Cross-border BTW: wat ViDA verandert voor webshops

De EU heeft de btw-regels herschreven. Niet een losse aanpassing hier en daar, maar een compleet pakket dat de komende jaren stap voor stap van kracht wordt. Het heet ViDA — VAT in the Digital Age — en het raakt elke webshop die over de grens verkoopt. Of die dat via een eigen webshop doet, via een marketplace, of allebei.

Drie pijlers, tientallen deadlines, en een hoop onduidelijkheid. Dit artikel brengt het terug tot wat je als webshopondernemer echt moet weten.

ViDA in drie zinnen

ViDA bestaat uit drie pijlers die samen de Europese btw moderniseren. Eén: alle B2B-facturen worden verplicht digitaal, in een machineleesbaar formaat. Twee: platforms als Bol.com en Amazon worden in bepaalde gevallen zelf btw-plichtig. Drie: je kunt straks met één btw-registratie in heel Europa verkopen.

Klinkt overzichtelijk. De details zijn dat minder.

Pijler 1 — Elke B2B-factuur wordt digitaal

Vanaf 1 juli 2030 moet elke grensoverschrijdende B2B-factuur binnen de EU als e-factuur worden verstuurd. Geen PDF, geen scan, geen bijlage in een e-mail. Een gestructureerd bestand in EN16931-formaat — dat is de Europese standaard, in de praktijk een UBL- of CII-bestand — verstuurd via een erkend netwerk als Peppol.

Nederland gaat waarschijnlijk verder dan de EU vereist. Het ministerie van Financiën heeft een adviesrapport laten opstellen door EY, gepubliceerd in januari 2026. De aanbeveling: ook binnenlandse B2B-facturen verplicht digitaal maken, al vanaf 1 januari 2030. Dat is een halfjaar eerder dan de EU-deadline voor cross-border.

België is al zover. Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties. Belgische klanten verwachten nu al een UBL-factuur via Peppol. Stuur je nog een PDF? Dan moet die handmatig worden overgetypt. Geen klant wordt daar blij van.

Italië liet eerder zien wat de impact kan zijn: na invoering van verplichte e-facturatie daalde het btw-gat met 25%. Dat is precies waarom de EU dit doorzet. En waarom Nederland waarschijnlijk niet lang achterblijft.

De besparing voor bedrijven is overigens ook reëel. Het EY-rapport becijfert 55 tot 70 procent kostenbesparing per factuur. Concreet: vijf tot zes euro per verzonden factuur, acht euro per ontvangen factuur. Dat telt op.

Pijler 2 — Platforms worden belastingplichtig

De tweede pijler richt zich op de platformeconomie. Platforms die korte verhuur (minder dan 30 nachten, denk aan Airbnb) of personenvervoer faciliteren, worden zogenaamd deemed supplier. Ze worden zelf btw-plichtig voor de transacties die via hun platform lopen.

Voor webshops is de directe impact beperkt — tenzij je via een marketplace verkoopt die onder deze regeling valt. Dan verandert er wel iets: het platform draagt de btw af, niet jij. Dat klinkt als minder werk, maar je boekhouding moet het verschil wel correct vastleggen. Een order via je eigen webshop boek je anders dan een order via een platform dat zelf btw afdraagt.

De regeling wordt vrijwillig vanaf juli 2028 en verplicht per januari 2030. Platforms bereiden zich nu al voor. Als webshopverkoper is het slim om te begrijpen wat er verandert, zodat je niet voor verrassingen staat als je marketplace-partner ineens andere btw-specificaties hanteert op afrekeningsdocumenten.

Pijler 3 — Eén btw-registratie voor heel Europa

Dit is misschien de meest welkome verandering voor webshops die internationaal verkopen. De derde pijler breidt het One Stop Shop-systeem (OSS) fors uit, met als einddoel: één btw-registratie voor al je EU-verkopen.

Wat verandert er concreet?

Januari 2027: OSS wordt uitgebreid naar leveringen van elektriciteit, gas en warmte. Dat raakt webshops niet direct, maar het is het begin van de uitbreiding.

Juli 2027: De call-off stock regeling vervalt. Gebruik je die nu voor voorraadverplaatsingen naar andere EU-landen? Dan moet je overstappen op een ander mechanisme, waarschijnlijk OSS.

Juli 2028: De grote stap. OSS gaat ook gelden voor goederenleveringen met installatie en eigen voorraadverplaatsingen binnen de EU. Dat betekent dat je voor bijna alle EU-transacties kunt volstaan met je Nederlandse btw-registratie plus OSS.

Ondertussen geldt er al een drempel van 10.000 euro voor cross-border B2C-verkopen. Zodra je daar overheen gaat, moet je je registreren voor OSS en btw afdragen in het land van de klant. Veel webshops zitten daar al boven zonder het te beseffen — een paar honderd bestellingen naar België of Duitsland en je bent er.

Voor de IOSS-regeling (import van goederen van buiten de EU met een waarde onder 150 euro) komt er vanaf april 2025 een extra eis: een Unique Consignment Number per zending, zodat de douane zendingen kan koppelen aan aangiften.

De tijdlijn: wat wanneer verplicht wordt

Het is geen enkele deadline. Het is een reeks. En de eerste staat al voor de deur.

Wat dit betekent als je internationaal verkoopt via je webshop

Drie dingen komen samen. Je facturen moeten machineleesbaar worden. Je btw-codes moeten per land kloppen. En je moet weten of een order via jouw webshop of via een platform loopt — want dat bepaalt wie de btw afdraagt.

Dat is niet iets dat je in een middag regelt. Het raakt je facturatiesoftware, je boekhouding, je webshopplatform en de koppeling daartussen. De webshops die hun administratie nu al geautomatiseerd hebben, staan er beter voor. Niet omdat automatisering ViDA oplost, maar omdat gestructureerde data de basis is voor alles wat ViDA vraagt.

Wie nog handmatig btw-codes toewijst, facturen als PDF verstuurt en OSS-aangiften in Excel bijhoudt, heeft de komende jaren een serieus project voor de boeg.

De vraag is niet of ViDA je raakt. De vraag is of je er klaar voor bent als het zover is.