Connecter Exact Online à votre boutique en ligne : voici comment cela fonctionne en 2026

Le pont entre les ventes et la comptabilité

Quelque part entre le moment où un client clique sur "commander" et celui où cette commande figure proprement dans Exact Online, il y a un vide. Chez certaines boutiques en ligne, ce vide dure quelques heures. Chez d'autres, quelques jours. Et chez un groupe étonnamment large, il dure jusqu'à la fin du mois, quand tout est saisi d'un coup.

Un connector boutique en ligne Exact Online comble ce vide. Automatiquement, en continu, sans intervention. Mais comment fonctionne exactement un tel connector ? Qu'est-ce qui circule dans les deux sens ? Et de quoi avez-vous besoin pour commencer ?

Pourquoi un connector devient nécessaire

Les vingt premières commandes par jour, vous les enregistrez encore à la main. Ce n'est pas amusant, mais ça passe. Dès que votre boutique en ligne grandit, cela change. Des commandes arrivent de plusieurs pays, avec des taux de TVA différents. Les clients paient par iDEAL, carte de crédit ou après réception. Vous vendez via votre propre boutique et via une place de marché. Et puis il y a les remboursements, les paiements partiels, les frais d'expédition.

Chaque étape manuelle est une source d'erreurs. Un mauvais taux de TVA, une commande enregistrée deux fois, un paiement qui n'est pas rapproché. Ce ne sont pas des problèmes hypothétiques, ce sont les plaintes que les comptables entendent le plus souvent de la part des e-commerçants.

Un connector reprend ces étapes manuelles. Non pas en les simplifiant, mais en les éliminant complètement.

Comment fonctionne un connector boutique en ligne Exact Online

Le principe est simple. Votre boutique en ligne et Exact Online sont reliés entre eux via une couche intermédiaire : le connector. Cette couche intermédiaire lit les données de votre boutique en ligne, les traduit dans le bon format et les transmet à Exact Online. Et inversement.

Mis à jour toutes les cinq minutes

La synchronisation tourne en continu. Toutes les cinq minutes, le connector vérifie s'il y a des données nouvelles ou modifiées. Une commande qui arrive à 14h03 dans votre boutique en ligne figure au plus tard à 14h08 dans Exact Online. Y compris tous les détails : nom du client, articles, quantités, prix, TVA et éventuelles remises.

Cela signifie que votre comptabilité est toujours à jour. Pas à la fin de la journée, pas à la fin de la semaine, mais dans les cinq minutes.

Pas à sens unique

La plupart des connectors fonctionnent dans les deux sens. Non seulement de la boutique en ligne vers Exact Online, mais aussi en retour. Vous modifiez un prix d'article dans Exact Online ? Il est alors automatiquement mis à jour dans votre boutique en ligne. Vous ajustez votre stock après un comptage physique ? Votre boutique en ligne affiche le bon niveau en quelques minutes.

Cette synchronisation bidirectionnelle évite un problème courant : les écarts de stock. Rien de plus agaçant qu'un client qui commande un produit qui se révèle épuisé, parce que votre boutique en ligne et votre comptabilité n'étaient pas synchronisées.

Quelles données circulent dans les deux sens ?

Un connector ne transmet pas simplement "tout". Les données sont structurées en quatre catégories, chacune avec sa propre fonction.

1. Commandes et factures

Le cœur de chaque connector. Dès qu'une commande arrive, elle est créée comme facture de vente ou commande de vente dans Exact Online. Tous les détails suivent : lignes d'articles, quantités, prix, codes de TVA, remises et frais d'expédition.

Pour un remboursement, cela fonctionne à l'inverse. La facture d'avoir est créée automatiquement et reliée à la commande d'origine. Aucune recherche manuelle, aucune écriture isolée.

2. Données clients

Les nouveaux clients sont automatiquement créés comme débiteurs dans Exact Online. Les clients existants sont reconnus sur la base de l'adresse e-mail ou du numéro de client et reliés au bon enregistrement débiteur. Les changements d'adresse sont synchronisés.

Cela évite les débiteurs en double, un problème presque inévitable avec la saisie manuelle. Après un an, vous ne traitez alors pas avec 800 clients uniques, mais avec 1.200 enregistrements débiteurs dont 400 sont des doublons.

3. Produits et articles

Les articles de votre boutique en ligne sont reliés aux enregistrements d'articles dans Exact Online. Codes SKU, descriptions, prix de vente et codes d'achat circulent dans les deux sens. Vous ajoutez un nouvel article dans Exact Online ? Il apparaît alors dans votre boutique en ligne. Vous ajustez un prix dans votre boutique ? Il est alors mis à jour dans votre comptabilité.

4. Stock

Les mouvements de stock, comme ceux liés aux ventes en ligne, aux retours ou aux corrections manuelles, sont traités automatiquement. Votre boutique en ligne affiche toujours le niveau de stock actuel tel qu'il figure dans Exact Online.

