Irgendwo zwischen dem Moment, in dem ein Kunde auf "Bestellen" klickt, und dem Moment, in dem diese Bestellung sauber in Exact Online steht, klafft eine Lücke. Bei manchen Webshops dauert diese Lücke ein paar Stunden. Bei anderen ein paar Tage. Und bei einer überraschend großen Gruppe bis zum Monatsende, wenn alles auf einmal eingetippt wird.
Ein Exact Online Webshop Connector schließt diese Lücke. Automatisch, kontinuierlich, ohne Eingreifen. Aber wie funktioniert so ein Connector genau? Was geht hin und her? Und was brauchst du, um zu starten?
Die ersten zwanzig Bestellungen pro Tag buchst du noch manuell ein. Es macht keinen Spaß, aber es klappt. Sobald dein Webshop wächst, ändert sich das. Es kommen Bestellungen aus mehreren Ländern, mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Kunden zahlen mit iDEAL, Kreditkarte oder auf Rechnung. Du verkaufst über deinen eigenen Shop und über einen Marktplatz. Und dann sind da noch die Rückerstattungen, die Teilzahlungen, die Versandkosten.
Jeder manuelle Schritt ist eine Chance auf Fehler. Ein falscher Mehrwertsteuersatz, eine doppelt eingebuchte Bestellung, eine Zahlung, die nicht zugeordnet wird. Das sind keine hypothetischen Probleme, es sind die Beschwerden, die Buchhalter am häufigsten von Webshop-Unternehmern hören.
Ein Connector übernimmt diese manuellen Schritte. Nicht, indem er sie vereinfacht, sondern indem er sie vollständig eliminiert.
Das Prinzip ist einfach. Dein Webshop und Exact Online werden über eine Zwischenschicht miteinander verbunden: den Connector. Diese Zwischenschicht liest Daten aus deinem Webshop, übersetzt sie in das richtige Format und schickt sie an Exact Online weiter. Und umgekehrt.
Die Synchronisation läuft kontinuierlich. Alle fünf Minuten prüft der Connector, ob es neue oder geänderte Daten gibt. Eine Bestellung, die um 14:03 Uhr in deinem Webshop eingeht, steht spätestens um 14:08 Uhr in Exact Online. Inklusive aller Details: Kundenname, Artikel, Mengen, Preise, Mehrwertsteuer und eventuelle Rabatte.
Das bedeutet, dass deine Buchhaltung immer aktuell ist. Nicht am Ende des Tages, nicht am Ende der Woche, sondern innerhalb von fünf Minuten.
Die meisten Connectoren arbeiten in zwei Richtungen. Nicht nur vom Webshop zu Exact Online, sondern auch zurück. Änderst du einen Artikelpreis in Exact Online? Dann wird er automatisch in deinem Webshop aktualisiert. Passt du den Bestand nach einer physischen Zählung an? Dein Webshop zeigt innerhalb von Minuten den richtigen Stand.
Diese Synchronisation in zwei Richtungen verhindert ein häufiges Problem: Bestandsunterschiede. Nichts ist so ärgerlich wie ein Kunde, der ein Produkt bestellt, das sich als ausverkauft herausstellt, weil dein Webshop und deine Buchhaltung nicht synchron liefen.
Ein Connector schickt nicht einfach "alles" weiter. Die Daten sind in vier Kategorien strukturiert, jede mit einer eigenen Funktion.
Der Kern jedes Connectors. Sobald eine Bestellung eingeht, wird sie als Verkaufsrechnung oder Verkaufsauftrag in Exact Online angelegt. Alle Details gehen mit: Artikelzeilen, Mengen, Preise, Mehrwertsteuercodes, Rabatte und Versandkosten.
Bei einer Rückerstattung funktioniert es umgekehrt. Die Gutschrift wird automatisch angelegt und mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft. Kein manuelles Suchen, keine losen Buchungen.
Neue Kunden werden automatisch als Debitor in Exact Online angelegt. Bestehende Kunden werden anhand der E-Mail-Adresse oder Kundennummer erkannt und mit dem richtigen Debitorendatensatz verknüpft. Adressänderungen werden synchronisiert.
Das verhindert doppelte Debitoren, ein Problem, das bei manueller Eingabe fast unvermeidlich ist. Nach einem Jahr handelst du dann nicht mit 800 einzigartigen Kunden, sondern mit 1.200 Debitorendatensätzen, von denen 400 doppelt sind.
Artikel in deinem Webshop werden mit Artikeldatensätzen in Exact Online verknüpft. SKU-Codes, Beschreibungen, Verkaufspreise und Einkaufscodes gehen hin und her. Fügst du einen neuen Artikel in Exact Online hinzu? Dann erscheint er in deinem Webshop. Passt du einen Preis in deinem Shop an? Dann wird er in deiner Buchhaltung aktualisiert.
