Du möchtest wissen, welche Kunden am längsten mit dem Bezahlen warten und ob das mit ihrem Umsatz zusammenhängt. Diese Antwort steckt nicht in einer einzelnen Tabelle. Du brauchst offene Posten, kombiniert mit Rechnungsbeträgen und Kundendaten. Von Hand verknüpfst du das in Excel. Mit der Exact AI-Connector stellst du einfach die Frage.
Dieser Artikel baut auf den Grundfragen auf, die du dem AI-Connector stellen kannst. Bist du damit noch nicht vertraut, dann beginne bei was du die KI fragen kannst und was nicht. Hier gehen wir einen Schritt weiter: Fragen, die mehrere Tabellen kombinieren.
Der Connector hat Zugriff auf Dutzende Tabellen in deiner Exact Online Verwaltung: Rechnungen, Kunden, Transaktionen, Artikel, offene Posten und mehr. Bei einer komplexen Frage durchsucht die KI automatisch die richtigen Tabellen und stellt Zusammenhänge her.
Aber automatisch bedeutet nicht fehlerfrei. Je genauer du angibst, wo die KI suchen soll, desto zuverlässiger das Ergebnis.
"Zeige alle offenen Debitoren mit ihrer Zahlungsbedingung und der Anzahl der Tage, die die Rechnung offen ist. Nutze die Receivables-Tabelle und verknüpfe die Zahlungsbedingung aus den Kundendaten."
Das kombiniert die Receivables (offene Posten) mit Kontodaten (Zahlungsbedingungen) und berechnet das Alter pro Rechnung.
"Gib die Top 10 Kunden nach Umsatz dieses Quartals aus, mit den drei meistverkauften Artikeln pro Kunde. Nutze SalesInvoiceLines für die Rechnungszeilen und verknüpfe die Artikelnamen aus der Items-Tabelle."
Hier kombiniert die KI Rechnungszeilen mit Artikeldaten und gruppiert nach Kunde.
"Berechne den Bruttogewinn pro Produktgruppe: Umsatz aus SalesInvoiceLines minus Kostenpreis aus Items. Zeige die Top 10 nach Marge."
Das erfordert einen Join zwischen Rechnungszeilen und Artikeln, mit einer Berechnung obendrauf.
"Vergleiche pro Kunde die durchschnittliche Zahlungsfrist (aus Receivables) mit ihrem Jahresumsatz (aus SalesInvoices). Sortiere nach längster Zahlungsfrist."
"Zeige alle Transaktionszeilen des Kunden De Vries Trading aus der Transaktionstabelle, gruppiert pro Sachkonto. Füge den Sachkontonamen aus GLAccounts hinzu."
Die KI kennt die Tabellenstruktur von Exact Online, aber bei mehrdeutigen Fragen kann sie die falsche Tabelle wählen. "Offene Rechnungen" kann zu SalesInvoices (alle Rechnungen) statt zu Receivables (nur offene Posten) führen.
| Was du meinst | Richtige Tabelle | Falsche Wahl |
|---|---|---|
| Was Kunden noch bezahlen müssen | Receivables | SalesInvoices |
| Was ihr noch bezahlen müsst | Payments (payables) | PurchaseInvoices |
| Alle Buchungszeilen | TransactionLines | SalesInvoiceLines |
| Artikeldaten und Preise | Items | SalesInvoiceLines |
Exact Online kennt zwei Arten von Beträgen:
Für Berichte und Summierungen nutzt du fast immer AmountDC. Sonst zählst du Euro und Dollar zusammen.
"Zähle den Umsatz mit dem Feld AmountDC zusammen, nicht AmountFC."
Standardmäßig holt der Connector maximal 60 Datensätze pro Anfrage ab. Bei großen Datensätzen ist das zu wenig. Du hast dann zwei Optionen:
Beginne mit einer einfachen Frage und erweitere sie:
So prüfst du bei jedem Schritt, ob die KI die richtigen Daten verwendet.
| Möglichkeit | Essentials | Analytics |
|---|---|---|
| Einfache Nachschlagefragen | Ja | Ja |
| Filtern und sortieren | Ja | Ja |
| Kombinieren von 2+ Tabellen | Begrenzt (max. 60 Datensätze) | Ja (vollständige Datensätze) |
| Aggregationen (Summe, Durchschnitt, Top N) | Begrenzt | Ja |
| Trend-Analysen über längere Zeiträume | Nein | Ja |
Mit dem Essentials-Abonnement kannst du einfache Kombinationen erstellen, stößt aber bei größeren Datensätzen an die Datensatzgrenze. Das Analytics-Abonnement ist genau für diese Art von Analysen gemacht. Lies den Artikel Essentials oder Analytics für einen ausführlichen Vergleich.
Möchtest du es selbst ausprobieren? Starte kostenlos mit Exact AI Connect →