine manuelle Dateiübertragung gibt, fallen Importfehler weg. Keine doppelten Importe, keine fehlenden Perioden. Die 10 Minuten Kontrolle pro Woche werden zu einem kurzen Blick von 2 Minuten.
Zuordnen geht schneller: Mit aktuellen Banktransaktionen und intelligentem Abgleich anhand von Zahlungsreferenzen wird das Zuordnen von Buchungen zu Rechnungen teilweise automatisiert. Die 70 Minuten pro Woche sinken auf 15 bis 20 Minuten. Nur die Ausnahmen erfordern noch Aufmerksamkeit.
Korrekturarbeit sinkt drastisch: Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Fehler. Die 30 Minuten pro Woche schrumpfen auf 5 Minuten.
Insgesamt nach der Automatisierung: etwa 30 Minuten pro Woche statt 126 Minuten. Eine Ersparnis von 76 Prozent, mitten in der Spanne von 70 bis 85 Prozent, die die Untersuchung angibt.
Was kannst du mit der freigewordenen Zeit anfangen?
96 Minuten pro Woche. Fast 83 Stunden pro Jahr. Pro Buchhaltung.
Das ist Zeit, die du für Arbeit einsetzen kannst, die wirklich Mehrwert schafft:
- Debitorenverwaltung Aktiv Kunden anrufen, die zu spät zahlen, statt reaktiv Mahnungen zu verschicken.
- Finanzanalyse Trends erkennen, Margen im Blick behalten, Saisonmuster erkennen.
- Beratung von Kunden Für Buchhaltungsbüros: mehr Zeit für Beratungsgespräche, weniger für administrative Verarbeitung.
- Einfach weniger arbeiten Zwei Stunden pro Woche zurück sind ein halber Nachmittag. Nicht jede Stunde muss mit anderer Arbeit gefüllt werden.
Die Investition
Ein automatischer Bankconnector kostet ab 7,50 Euro pro Monat. Stellen wir das der Ersparnis gegenüber.
Für eine einzelne Buchhaltung:
- Kosten Bankconnector: 90 Euro pro Jahr
- Ersparnis an Arbeitszeit: 83 Stunden x 40 Euro = 3.320 Euro pro Jahr
- ROI: 3.589 Prozent
Du verdienst die Investition in der ersten Arbeitswoche zurück.
Für ein Buchhaltungsbüro mit 10 Buchhaltungen:
- Kosten Bankconnector: 900 Euro pro Jahr
- Ersparnis an Arbeitszeit: 830 Stunden x 40 Euro = 33.200 Euro pro Jahr
- ROI: 3.589 Prozent
Das Verhältnis bleibt gleich, aber die absoluten Beträge werden beeindruckend.
Wie fängst du an?
Der Umstieg ist einfacher, als die meisten Menschen erwarten. Ein automatischer Bankconnector ist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Du verbindest dein Bankkonto über die sichere PSD2-Verbindung deiner Bank und die Transaktionen fließen automatisch in deine Buchhaltung.
Er funktioniert mit mehr als 1.800 Banken, nicht nur ABN AMRO, ING und Rabobank, sondern auch internationalen Banken. Praktisch, wenn dein Unternehmen mehrere Währungen nutzt oder ausländische Konten hat.
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