Dein Kundenbetreuer weiß nicht, welche Rechnungen offen sind, eine verpasste Chance

Das Telefongespräch beginnt gut. Ihr Kundenbetreuer ruft einen großen Kunden für die jährliche Vertragsverlängerung an. Gut vorbereitet, neuer Angebotswert ausgearbeitet, Upsell-Chance erkannt. Dann sagt der Kunde: "Lassen Sie uns zuerst über die 15.000 Euro sprechen, die seit drei Monaten offen sind." Stille. Ihr Kundenbetreuer wusste von nichts.

Das passiert, wenn offene Rechnungen in Ihrem CRM nicht sichtbar sind. Der Vertrieb telefoniert munter weiter, während die Finanzabteilung ein ganz anderes Bild von der Kundenbeziehung hat. Das Ergebnis: unangenehme Gespräche, verpasste Signale und im schlimmsten Fall Umsatz, den Sie nie wiedersehen. Lesen Sie mehr über die Salesforce-Integrationsmöglichkeiten, um das zu verhindern.

Die Kluft zwischen Vertrieb und Finanzen

In den meisten Organisationen leben Vertrieb und Finanzen in getrennten Welten. Der Vertrieb arbeitet im CRM: HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Die Finanzabteilung arbeitet in Exact Online. Die Daten überschneiden sich kaum.

Das führt zu Situationen, die jeder kennt, aber niemand löst:

Die Vertragsverlängerung: Ihr Kundenbetreuer bereitet ein Angebot mit 10 % Rabatt vor, um den Kunden zu halten. Was er nicht sieht: Der Kunde hat drei offene Rechnungen und zahlt strukturell zu spät. Die Finanzabteilung blockiert den Deal und der Vertrieb ist frustriert, denn diese Information hätte er vorab gebraucht.

Der Upsell, der kein Upsell ist: Ein Kollege ruft begeistert wegen einer Erweiterung der Dienstleistung an. Der Kunde reagiert kühl. Logisch, denn er hat gerade eine Zahlungserinnerung erhalten. Ihr Kundenbetreuer hätte das wissen müssen, bevor er anrief.

Die Support-Eskalation: Ein Kunde ruft verärgert wegen eines technischen Problems an. Der Support setzt alles daran, es zu lösen. Was niemand im Team sieht: Dieser Kunde zahlt schon seit 90 Tagen nicht. Die Dringlichkeit, mit der Sie dieses Problem angehen, wäre eine andere, wenn Sie das gewusst hätten.

Welche Daten fehlen Ihrem Vertriebsteam?

In Exact Online steht alles, was Sie brauchen. Das Problem ist, dass diese Daten nicht bei den Menschen ankommen, die Kundengespräche führen.

Das sollten Ihre Kundenbetreuer sehen, bevor sie einen Kunden anrufen:

• Offene Rechnungen: die Forderungen mit dem Status Offen (20) oder Zur Zahlung ausgewählt (30). Nicht nur der Betrag, sondern auch, wie lange er bereits offen ist.
• Zahlungshistorie: zahlt dieser Kunde im Durchschnitt pünktlich oder strukturell 30 Tage zu spät?
• Kreditlimit: ist ein Limit festgelegt und wie nah ist der Kunde daran?
• Letztes Zahlungsdatum: wann hat dieser Kunde zuletzt tatsächlich gezahlt?

Ohne diese Informationen führt der Vertrieb Gespräche auf Basis eines unvollständigen Kundenbildes. Das ist kein Vorwurf an Ihr Team, sondern ein Systemproblem.

Was das kostet

Die Zahlen sind eindeutig. Laut dem statistischen Amt werden im Durchschnitt 12 % der offenen Forderungen uneinbringlich. Je länger eine Rechnung offen ist, desto geringer ist die Chance, dass Sie den Betrag noch erhalten.

Frühzeitiges Eingreifen macht einen großen Unterschied. Unternehmen, die Zahlungsrückstände früh erkennen und aktiv darauf reagieren, verzeichnen bis zu 40 % mehr Erfolg beim Eintreiben offener Beträge.

