Dein Salesteam braucht ein 360-Grad-Kundenbild, um gute Gespräche zu führen. Aber dieses Bild ist unvollständig, wenn der Zahlungsstatus nicht im CRM des Vertriebs ankommt. Die Umsatzzahlen stehen in deinem CRM, die Zahlungsdaten in Exact Online, und diese beiden reden nicht miteinander. Ergebnis: Dein Accountmanager ruft einen Kunden für ein Upsell an, während genau dieser Kunde drei Rechnungen nicht bezahlt hat.
Die Lösung ist strukturell, nicht punktuell. Indem du Zahlungsdaten automatisch von Exact Online zurück an dein CRM koppelst, gibst du dem Vertrieb den Kontext, den er braucht. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Daten du zurückkoppelst, wie das je CRM-Plattform funktioniert und was es deinem Team konkret bringt.
Der Connector holt fünf Datenpunkte aus Exact Online und synchronisiert sie mit deinem CRM:
Rechnungsstatus. Jede Rechnung durchläuft einen Lifecycle: Entwurf, versendet, teilweise bezahlt, vollständig bezahlt oder überfällig. Dieser Status ist für den Vertrieb Gold wert. Ein Kunde mit drei versendeten Rechnungen, von denen zwei überfällig sind, verlangt ein anderes Gespräch als ein Kunde, der alles brav pünktlich bezahlt.
Offener Betrag pro Kunde. Exact Online erfasst das über Receivables: offene Forderungen mit Status Offen (20) oder Ausgewählt für Zahlung (30). Der gesamte offene Betrag pro Beziehung gibt deinem Team auf einen Blick Einblick in die finanzielle Gesundheit der Kundenbeziehung.
Durchschnittliche Zahlungsdauer (DSO). Days Sales Outstanding pro Beziehung sagt dir, wie schnell ein Kunde im Durchschnitt bezahlt. Ein DSO von 15 Tagen ist ausgezeichnet. Ein DSO von 65 Tagen bei einer Zahlungsfrist von 30 ist ein Signal, das dein Accountmanager kennen muss.
Letztes Zahlungsdatum. Einfach, aber wirkungsvoll. Wenn die letzte Zahlung sechs Monate her ist, weißt du genug.
Kreditlimit und -nutzung. Manche Kunden haben ein vereinbartes Kreditlimit. Wenn ein Kunde bei 90 % dieses Limits liegt, ist das für jeden relevant, der mit diesem Kunden im Gespräch ist.
Die Art, wie Zahlungsdaten in deinem CRM ankommen, unterscheidet sich je Plattform. Die Prinzipien sind gleich, die Umsetzung nicht.
HubSpot arbeitet mit Custom Properties auf Company Records. Der Connector legt Felder für offenen Betrag, DSO, Rechnungsstatus und Kreditlimitnutzung an. Bei jeder Synchronisation werden diese Felder aktualisiert.
Worin HubSpot wirklich glänzt, sind die Automatisierungen drumherum. Du kannst Workflows bauen, die bei bestimmten Events auslösen, zum Beispiel "Rechnung überfällig". Dieser Workflow legt automatisch eine Aufgabe für den Accountmanager an: "Kunde X anrufen, Rechnung Y steht 30 Tage offen." Keine manuelle Arbeit, keine vergessenen Follow-ups.
Timeline Events geben dem ganzen Team chronologischen Einblick. Der Rechnungsstatus erscheint neben E-Mails, Calls und Deals auf derselben Zeitachse. Das ist das 360-Grad-Kundenbild in der Praxis.
Und mit Breeze AI (HubSpots AI-Schicht) können Agents Zahlungsdaten in ihren Kontext einbeziehen. Ein Breeze-Agent, der einen Kunden für eine Upsell-Kampagne bewertet, berücksichtigt automatisch die Zahlungshistorie. Das ist keine Zukunftsmusik, das funktioniert jetzt.
Salesforce nutzt Custom Fields auf Account-Ebene. Die Zahlungsdaten erscheinen direkt auf dem Account-Record, sichtbar für jeden mit Zugriff.
Die Stärke von Salesforce liegt in den Reporting-Möglichkeiten. Du kannst Reports und Dashboards bauen, die finanzielle KPIs neben Sales-KPIs zeigen. Pipeline-Wert neben offenem Betrag. Win Rate neben durchschnittlicher Zahlungsdauer. Das gibt dem Management ein vollständigeres Bild als nur Sales-Metriken.
