Entre un client qui commande et un autre canal qui affiche le même stock, il y a au maximum cinq minutes. Pendant ces cinq minutes, une commande de vente doit être traitée, la mutation de stock doit être appliquée et chaque système connecté doit connaître le nouvel état.
Voilà la réalité de la synchronisation des stocks avec Exact Online. Cela paraît serré. C'est effectivement serré, à condition d'avoir le bon connector, le bon package Exact Online et de comprendre comment la synchronisation fonctionne selon chaque scénario.
Cet article explique ce qui se passe précisément lorsqu'un produit est créé, qu'une commande arrive, qu'un retour est traité ou que vous sollicitez plusieurs entrepôts. Et pourquoi la réponse varie selon la situation.
Exact Online propose deux packages pour les entreprises qui vendent des produits physiques. La dénomination prête à confusion, les deux portent Handel dans leur nom, mais leurs possibilités diffèrent nettement.
Handel (23,95 €/mois) synchronise dans un seul sens. Les commandes, les articles et les niveaux de stock passent de votre boutique en ligne vers Exact Online. Votre boutique en ligne est le point de départ. Exact Online reçoit, enregistre et traite.
Handel ERP (39,95 €+/mois) ajoute la synchronisation bidirectionnelle. Les modifications dans Exact Online, comme une réception de marchandises, une correction de stock ou un ajustement de prix, remontent automatiquement vers votre boutique en ligne. Et vers Bol.com. Et vers Amazon. Toutes les cinq minutes, dans les deux sens.
Cette distinction paraît technique. Ses conséquences ne le sont pas.
Vous vendez uniquement via votre propre boutique en ligne ? Pas de grossiste, pas de marketplace, pas de comptoir physique ? Alors Handel peut suffire. Votre boutique en ligne détermine ce qui est disponible. Exact Online tient la comptabilité. Le flux va dans un seul sens et cela fonctionne.
Dès que vous ajoutez un deuxième canal de vente, comme un connector Bol.com, un portail B2B, un employé de comptoir qui saisit dans Exact Online, vous avez besoin d'une synchronisation bidirectionnelle. Sans ce retour d'information, votre boutique en ligne ne sait pas ce qui a été vendu ou reçu via d'autres canaux.
Handel ERP n'est pas un luxe dès lors que votre entrepôt est piloté depuis plus d'un endroit. Une commande d'achat saisie dans Exact Online augmente automatiquement le stock de votre boutique en ligne. Une correction manuelle par votre magasinier ? Visible en moins de cinq minutes dans tous les canaux de vente.
Sans cette synchronisation apparaissent les écarts de stock qui provoquent la survente. Non pas à cause d'un mauvais logiciel, mais parce que les systèmes ne connaissent pas les modifications des autres.
Où commence un article ? Cela dépend de votre méthode de travail et de votre package.
Avec Exact Online Handel, vous créez le produit dans votre boutique en ligne : WooCommerce, Shopify, Magento ou Lightspeed, ou une autre plateforme. Le connector récupère l'article, envoie les données vers Exact Online et y crée une fiche article. SKU, description, prix, code TVA : tout est repris. Votre boutique en ligne est la source.
Avec Exact Online Handel ERP, cela peut aussi se faire dans l'autre sens. Vous créez l'article dans Exact Online, y compris le prix d'achat, le fournisseur et le centre de coûts, après quoi le connector le transfère automatiquement vers votre boutique en ligne. C'est plus logique lorsque votre service achats travaille dans Exact Online et que votre équipe e-commerce travaille dans la boutique en ligne.
Dans les deux cas, l'article existe dans les deux systèmes après cinq minutes au maximum. Pas de téléchargement CSV, pas de saisie manuelle, pas de copier-coller de numéros d'article.
Voilà le scénario qui se joue chaque minute dans les boutiques en ligne à volume. Un client passe une commande. Que se passe-t-il ?
Le connector détecte la nouvelle commande lors du cycle de synchronisation suivant. La commande est créée comme commande de vente dans Exact Online, avec les coordonnées du client, les lignes d'article, le calcul de la TVA et le statut de paiement. En même temps, la mutation de stock est traitée : le nombre de pièces disponibles diminue.
Cette diminution est visible en moins de cinq minutes dans tous les systèmes connectés. Le même client vend le dernier exemplaire via votre boutique Shopify ? Alors votre annonce Bol.com affiche l'article comme épuisé avant que l'acheteur suivant ne clique sur « commander ».