Pour les boutiques en ligne qui vendent sur plusieurs canaux, c'est essentiel. Si vous vendez le même article via votre propre boutique en ligne et via Bol.com, une vente sur un canal doit être immédiatement visible sur l'autre. Sinon, vous vendez plus que ce que vous avez en stock.

Quelles plateformes pouvez-vous connecter ?

Le connector fonctionne avec les plateformes e-commerce et les places de marché les plus utilisées au Benelux.

Plateformes de boutique en ligne :

• WooCommerce
• Shopify
• Magento
• Lightspeed

Places de marché :

• Bol.com
• Amazon

Pour chaque plateforme, il existe un connector spécifique qui tient compte des règles propres à cette plateforme. La manière dont Shopify transmet les commandes diffère de celle de WooCommerce, et une commande Bol.com a d'autres caractéristiques qu'une commande Amazon. Le connector traduit ces différences vers un format uniforme dans Exact Online.

Combien ça coûte ?

Le coût dépend des données que vous souhaitez synchroniser. Il existe quatre forfaits, chacun adapté à un type de boutique en ligne différent.

La plupart des boutiques en ligne choisissent le forfait Commerce. Il couvre tout le flux de la commande à l'enregistrement comptable, y compris la gestion du stock. Le forfait Financier convient si vous voulez seulement automatiser le côté comptable, par exemple si vous ne gérez pas votre stock via Exact Online.

Tous les forfaits sont résiliables mensuellement. Il n'y a pas de contrat annuel, pas de préavis et pas d'obligations en petits caractères. Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours.

Se préparer : qu'est-ce qui doit être en ordre ?

Avant d'activer le connector, il est judicieux de vérifier quelques éléments dans Exact Online. Le connector vaut ce que vaut la base sur laquelle il tourne.

Concertez-vous avec votre comptable

C'est l'étape zéro. Votre comptable ou expert-comptable sait comment votre administration est configurée. Quels comptes du grand livre vous utilisez, comment vos codes de TVA sont paramétrés, si vous travaillez avec des centres de coûts. Cette configuration détermine comment le connector traite vos commandes.

Un bref échange préalable évite de découvrir après trois mois que toutes les factures de vente figurent sur le mauvais compte du grand livre.

Choisissez une date de référence

Vous n'êtes pas obligé de synchroniser tout votre historique de commandes. Choisissez une date à partir de laquelle les nouvelles commandes sont traitées automatiquement. Tout ce qui précède reste tel quel. Cela reste clair et évite les doubles écritures de commandes que vous avez déjà saisies manuellement.

Vérifiez vos données de base articles

Si vous voulez synchroniser des produits, veillez à ce que vos articles dans Exact Online soient dotés des bons codes SKU. Le connector rapproche les articles sur la base de ces codes. Sans SKU cohérents, des enregistrements d'articles en double ou des incohérences apparaissent.

Installation : plus rapide que vous ne le pensez

L'installation d'un connector boutique en ligne Exact Online dure en moyenne dix minutes. Vous vous connectez avec votre compte Exact Online, sélectionnez votre administration, connectez votre plateforme de boutique en ligne et configurez les paramètres de base. Le connector est actif immédiatement.

Vous préférez que quelqu'un vous accompagne ? Vous pouvez alors opter pour un service d'installation. Un spécialiste configure le connector avec vous et veille à ce que tout soit correctement paramétré, du mappage de la TVA aux comptes du grand livre.

Sécurité : qu'en est-il de vos données ?

Une question légitime. Vous connectez deux systèmes avec des données d'entreprise sensibles : données clients, données financières, informations de commande. Cela doit se faire en toute sécurité.

Les connectors d'iWebDevelopment sont certifiés ISO 27001. C'est la norme internationale pour la sécurité de l'information. Cela signifie qu'il existe des processus démontrables pour la protection des données, la gestion des accès et le traitement des incidents.

Plus concrètement : le connector ne stocke aucune donnée. Il fait office de relais, les données sont lues depuis votre boutique en ligne, traduites et transmises à Exact Online. Ou inversement. Rien n'est conservé entre-temps sur des serveurs externes.

De plus, iWebDevelopment est partenaire officiel d'Exact Online. Le connector utilise l'API officielle d'Exact Online, avec authentification OAuth et connexions chiffrées.

Pourquoi plus de 2000 entreprises utilisent ce connector

iWebDevelopment est spécialisée depuis plus de dix ans dans les connectors entre boutiques en ligne et logiciels de comptabilité. Plus de 2000 entreprises utilisent chaque jour un connector pour automatiser leur administration.

Ce n'est pas un hasard. La combinaison d'une synchronisation rapide, d'un large support de plateformes et d'un seuil d'entrée bas (30 jours d'essai gratuit, installation en dix minutes, résiliation mensuelle) en fait une étape logique pour la plupart des boutiques en ligne.

Le côté technique est résolu. Le choix du connector qui correspond à votre situation dépend de votre plateforme, de votre volume de commandes et de la manière dont votre administration est configurée. Mais le point de départ est le même pour tout le monde : une boutique en ligne qui dialogue avec Exact Online, sans que vous ayez à intervenir.

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