Bedrijfsdata uitleggen aan de AI: de instructie-aanpak | iWebDevelopment

De AI-koppeling weet precies hoe Exact Online werkt: welke tabellen er zijn, welke velden erin staan, hoe je data ophaalt. Maar hij weet niet hoe jouw specifieke administratie is ingericht. En dat is precies waar het misgaat.

Een voorbeeld. Bij veel bedrijven staat de accountmanager niet in een veld dat "accountmanager" heet. Soms is het opgeslagen in het veld "ShippingMethod", soms in "Remarks", soms in een vrij veld. Zonder uitleg zoekt de AI op de verkeerde plek en vindt niets, of erger, geeft een zelfverzekerd maar fout antwoord.

De oplossing: een bedrijfsinstructie

Je schrijft eenmalig een korte briefing over hoe jouw administratie afwijkt van de standaard. Die briefing sla je op als systeeminstructie (ChatGPT) of project-instructie (Claude). Vanaf dat moment weet de AI het bij elk nieuw gesprek.

Stap 1: inventariseer je afwijkingen

Loop door deze vragen:

• Welke standaard-velden gebruik je voor iets anders dan bedoeld?
• Heb je vrije velden (custom fields) met bedrijfsspecifieke data?
• Werk je met meerdere administraties? Welke is de hoofd-administratie?
• Heb je afspraken over BTW-berekening (inclusief/exclusief)?
• Gebruiken jullie specifieke grootboekrekeningen voor rapportages?
• Zijn er klantgroepen, artikelgroepen of projectcodes die een speciale betekenis hebben?

Stap 2: schrijf je instructie

Hieronder een invulsjabloon. Kopieer het, vul het aan en verwijder regels die niet van toepassing zijn.

BEDRIJFSCONTEXT VOOR EXACT ONLINE AI

Bedrijf: [naam]
Branche: [bijv. groothandel, dienstverlening, productie]
Hoofdadministratie: divisie [nummer]

--- AFWIJKENDE VELDNAMEN ---

Bij Accounts (klanten/leveranciers):
- Veld "ShippingMethod" = accountmanager
- Veld "Remarks" = interne notities over betaalgedrag
- Veld "Classification1" = klantgroep (A/B/C)

Bij Items (artikelen):
- Veld "ExtraDescription" = interne productcode
- Veld "SearchCode" = EAN-code

--- STANDAARD INSTELLINGEN ---

- Bedragen altijd in euro (AmountDC), tenzij ik anders vraag
- Omzet altijd exclusief BTW
- Bij openstaande posten: gebruik de Receivables-tabel, filter op status 20 en 30
- Onze boekjaren lopen van januari t/m december

--- RAPPORTAGE-VOORKEUREN ---

- Klanten tonen met klantnummer en naam
- Periodes vergelijken met dezelfde periode vorig jaar
- Top-lijstjes standaard top 10 tenzij ik anders vraag

--- TERMEN DIE BIJ ONS IETS ANDERS BETEKENEN ---

- "Projecten" = we noemen dit intern "opdrachten"
- "Kostenplaats" = we gebruiken dit als vestiging (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht)

Stap 3: sla het op

In ChatGPT

1. Klik op je profielfoto > Instellingen
2. Ga naar Personalisatie > Aangepaste instructies
3. Plak je bedrijfsinstructie bij "Wat moet ChatGPT weten over jou?"
4. Klik op Opslaan

Elke nieuwe chat krijgt deze context automatisch mee.

In Claude

1. Ga naar claude.ai > Projects in de zijbalk
2. Maak een project aan: "Exact Online [bedrijfsnaam]"
3. Plak je instructie bij Project instructions
4. Start nieuwe gesprekken vanuit dit project

Stap 4: test het

Open een nieuw gesprek en stel een testvraag die je afwijkende inrichting raakt:

"Wie is de accountmanager van klant [naam]?"

Als de AI het juiste veld raadpleegt en het juiste antwoord geeft, werkt je instructie.

Werkt het niet? Controleer of je de exacte Exact Online veldnaam hebt gebruikt (hoofdlettergevoelig). Vraag eventueel: "Welke velden zijn beschikbaar bij Accounts?" om de juiste naam te achterhalen.

Veelgemaakte fouten

Voor meerdere rollen

Je kunt verschillende instructiesets maken voor verschillende gebruikers:

• Boekhouder: focus op grootboekrekeningen, BTW, transactieregels
• Salesmanager: focus op klanten, omzet, openstaande posten, accountmanagers
• Controller: focus op marges, kostenplaatsen, budgetvergelijkingen

In Claude doe je dit met aparte projecten. In ChatGPT kun je de instructie aanpassen per gespreksrol. Lees meer over de verschillen tussen Claude en ChatGPT in de volgende blog.

Wil je het zelf proberen? Start gratis met Exact AI Connect →