Votre équipe commerciale envoie un devis depuis le CRM. Le client accepte. La transaction est gagnée. Et là commence l'attente.
Car la facture doit encore être créée dans Exact Online. Manuellement. Par quelqu'un d'autre. À partir de données qui se trouvent quelque part dans un e-mail. C'est le quotidien des entreprises qui rédigent leurs devis dans un CRM et leurs factures dans la comptabilité. Et cela coûte plus que vous ne le pensez, en temps comme en argent. Ceux qui cherchent comment les devis du CRM se transforment en factures dans la comptabilité découvrent vite que le maillon manquant n'est pas une personne mais un connector.
Voici le flux de travail que nous rencontrons chez des dizaines de PME :
Chaque étape de ce processus est une occasion de retard et d'erreur. Et chaque jour où la facture est envoyée plus tard est un jour de plus à attendre votre argent.
L'impact est plus concret que vous ne l'imaginez peut-être.
Supposons que votre équipe commerciale conclue 50 transactions par mois avec une valeur de facture moyenne de 500 euros. Cela représente 25 000 euros de chiffre d'affaires à facturer. S'il faut trois à cinq jours ouvrables avant que la finance envoie la facture, votre délai de paiement effectif passe de 30 à 33 voire 35 jours.
Avec 50 factures par mois, on parle de 150 à 250 jours d'attente supplémentaires par mois. C'est de la trésorerie qui vous manque. De l'argent qui est sur le compte de votre client plutôt que sur le vôtre.
Et il y a le travail manuel. La finance consacre en moyenne 10 à 15 minutes par facture au transfert des données. Pour 50 factures, cela fait 8 à 12 heures par mois de pur travail administratif qui n'apporte rien.
Le problème est universel, mais les détails varient selon la plateforme.
HubSpot dispose de transactions avec des lignes d'articles et de Commerce Hub CPQ pour générer des devis. Cela fonctionne très bien, jusqu'au moment où le devis est accepté. Commerce Hub génère des devis, calcule les prix, envoie le devis au client. Mais tout s'arrête là. L'étape vers une facture dans Exact Online n'existe pas. Le devis reste bloqué dans HubSpot pendant que la finance ressaisit tout dans Exact.
Avec Breeze AI et la nouvelle action de flux de travail « Run Agent », HubSpot peut automatiser de plus en plus de choses au sein de sa propre plateforme. Mais dès que les données doivent franchir la frontière vers votre comptabilité, un connector est nécessaire.
Salesforce fonctionne avec les Opportunities, Products et PricebookEntries. La plateforme est puissante, surtout avec Agentforce pour la qualification des leads et Data 360 pour les informations clients. Mais là aussi, la même règle s'applique : l'opportunité est gagnée, puis quelqu'un doit créer manuellement une facture dans Exact.
Salesforce ne propose pas de facturation native. Les données sont dans le système, mais le pont vers votre comptabilité manque.
Pipedrive dispose d'une Invoicing App Extension qui permet de créer des factures à partir des transactions. Cela semble bien, mais ces factures vivent dans l'écosystème Pipedrive. Elles n'arrivent pas automatiquement dans Exact Online. Vous avez une fonction de facturation détachée de votre comptabilité. Le résultat : du double travail ou une facture qui n'arrive jamais dans votre grand livre.
« Mais nous avons un bon système, le service commercial envoie toujours un e-mail avec les détails. »
Nous l'entendons souvent. Et c'est vrai : avec de la discipline, cela fonctionne. Jusqu'à ce que cela ne fonctionne plus. Jusqu'à ce que quelqu'un oublie d'envoyer l'e-mail. Jusqu'à ce que la pièce jointe manque. Jusqu'à ce que la finance reprenne un ancien montant parce que le devis a été modifié entre-temps.
L'e-mail n'est pas une intégration. C'est une solution de contournement. Et les solutions de contournement ne se développent pas à grande échelle.
Avec cinq transactions par mois, c'est gérable. Avec cinquante, cela devient un risque. Avec cent, c'est intenable.
Les données dont vous avez besoin pour une facture existent déjà. Nom du client, adresse, numéro de TVA, produits, quantités, prix : tout se trouve dans votre CRM. La question n'est pas de savoir si vous disposez de ces données, mais si elles arrivent automatiquement au bon endroit.
Un connector entre votre CRM et Exact Online fait exactement cela. Dès qu'une transaction passe au statut « gagnée », les données sont automatiquement converties en une facture dans Exact. Pas d'e-mail. Pas de ressaisie. Pas de retard.
Le connector veille à ce que :
Tous les connectors ne se valent pas. Faites attention à ces points :
L'écart entre le devis et la facture n'est pas un problème inévitable. C'est un choix. Vous pouvez continuer à envoyer des e-mails entre le service commercial et la finance. Ou vous pouvez construire le pont qui aurait déjà dû exister.
La technologie existe. Les connectors existent. La seule question est de savoir combien de factures vous voulez encore ressaisir manuellement avant de franchir le pas.
Vous voulez en savoir plus sur la façon d'automatiser le passage du devis à la facture ? Lisez comment convertir automatiquement vos devis en factures.
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