Wie Intra Lighting mit KI den Überblick über den Einkauf in AFAS behält

Intra Lighting entwirft und produziert architektonische Beleuchtung und intelligente Lichtlösungen für Büros, Einzelhandel, Hotels und Projekte weltweit. Das Unternehmen startete 1989 in Slowenien und betreibt inzwischen eigene Produktionsstandorte in Slowenien, Kroatien und Serbien, mit Niederlassungen unter anderem in den Niederlanden. Vom niederländischen Büro aus betreut das Team Kunden in den Benelux-Ländern. Der gesamte Ein- und Verkauf läuft über AFAS.

Die Herausforderung: jede Auftragsbestätigung manuell prüfen

Für jede Bestellung, die Intra Lighting aufgibt, kommt eine Auftragsbestätigung vom Hersteller zurück. Diese muss genau mit dem übereinstimmen, was in AFAS steht. Das Team legte deshalb jede Auftragsbestätigung Zeile für Zeile neben die Bestellung. Bei ein paar Zeilen ist das überschaubar, aber bei einer Bestätigung über mehrere Seiten wird es zeitaufwendig und fehleranfällig. Und gerade die kleinen Abweichungen sind am wichtigsten zu finden.

Bestellst du 3.000 Stück und werden 4.000 bestätigt, dann ist das nur eine Ziffer Unterschied. Trotzdem ist das genau die Art von Fehler, die nicht durchrutschen darf. Außerdem arbeitet jeder Lieferant ein wenig anders, und viel von diesem Wissen steckte in den Köpfen des Teams.

"Das ist genau das Schwierige. Vielleicht versteht Claude das manchmal sogar besser als wir."

Stefan, Accountmanager @ Intra Lighting

Intra Lighting suchte eine Möglichkeit, diese Kontrolle zuverlässiger und schneller zu machen, ohne den Überblick aus der Hand zu geben.

Die Lösung: KI, die direkt mit AFAS zusammenarbeitet

Intra Lighting entschied sich für iWeb AI Connect für AFAS. Dieser Connector verbindet einen KI-Assistenten sicher mit AFAS. Das Team zieht eine Auftragsbestätigung in den Chat und die KI erledigt den Rest: die Bestätigung auslesen, die zugehörige Bestellung in AFAS suchen, alles vergleichen und nach Freigabe die Bestellung aktualisieren.

Es wurde mehr als nur einen Connector zu installieren. iWeb begleitete das Team von der ersten Demo bis zur täglichen Nutzung: gemeinsam den Connector einrichten, die Arbeitsweise von Intra Lighting in feste KI-Arbeitsabläufe übersetzen und diese in ein paar Sitzungen mit echten Auftragsbestätigungen live testen. Damit erledigt die KI nun Folgendes:

• Auftragsbestätigungen prüfen. Jede Zeile wird automatisch mit der Bestellung in AFAS verglichen. Abweichungen stehen sofort übersichtlich aufgelistet.
• AFAS nach Freigabe aktualisieren. Stimmt alles, dann aktualisiert die KI die Bestellung, genau so, wie das Team es selbst tun würde.
• Mehrere gleichzeitig verarbeiten. Zehn Auftragsbestätigungen auf einmal in den Chat ziehen ist auch möglich. Die KI arbeitet sie eine nach der anderen ab.
• Verkaufsaufträge anlegen. Eine Bestellung von einem Kunden, als PDF oder als Text, wird in einem Schritt zu einem Verkaufsauftrag in AFAS.

Sicher und immer unter Kontrolle

Eine KI, die in der Verwaltung mitliest, wirft zu Recht Fragen auf. iWeb AI Connect ist rein eine Durchleitung zwischen dem KI-Assistenten und AFAS und speichert selbst keine Daten. Intra Lighting bestimmt selbst, welche Daten gelesen und aktualisiert werden dürfen, jede Aktion ist sichtbar und Schreibvorgänge erfolgen erst nach Freigabe. Der Connector ist unabhängig pentested und fällt unter die ISO-27001-Zertifizierung von iWebDevelopment.

Die Wirkung: zuverlässiger und schneller

Der größte Unterschied liegt in der Zuverlässigkeit. Wo das Team früher alles selbst nebeneinanderlegen und ausrechnen musste, erledigt die KI das jetzt konsequent für jede Zeile und zeigt dabei, warum.

"Das ist eigentlich solider als die Art, wie wir es manchmal selbst machen."

Stefan, Accountmanager @ Intra Lighting

Den Prozess anzupassen ist zudem einfach. Eine neue Vereinbarung mit einem Lieferanten oder eine zusätzliche Kontrolle tippt das Team einfach auf Deutsch in den Chat, und die Arbeitsprozedur passt sich an. Die tägliche Routine ist damit einfach geworden: Auftragsbestätigungen in den Chat ziehen, die Ergebnisse durchgehen und freigeben.

Der nächste Schritt: auch die Verkaufsseite

Mit der Einkaufskontrolle als stabiler Basis baut Intra Lighting weiter. Auch das Anlegen von Verkaufsaufträgen steht bereit, und der nächste Schritt ist, Kunden bei einer geänderten Lieferung automatisch eine Entwurfsmail senden zu können. Je öfter das Team mit der KI arbeitet, desto mehr Ideen entstehen, um auch andere Prozesse in AFAS schlauer zu gestalten.

Möchten auch Sie KI in AFAS mitarbeiten lassen?

Bei iWebDevelopment helfen wir Unternehmen wie Intra Lighting, KI sicher und praktisch in ihrer Verwaltung einzusetzen. Ob es um Einkaufskontrolle, Verkaufsaufträge oder Berichte in AFAS oder Exact Online geht, wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein, übersetzen Ihre Arbeitsweise in klare KI-Arbeitsprozeduren und denken weiter mit, wenn Sie weiterkommen möchten.

Neugierig, was KI für Ihre Prozesse bedeuten kann? Nehmen Sie Kontakt auf für ein unverbindliches Gespräch. Wir denken gerne mit Ihnen mit.