Vous connaissez le processus. Le service commercial conclut une affaire dans le CRM. Il envoie un e-mail au service financier. Le service financier ouvre Exact Online, recherche le client, crée une facture, recopie les produits, contrôle le taux de TVA et clique sur envoyer. Vingt minutes de travail, à chaque affaire.
Voici maintenant la version avec un connector. Le service commercial conclut une affaire. La facture se trouve dans Exact Online. Envoyée. Terminé. Pas d'e-mail, pas de recopie, pas de retard. La différence, c'est de laisser passer un devis en facture automatiquement grâce à un connector entre votre CRM et Exact Online. Et comment cela fonctionne techniquement (sans que vous ayez à écrire du code vous-même), nous vous l'expliquons ici étape par étape.
Sous le capot, un connector automatique parcourt sept étapes. Chacune de ces étapes remplace une action réalisée aujourd'hui manuellement.
Votre commercial remplit l'affaire comme toujours. Nom du client, produits, quantités, prix. Dans HubSpot ce sont des line items, dans Salesforce des Products avec des PricebookEntries, dans Pipedrive des champs d'affaire avec des produits. Les données nécessaires à une facture existent déjà à ce moment.
Le commercial déplace l'affaire vers la phase gagnée. Dans HubSpot vous changez la pipeline stage, dans Salesforce vous passez l'Opportunity sur Closed Won, dans Pipedrive vous glissez l'affaire vers la colonne won. Ce seul moment, le stage change, donne le coup d'envoi.
Dès que le statut de l'affaire change, le connector le repère. Pour HubSpot et Salesforce via un mécanisme de polling ou un webhook, pour Pipedrive via un webhook en temps réel. Le connector sait : cette affaire est gagnée, une facture doit être créée.
Avant qu'une facture puisse être créée, le client doit exister dans Exact Online. Le connector recherche, sur la base du nom de l'entreprise, du numéro d'immatriculation ou de l'adresse e-mail, si la relation existe déjà. Si oui : la relier. Si non : la créer automatiquement avec les données du CRM. Pensez au nom, à l'adresse, au numéro de TVA et à la condition de paiement.
C'est le cœur du processus. Le connector crée une facture de vente dans Exact Online avec le bon client, les bons produits, les bonnes quantités et les bons montants. Chaque line item de votre CRM devient une ligne de facture. La facture est prête en quelques secondes, avec le bon taux de TVA et la condition de paiement convenue.
Selon vos paramètres dans Exact Online, la facture est envoyée automatiquement par e-mail au client. Aucune action manuelle nécessaire.
Lorsque le client paie, Exact Online enregistre le paiement. Le connector renvoie ce statut vers votre CRM. Le service commercial voit immédiatement dans l'affaire si la facture est payée, sans devoir appeler le service financier.
Le flux de base est le même, mais les détails varient selon la plateforme.
HubSpot fonctionne avec des deals, des pipeline stages et des line items. Commerce Hub CPQ génère des devis avec produits et prix, mais l'étape vers Exact Online manque dans HubSpot lui-même.
Avec un connector, cela se déroule ainsi : l'affaire passe à la stage gagnée, le connector lit les line items (produit, quantité, prix), vérifie si la relation existe dans Exact et crée une facture de vente. Les codes produits sont mis en correspondance entre HubSpot et Exact Online, afin que le bon article figure sur la facture.
Breeze AI de HubSpot et l'action de workflow "Run Agent" facilitent de plus en plus l'automatisation d'actions au sein de HubSpot. Mais dès que des données doivent aller vers votre comptabilité, vous avez besoin d'un connector.
Salesforce fonctionne avec des Opportunities, des Products et des PricebookEntries. Lorsqu'une Opportunity passe sur Closed Won, le connector lit les produits liés avec leurs prix. La relation est recherchée ou créée dans Exact, et la facture suit automatiquement.
