GereedschapPro ist kein gewöhnlicher Werkzeughändler. Das Unternehmen setzt bewusst auf das oberste Segment: hochwertiges und einzigartiges Werkzeug, das du im Baumarkt nicht findest. Und genau das ist die Absicht. Mit einem kleinen, aber schlagkräftigen Team beweist GereedschapPro, dass man mit den richtigen Prozessen und smarter Automatisierung weit kommen kann.
Ewoud Koster ist mitverantwortlich für Marketing und Einkauf, mischt aber, wie das in einem kleinen Team so ist, auch bei allen Softwareentscheidungen und Prozessen mit. Genau deshalb war er derjenige, der die Suche nach einer besseren Arbeitsweise ins Rollen brachte.
GereedschapPro arbeitete ursprünglich mit einem All-in-One-System. Auf dem Papier praktisch, in der Praxis stieß das Team jedoch ständig an dessen Grenzen. Der Wechsel zu einem Best-of-Breed-Ansatz, bei dem du für jede Funktion die beste Lösung wählst, war schnell beschlossen. Aber diese Entscheidung brachte eine neue Herausforderung mit sich: Wie bringst du all diese einzelnen Systeme dazu, reibungslos zusammenzuarbeiten?
Die Softwarelandschaft, die sie zusammenstellten, ist nicht klein: Shopware für den Webshop, Exact Online für die Buchhaltung, Monta WMS für die Lagerprozesse, Optiply für den Einkauf, Channable für die Anbindung an Bol.com und Amazon, Count-IT für die Kasse und Priceshape für die Preisoptimierung. Sieben Systeme, die miteinander sprechen müssen, ohne dass dabei manuelle Arbeit anfällt.
Mit einer begrenzten Zahl an Mitarbeitern gibt es schlicht keine Kapazität, um Hunderte Bestellungen von Hand zu verarbeiten. Jede Stunde, die in die Verwaltung fließt, geht auf Kosten von Marketing, Einkauf und Kundenbeziehungen. Außerdem fakturiert GereedschapPro bewusst erst bei Lieferung, nicht bei Bestellung. Eine Arbeitsweise, die Standardlösungen nicht unterstützen.
Über den Accountmanager bei Exact Online kam GereedschapPro zu iWebDevelopment. Der Connector wurde von Grund auf neu aufgebaut. Nicht auf Basis einer Standardlösung, sondern vollständig abgestimmt auf ihre Arbeitsweise.
Die täglichen Prozesse, die der Connector inzwischen vollautomatisch abwickelt:
Der Unterschied lässt sich für GereedschapPro einfach zusammenfassen: Ohne den Connector wären vier zusätzliche Vollzeitkräfte nötig. Mit einem kleineren Team ist das keine Option.
"Wenn wir diese Bestellungen von Hand anlegen und fakturieren müssten, bräuchten wir, glaube ich, vier Vollzeitkräfte. Das ist Wahnsinn für ein Unternehmen unserer Größe."
Ewoud Koster, Marketing & Einkauf @ GereedschapPro
Die Ruhe, die die Automatisierung bringt, ist ebenso spürbar wie die Zeitersparnis. Am Montagmorgen stehen alle Bestellungen vom Wochenende schon bereit: eingelesen, angelegt, verarbeitet. Ohne dass jemand dafür einen Finger rühren muss. Darüber hinaus liefert die Anbindung an Priceshape wertvolle Daten für die Preisoptimierung. Auf Basis dieser Analysen passt GereedschapPro wöchentlich die Verkaufspreise an.
Der Connector läuft inzwischen seit fast vier Jahren. Der Kontakt ist weniger intensiv geworden. Nicht weil die Beziehung abgekühlt wäre, sondern weil einfach alles funktioniert. Was Ewoud dabei auffällt: Das Wissen über Exact Online bei iWebDevelopment hat mehr als einmal den Unterschied gemacht. Verbesserungen in der API werden proaktiv aufgegriffen, und Möglichkeiten, die es früher nicht gab, werden automatisch genutzt, sobald sie verfügbar sind.
"Ich finde das sehr wertvoll, dieses ganze Wissen über Exact. Mir fällt auch oft auf, dass Dinge später verbessert wurden, weil ihr da fachlich am Ball bleibt."
Ewoud Koster, Marketing & Einkauf @ GereedschapPro
Auf die Frage, wem er iWebDevelopment empfehlen würde, antwortet Ewoud ohne Zögern. Er hat iWebDevelopment schon mehrfach an Branchenkollegen weiterempfohlen und würde bei einer künftigen Plattformwahl als Erstes bei iWeb anklopfen.
"Mit nur einem Paket kommst du fast nie gut zurecht. Du musst Dinge miteinander verbinden. Wenn Unternehmen dieselben Pakete nutzen, die auch gut zusammenarbeiten müssen, würde ich sofort sagen: Sprecht mal mit iWeb."
Ewoud Koster, Marketing & Einkauf @ GereedschapPro
Bei iWebDevelopment helfen wir Unternehmen wie GereedschapPro, ihre Softwarelandschaft intelligent miteinander zu verbinden. Ob du mit Shopware, Exact Online, einem WMS oder mehreren Marktplätzen arbeitest: Wir sorgen dafür, dass die Daten an der richtigen Stelle landen, ohne dass du ständig ein Auge darauf haben musst.
Neugierig, was wir für deine Prozesse tun können? Nimm Kontakt auf für ein unverbindliches Gespräch. Wir denken gerne mit dir mit.