Lors des pics pendant les jours fériés, le Black Friday, les ventes de décembre ou un post viral sur les réseaux sociaux, ces cinq minutes font la différence entre une vente contrôlée jusqu'à épuisement et des dizaines de surventes. Vous vendez ce que vous avez. Rien de plus.
Les retours sont le test décisif de tout connector de stock. Le colis revient. L'employé vérifie le contenu. Et ensuite ?
Lors d'un retour approuvé, le stock doit être rétabli dans trois systèmes en même temps : dans votre entrepôt (physiquement), dans Exact Online (administrativement) et dans votre boutique en ligne (commercialement). Si un maillon reste à la traîne, vous avez un produit posé sur l'étagère mais qui n'est pas en vente. Un chiffre d'affaires perdu, sans que personne ne le remarque.
Avec Handel ERP, cela se déroule automatiquement. Le retour est traité dans Exact Online : note de crédit, réintégration du stock, éventuelle note qualité, puis le connector renvoie le niveau de stock mis à jour vers tous les canaux de vente.
Avec Handel (sens unique), vous devez mettre à jour manuellement le stock des retours dans votre boutique en ligne. Cela fonctionne avec cinq retours par semaine. Avec cinquante par semaine, cela devient une tâche administrative à plein temps et de surcroît sujette aux erreurs.
Dès que votre stock est réparti sur plus d'un site, la gestion des stocks devient exponentiellement plus complexe. Quel entrepôt est sollicité lors d'une commande ? Comment éviter que le site A soit épuisé alors que le site B est en surstock ?
Exact Online Handel ERP prend en charge la gestion des stocks multi-entrepôts. Chaque entrepôt dispose de son propre enregistrement de stock. Le connector sait quel entrepôt correspond à quel canal de vente ou à quelle région, et sollicite le bon site.
Une commande depuis la Hollande-Septentrionale ? L'entrepôt d'Alkmaar. Une commande Bol.com ? Le DC central. Une commande B2B pour un client précis ? Le point de stockage dédié aménagé pour ce client.
Ce routage se fait sur la base de règles que vous configurez une seule fois. Ensuite, tout tourne automatiquement. Le niveau de stock par entrepôt est toujours à jour : dans Exact Online et dans chaque canal de vente qui y est connecté.
Avec le package de base Handel, vous travaillez avec un seul site de stockage. Pour beaucoup de boutiques en ligne, cela convient parfaitement. Mais si vous évoluez vers plusieurs points de fulfillment, Handel ERP est la seule voie.
Le connector ne déplace pas de simples chiffres isolés. C'est un jeu de données complet qui est comparé et mis à jour toutes les cinq minutes.
De la boutique en ligne vers Exact Online :
D'Exact Online vers la boutique en ligne (uniquement Handel ERP) :
Ce retour d'information est ce qui fait la différence. Sans retour, Exact Online est un système d'enregistrement. Avec retour, c'est un mécanisme de pilotage qui propulse toute votre opération.
La question « Exact Online Handel ou Handel ERP ? » n'est pas une décision informatique. C'est un arbitrage opérationnel.
Vous vendez via un seul canal, vous traitez les retours manuellement et vous travaillez depuis un seul site ? Handel suffit et vous économise 16 € par mois.
Vous vendez via plusieurs canaux, vous traitez les retours dans Exact Online, vous avez un service achats qui crée les articles dans Exact, ou vous utilisez plusieurs entrepôts ? Alors Handel ERP n'est pas une amélioration, mais une exigence. La différence de prix se rentabilise dès la première survente que vous évitez.
Dans les deux cas, la synchronisation tourne toutes les cinq minutes. Dans les deux cas, vous n'avez rien à recopier manuellement. La différence se trouve dans le sens du flux de données, et donc dans le contrôle que vous avez sur votre stock.
La synchronisation des stocks avec Exact Online fonctionne quelle que soit votre plateforme de boutique en ligne. WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed : le connector est disponible pour chaque plateforme et fonctionne de manière identique. Même fréquence de synchronisation, même mappage des champs, même fiabilité.
Vous vendez aussi via des marketplaces ? Bol.com et Amazon peuvent également être connectés. Un point central dans Exact Online, plusieurs canaux de vente qui affichent tous le même niveau de stock, à jour.
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