Avec Agentforce et Data 360, Salesforce devient de plus en plus intelligent pour qualifier et suivre les leads. Mais le pont vers Exact Online, c'est le connector qui s'en charge.
Pipedrive envoie lors d'un stage change un webhook en temps réel. Cela veut dire : pas de retard. Dès que l'affaire est sur gagnée, le connector le repère immédiatement. Les produits et les montants sont lus et traduits en lignes de facture dans Exact Online.
Pipedrive dispose de sa propre Invoicing App Extension, mais ces factures vivent dans l'écosystème Pipedrive. Elles n'arrivent pas dans votre comptabilité. Avec un connector vers Exact Online, si.
Le flux semble simple, mais en coulisses quatre choses sont résolues que vous devriez sinon faire manuellement.
Que se passe-t-il si le service commercial place sur une affaire un produit qui n'existe pas encore dans Exact Online ? Le connector peut créer le produit automatiquement sur la base des données du CRM : nom, prix, code produit. Ou vous choisissez que le connector émette une notification afin que vous créiez d'abord le produit vous-même. L'approche qui convient dépend de la rigueur avec laquelle vous voulez gérer vos données de base des articles.
HubSpot, Salesforce et Pipedrive n'ont pas de logique de TVA. Ils travaillent avec des montants, pas avec des codes de TVA. Exact Online, en revanche, doit savoir pour chaque ligne de facture quel taux de TVA s'applique : 0 %, 9 % ou 21 %.
Le connector résout cela en associant les codes de TVA sur la base du groupe de produits, du type de client ou du pays de l'acheteur. Une vente nationale reçoit automatiquement le taux standard. Une livraison UE reçoit le bon code ICP. Cela évite des erreurs que vous ne découvririez sinon qu'au moment de la déclaration de TVA.
Dans votre CRM figure "Net 30" ou "payer sous 14 jours". Exact Online travaille avec des codes internes de condition de paiement. Le connector traduit la condition du CRM vers le bon code dans Exact. Ainsi chaque facture reçoit le délai de paiement convenu, sans que le service financier doive le régler manuellement.
Si vous travaillez à l'international, les affaires arrivent dans différentes devises. Exact Online distingue le montant de la facture dans la devise d'origine et le montant converti dans la devise de votre comptabilité. Le connector veille à ce que les deux montants soient correctement renseignés, afin que votre comptabilité soit juste, que l'affaire ait été conclue en euros, en dollars ou en livres.
Le calcul est simple. Avec 50 affaires par mois, le service financier consacre en moyenne 10 à 15 minutes par facture au transfert des données. Cela représente 8 à 12 heures par mois de pur travail administratif.
Avec un connector, cela disparaît. Mais il ne s'agit pas seulement d'heures. Il s'agit de rapidité. Une facture envoyée le jour même au lieu de trois à cinq jours ouvrés plus tard raccourcit votre délai de paiement effectif. Avec 50 factures par mois, cela représente 150 à 250 jours d'attente en moins. C'est de la trésorerie que vous avez plus tôt sur votre compte.
Et il y a aussi les erreurs que vous ne commettez plus. Mauvais montant recopié ? Cela n'arrive plus. Taux de TVA oublié ? Le connector le fait automatiquement. Facture envoyée à l'ancienne adresse ? Les données proviennent en temps réel de votre CRM.
Vous n'avez pas besoin de développeur. Les connectors d'iWebDevelopment sont no-code, vous les configurez via un dashboard. Les étapes :
Les connectors sont résiliables mensuellement, vous pouvez donc les essayer sans risque.
L'étape du devis à la facture est l'action la plus répétitive dans la collaboration entre le service commercial et le service financier. Et c'est précisément le type de travail que vous ne voulez pas continuer à faire manuellement. Les données existent déjà. Le connector veille à ce qu'elles arrivent au bon moment au bon endroit.
Qui veut automatiser tout le cycle client (du premier contact au paiement) commence ici. Au moment où l'affaire est gagnée et où la facture se crée d'elle-même.
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