123BigBags: 40.000+ Bestellungen in zwölf Ländern im Griff

123BigBags verkauft genau das, was der Name vermuten lässt: Big Bags. Doch hinter diesem einfachen Produkt steckt eine ernstzunehmende internationale Operation. Das Unternehmen liefert in zwölf Länder, verkauft über den eigenen Webshop, Bol.com, Amazon, Kaufland und Leroy Merlin und hat außerdem einen eigenen Projektbereich für maßgefertigte Big Bags. All diese Vertriebskanäle, Länder und Auftragsarten verlangen nach einer IT-Landschaft, die mitwächst. Und genau da kam iWebDevelopment ins Spiel.

Die Herausforderung: alle Daten an einem Ort

123BigBags hatte eine klare Vision: Salesforce sollte die Single Source of Truth werden. Alle Bestellungen, egal aus welchem Kanal, sollten in Salesforce zusammenlaufen. Von dort aus sollten die Daten fehlerfrei nach Exact Online fließen, für die komplette Buchhaltung.

In der Praxis bedeutete das ein ordentliches Stück Arbeit. Das Unternehmen verkaufte über mehrere Webshops und Marktplätze, verarbeitete Bestellungen in verschiedenen Währungen und Mehrwertsteuer-Regimen und hatte zusätzlich individuelle Projektaufträge mit einem eigenen Rechnungsprozess. Das alles von Hand zu pflegen war auf Dauer nicht machbar.

Die wichtigsten Knackpunkte:

• Manuelle Auftragsverarbeitung, die bei wachsenden Volumen nicht mehr tragbar war.
• Fehleranfällige Rechnungsstellung durch manuelles Übertragen von Daten zwischen den Systemen.
• Zeitraubende Banktransaktionen, die täglich manuell heruntergeladen und importiert wurden.
• Keine automatische Rückmeldung der Rechnungen nach Salesforce, sodass Mitarbeiter Informationen von Hand heraussuchen mussten.

Die Lösung: ein Salesforce-Connector, entwickelt aus der Praxis

Die Zusammenarbeit mit iWebDevelopment begann schon in der PrestaShop-Zeit, bekam aber eine neue Dimension, als 123BigBags auf Salesforce als zentrale Plattform umstieg. Gemeinsam wurde ein Connector entwickelt, der komplett auf die spezifische Arbeitsweise des Unternehmens zugeschnitten ist.

Die Integration erledigt täglich die folgenden Prozesse automatisch:

• Kunden und Ansprechpartner synchronisieren von Salesforce nach Exact Online.
• Verkaufsaufträge anlegen in Exact Online auf Basis aller eingehenden Bestellungen in Salesforce, inklusive Marktplatz- und individueller Projektaufträge.
• Automatisch fakturieren und liefern mit den richtigen Mehrwertsteuer-Einstellungen pro Land.
• Zahlungen abgleichen, sodass eingehende Zahlungen automatisch den Rechnungen zugeordnet werden.
• PDF-Rechnungen zurück nach Salesforce spielen, damit das ganze Team direkt auf die richtigen Dokumente zugreifen kann, ohne in Exact Online suchen zu müssen.

Außerdem nutzt 123BigBags den Revolut Bank-Connector von iWebDevelopment. Wo früher täglich Transaktionen manuell heruntergeladen und in Exact Online importiert wurden, läuft das jetzt vollautomatisch.

Die Wirkung: von einer Viertelstunde auf eine halbe Minute

Die Zahlen sprechen für sich. Seit dem Livegang wurden mehr als 40.000 Bestellungen automatisch über den Connector verarbeitet. Aber der Unterschied liegt nicht nur im Volumen.

Nimm die individuellen Projektaufträge: maßgefertigte Big Bags mit eigenem Angebots- und Rechnungsprozess. Früher war ein Mitarbeiter rund fünfzehn Minuten damit beschäftigt, alle Daten zusammenzusuchen und manuell eine Rechnung zu erstellen. Heute erzeugt ein Salesforce-Flow automatisch den richtigen Auftrag, der über den Connector innerhalb von dreißig Sekunden in Exact Online steht. Bei durchschnittlich fünfzehn Projekten pro Container summiert sich das ordentlich.

Der Bank-Connector spart obendrein tägliche Handarbeit. Kein manuelles Herunterladen und Importieren von Transaktionen mehr, und keine Zahlungen mehr, die von Hand zugeordnet werden müssen.

Das Ergebnis: weniger Fehler, mehr Tempo und ein Team, das sich auf Wachstum konzentrieren kann statt auf Verwaltung.

Von der Kundenbeziehung zur Partnerschaft

Die Zusammenarbeit zwischen 123BigBags und iWebDevelopment geht über eine klassische Lieferantenbeziehung hinaus. Der Salesforce-Connector wurde in Co-Creation entwickelt. 123BigBags brachte tiefes Salesforce-Wissen ein, iWebDevelopment die Expertise rund um Exact Online und Connectoren. Zusammen führte das nicht nur zu einer Lösung für 123BigBags, sondern zu einem ausgereiften Salesforce-Produkt, das inzwischen auch für andere Unternehmen verfügbar ist.

Willst du auch, dass deine Salesforce- und Exact Online-Umgebung nahtlos zusammenarbeiten?

Bei iWebDevelopment helfen wir Unternehmen wie 123BigBags dabei, komplexe IT-Landschaften clever miteinander zu verbinden. Egal ob du mit Salesforce, Exact Online, mehreren Marktplätzen oder einer Kombination davon arbeitest: Wir sorgen dafür, dass die Daten am richtigen Ort landen, ohne dass du ständig danach schauen musst.

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