ChatGPT kann mehr als nur abfragen: Sie lassen damit auch Rechnungen, Buchungen und Beziehungen anlegen oder anpassen. Jede Schreibaktion erscheint zuerst als Entwurf, den Sie freigeben, es ändert sich also nie etwas ohne Ihre Zustimmung.
Lesen und ausführen lassen
Die meisten Anfragen an deine Buchhaltung lesen nur: du rufst etwas ab oder lässt etwas analysieren, und es ändert sich nichts. Aber du kannst ChatGPT auch etwas anlegen oder ändern lassen, etwa eine Verkaufsrechnung, eine Buchung oder eine neue Beziehung. Das nennen wir eine Schreibaktion.
Der Unterschied liegt in der Kontrolle. Eine Schreibaktion führt ChatGPT nicht einfach so aus. ChatGPT bereitet zunächst einen Entwurf vor, den du prüfst und freigibst. Erst danach wird er in Exact Online festgehalten.
In deiner Buchhaltung ändert sich nie etwas, ohne dass du es zuerst gesehen und freigegeben hast. Den letzten Schritt machst immer du.
So funktioniert eine Schreibaktion
Von deiner Anfrage bis zur festgehaltenen Buchung durchläufst du immer dieselben vier Schritte:
1Du fragst es in normaler Sprache. Zum Beispiel: "Erstelle eine Verkaufsrechnung für den Kunden Janssen BV."
2ChatGPT bereitet einen Entwurf vor. Du siehst genau, was festgehalten würde: welcher Kunde, welche Zeilen, welche Beträge.
3Du prüfst es. Stimmt es? Dann gibst du es frei. Stimmt etwas nicht? Dann lässt du es anpassen oder lehnst es ab.
4Erst nach deiner Freigabe wird es festgehalten. Der Entwurf wird endgültig in Exact Online gebucht.
Was du anlegen oder ändern lassen kannst
Nachfolgend Beispiele für Schreibaktionen nach Thema. Übernimm sie wörtlich oder passe sie an deine eigenen Kunden, Artikel und Beträge an. Jede dieser Aktionen kommt zuerst als Entwurf, den du freigibst.
Buchungen
"Bereite eine Einkaufsbuchung für eine eingegangene Rechnung vor."
Bereitet eine Einkaufsbuchung vor, die du freigibst.
"Verarbeite meine Kreditkartenabrechnung zu Buchungen."
Bereitet deine Kreditkartenkosten als Buchung vor, die du freigibst.
"Buche die Rechnung von Van Dijk auf das Sachkonto 4400."
Bereitet eine Einkaufsbuchung auf dem von dir gewählten Sachkonto vor.
"Bereite eine Korrektur für die letzte Bankbuchung von heute vor."
Bereitet eine Korrekturbuchung vor, die du freigibst.
Kunden und Lieferanten
"Füge bei Janssen BV eine Lieferadresse hinzu: Industrieweg 5, Rotterdam."
Legt eine zusätzliche Adresse bei einer Beziehung fest.
"Ändere die Zahlungsfrist von Janssen BV auf 30 Tage."
Passt die Zahlungsbedingung einer Beziehung an.
"Lege einen neuen Lieferanten mit Name und Adressdaten an."
Legt einen neuen Lieferanten in Exact Online an.
"Ändere die E-Mail-Adresse von De Vries auf info@devries.nl."
Aktualisiert die Kontaktdaten einer Beziehung.
Verkaufs- und Einkaufsaufträge
"Bereite eine Verkaufsrechnung für Janssen BV vor."
Bereitet eine Verkaufsrechnung vor, die du freigibst.
"Füge dem Angebot von De Vries den Artikel A1001 hinzu."
Aktualisiert ein bestehendes Angebot mit einer zusätzlichen Zeile.
"Wandle ein akzeptiertes Angebot in einen Verkaufsauftrag um."
Erstellt in einem Schritt einen Auftrag aus einem Angebot.
"Bereite einen Einkaufsauftrag bei Metaalhandel Bakker vor."
Bereitet einen Einkaufsauftrag vor, den du freigibst.
Bestand und Lager
"Lege einen neuen Artikel an: Code SCH-M10, Schraube M10x30."
Legt einen neuen Artikel in Exact Online an.
"Setze den Mindestbestand von A1001 auf 250 im Lager Amsterdam."
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