Für Enterprise-Organisationen ist die Kombination mit Agentforce interessant. Data 360 integriert Kundendaten über alle Salesforce Clouds, und mit dem ERP-Connector fließen Zahlungsdaten direkt in diesen AI-Agent-Kontext ein. Ein Agentforce-Agent, der einen Lead qualifiziert, sieht nicht nur die Deal-Historie, sondern auch das Zahlungsverhalten.
Pipedrive richtet sich an den Mittelstand und hält es einfach. Custom Fields auf Organization-Records zeigen offenen Betrag, Rechnungsstatus und DSO. Kein Konfigurations-Overkill, genau das, was ein Salesteam braucht.
Die Invoicing App Extension von Pipedrive bietet eine eigene Invoice Status API. Über diesen Weg schickt der Connector Statusupdates direkt an Pipedrive. Rechnung versendet, Rechnung bezahlt, Rechnung überfällig: es erscheint in Echtzeit auf dem Organization-Record.
Dein Accountmanager öffnet den CRM-Record und sieht in zehn Sekunden, wie es um den Kunden steht. Keine Überraschungen mehr in Gesprächen. Keine Situationen, in denen der Kunde von unbezahlten Rechnungen anfängt, während dein AM davon nichts wusste.
Ein CRM-Workflow, der bei "Rechnung überfällig" auslöst, legt eine Aufgabe für die richtige Person an. Finance muss nicht mehr manuell weitergeben, welche Kunden im Rückstand sind. Das System erledigt es.
Nicht bei einem Kunden mit Zahlungsrückstand pitchen. Das klingt logisch, aber ohne die Daten im CRM weiß der Vertrieb das schlicht nicht. Mit dem Zahlungsstatus in deinem CRM kannst du Upsell-Kampagnen auf Kunden filtern, die gut bezahlen, und dem Rest einen anderen Weg geben.
Teile deinen Kundenbestand nach Zahlungsverhalten auf. Kunden, die immer pünktlich bezahlen: Gold. Kunden, die regelmäßig zu spät sind: Silber. Kunden mit strukturellen Zahlungsproblemen: Bronze. Diese Segmentierung bestimmt nicht nur deine Sales-Herangehensweise, sondern auch deine Servicelevels und dein Credit Management.
Eine Pipeline von 500.000 Euro sagt wenig, wenn 30 % dieser Kunden strukturell zu spät bezahlen. Indem du die Zahlungszuverlässigkeit in deine Prognose einbeziehst, bekommst du ein realistischeres Bild vom erwarteten Cashflow. Das sind Informationen, mit denen auch Finance und Geschäftsführung etwas anfangen können.
Organisationen, die Zahlungsdaten strukturell für den Vertrieb verfügbar machen, sehen messbare Ergebnisse. Benchmark-Untersuchungen zeigen, dass die Kundenzufriedenheit um 15 bis 25 % steigt, schlicht weil Gespräche besser zur tatsächlichen Situation des Kunden passen.
Die Inkassoergebnisse verbessern sich um 10 bis 15 %. Nicht durch härteres Eintreiben, sondern durch früheres Erkennen. Ein Accountmanager, der in Woche zwei anruft mit "Ich sehe, dass noch eine Rechnung offen ist, kann ich helfen?", hat mehr Wirkung als eine Mahnung in Woche acht.
Zahlungsdaten sind sensible Informationen. Nicht jeder in deiner Organisation muss den offenen Betrag jedes Kunden sehen. Sorge dafür, dass deine CRM-Berechtigungen gut eingerichtet sind. Custom Fields kannst du pro Team oder Rolle sichtbar machen.
Wähle einen Connector-Anbieter, der ISO 27001-zertifiziert ist und als offizieller Exact Online Partner das richtige Wissen und den richtigen Zugang hat. Unabhängige Pentests geben zusätzliche Sicherheit, dass deine Kundendaten geschützt sind.
Die Synchronisation muss automatisch laufen. Ein Connector, den du manuell auslösen musst oder der nur einmal pro Woche synchronisiert, löst das Problem nicht. Der Zahlungsstatus ändert sich täglich. Dein CRM muss das mitverfolgen.
Und er muss monatlich kündbar sein. Keine Jahresverträge, kein Lock-in.
Das Zurückkoppeln des Zahlungsstatus an dein CRM ist kein Nice-to-have. Es ist das fehlende Glied zwischen Vertrieb und Finance. Ohne diesen Connector führt dein Team Gespräche auf Basis eines halben Kundenbildes. Mit diesem Connector wissen sie genau, woran sie sind, vor jedem Anruf, jeder E-Mail, jedem Angebot.
Die Technologie ist da. Die Integrationen existieren. Der Unterschied liegt in der Entscheidung, es zu tun.
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