Und dann ist da noch der weniger messbare Schaden. Ein Kundenbetreuer, der zwei bis drei Mal pro Woche ein Gespräch führt, ohne zu wissen, dass ein Zahlungsproblem besteht, schädigt die Beziehung. Nicht absichtlich, aber die Wirkung ist dieselbe. Der Kunde denkt: "Sie wissen nicht einmal, dass ich ein Problem mit ihren Rechnungen habe."

Wie das je CRM aussieht

Die Lösung ist konzeptionell einfach: Sorgen Sie dafür, dass Rechnungsdaten aus Exact Online in Ihrem CRM sichtbar werden. Die Umsetzung unterscheidet sich je nach Plattform.

HubSpot

HubSpot arbeitet mit Custom Properties auf Company- und Deal-Ebene. Sie können Felder für offenen Betrag, älteste offene Rechnung und Zahlungsscore anlegen. Über einen Connector mit Exact Online synchronisieren Sie den Rechnungsstatus zurück nach HubSpot, sodass der Vertrieb in seiner eigenen Umgebung sieht, wie es steht.

iWebDevelopment bietet einen Standardconnector, der diese Daten automatisch zurücksynchronisiert. Keine manuelle Arbeit, kein Export-Import-Zyklus.

Salesforce

Salesforce verfügt über Custom Fields auf Account- und Opportunity-Ebene. Für Enterprise-Organisationen ist die Kombination mit Agentforce und Data 360 interessant, diese Schicht aggregiert Kundendaten über alle Salesforce Clouds hinweg. Doch diese Aggregation ist nur dann wertvoll, wenn auch ERP-Daten einfließen. Ohne den Connector mit Exact Online fehlt Data 360 das finanzielle Gesamtbild.

Pipedrive

Pipedrive richtet sich an den Mittelstand und verfügt über eine Invoicing App Extension mit einer eigenen Status-API. Custom Fields auf Organisations- und Deal-Ebene geben Ihrem Team Einblick in offene Beträge. Der Connector synchronisiert Aktualisierungen des Rechnungsstatus direkt zurück nach Pipedrive.

Was ändert sich, wenn Sie das lösen?

Der Unterschied liegt nicht in der Technologie. Der Unterschied liegt in den Gesprächen, die Ihr Team führt.

Ein Kundenbetreuer, der vor dem Anruf sieht, dass 8.000 Euro offen stehen, beginnt das Gespräch anders. Nicht mit einem Upsell, sondern mit: "Ich sehe, dass noch ein paar Rechnungen offen sind, kann ich dabei helfen?" Das ist kein unangenehmer Moment. Das ist proaktiver Service.

Finance muss dem Vertrieb nicht mehr hinterhertelefonieren, um Deals zu blockieren. Die Information steht direkt im CRM, sichtbar für jeden, der sie braucht.

Und Sie vermeiden das schlimmste Szenario: einen Kunden, der monatelang nicht zahlt, während Ihr Team fröhlich weiterarbeitet, als wäre nichts.

Worauf Sie achten sollten

Ein Connector zwischen Ihrem ERP und CRM berührt finanzielle Kundendaten. Wählen Sie einen Anbieter, der ISO 27001-zertifiziert ist und als offizieller Exact Online Partner den richtigen Zugang und das nötige Wissen hat. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation automatisch läuft, denn ein Connector, den Sie manuell auslösen müssen, löst das Problem nicht.

Der Connector muss monatlich kündbar sein. Wenn er für Ihr Team nicht funktioniert, sollten Sie ihn ohne Umstände wieder loswerden können.

Es beginnt bei der Sichtbarkeit

Die Kluft zwischen Vertrieb und Finance ist kein menschliches Problem. Es ist ein Datenproblem. Ihre Kundenbetreuer wollen die richtigen Gespräche führen, ihnen fehlt lediglich die Information, um das tun zu können.

Offene Rechnungen gehören nicht nur in Ihre Buchhaltung. Sie gehören in das System, mit dem Ihr Team täglich arbeitet.

Mehr darüber erfahren, wie der Zahlungsstatus in deinem CRM funktioniert? Lies Zahlungsstatus in deinem CRM für den Vertrieb.

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