Bestandsbewegungen, etwa aus Online-Verkäufen, Retouren oder manuellen Korrekturen, werden automatisch verarbeitet. Dein Webshop zeigt immer den aktuellen Bestand so, wie er in Exact Online steht.
Für Webshops, die über mehrere Kanäle verkaufen, ist das entscheidend. Wenn du denselben Artikel über deinen eigenen Webshop und über Bol.com verkaufst, muss ein Verkauf auf dem einen Kanal sofort auf dem anderen sichtbar sein. Sonst verkaufst du mehr, als du auf Lager hast.
Der Connector funktioniert mit den meistgenutzten E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen in den Benelux-Ländern.
Webshop-Plattformen:
Marktplätze:
Für jede Plattform gibt es einen spezifischen Connector, der die Besonderheiten dieser Plattform berücksichtigt. Die Art, wie Shopify Bestellungen weiterleitet, unterscheidet sich davon, wie WooCommerce das macht, und eine Bol.com-Bestellung hat andere Merkmale als eine Amazon-Bestellung. Der Connector übersetzt diese Unterschiede in ein einheitliches Format in Exact Online.
Die Kosten hängen davon ab, welche Daten du synchronisieren möchtest. Es gibt vier Pakete, jedes auf einen anderen Typ Webshop abgestimmt.
| Paket | Preis pro Monat | Was es synchronisiert |
|---|---|---|
| Finanzen | €9,95 | Kunden + Buchungszeilen |
| Rechnungen | €18,95 | Rechnungen + Artikel + Kunden |
| Handel | €23,95 | Bestellungen + Artikel + Bestand |
| Handel ERP | €39,95+ | Zwei-Wege-Sync Bestellungen + Bestand |
Die meisten Webshops entscheiden sich für das Handel-Paket. Es deckt den kompletten Ablauf von der Bestellung bis zur Buchung ab, inklusive Bestandsverwaltung. Das Finanzen-Paket eignet sich, wenn du nur die buchhalterische Seite automatisieren möchtest, zum Beispiel wenn du den Bestand nicht über Exact Online verwaltest.
Alle Pakete sind monatlich kündbar. Es gibt keinen Jahresvertrag, keine Kündigungsfrist und keine Verpflichtungen im Kleingedruckten. Du kannst es 30 Tage kostenlos ausprobieren.
Bevor du den Connector aktivierst, ist es ratsam, ein paar Dinge in Exact Online zu prüfen. Der Connector ist nur so gut wie die Basis, auf der er läuft.
Das ist Schritt null. Dein Buchhalter oder Steuerberater weiß, wie deine Buchführung eingerichtet ist. Welche Sachkonten du verwendest, wie deine Mehrwertsteuercodes eingestellt sind, ob du mit Kostenstellen arbeitest. Diese Einrichtung bestimmt, wie der Connector deine Bestellungen verarbeitet.
Ein kurzes Gespräch vorab verhindert, dass du nach drei Monaten feststellst, dass alle Verkaufsrechnungen auf dem falschen Sachkonto stehen.
Du musst nicht deine gesamte Bestellhistorie synchronisieren. Wähle ein Datum, ab dem neue Bestellungen automatisch verarbeitet werden. Alles davor bleibt, wie es ist. Das hält es übersichtlich und verhindert Doppelbuchungen von Bestellungen, die du bereits manuell eingegeben hast.
Wenn du Produkte synchronisieren möchtest, sorge dafür, dass deine Artikel in Exact Online mit den richtigen SKU-Codes versehen sind. Der Connector ordnet Artikel anhand dieser Codes zu. Ohne konsistente SKUs entstehen doppelte Artikeldatensätze oder Fehlzuordnungen.
Die Installation eines Exact Online Webshop Connectors dauert im Durchschnitt zehn Minuten. Du meldest dich mit deinem Exact Online-Konto an, wählst deine Buchhaltung, verbindest deine Webshop-Plattform und konfigurierst die Grundeinstellungen. Der Connector ist sofort aktiv.
Möchtest du lieber, dass jemand mitschaut? Dann kannst du dich für einen Installationsservice entscheiden. Ein Spezialist richtet den Connector gemeinsam mit dir ein und sorgt dafür, dass alles korrekt konfiguriert ist, vom Mehrwertsteuer-Mapping bis zu den Sachkonten.
Eine berechtigte Frage. Du verbindest zwei Systeme mit sensiblen Unternehmensdaten: Kundendaten, Finanzdaten, Bestellinformationen. Das muss sicher geschehen.
Die Connectoren von iWebDevelopment sind ISO 27001-zertifiziert. Das ist der internationale Standard für Informationssicherheit. Es bedeutet, dass es nachweisbare Prozesse für Datenschutz, Zugriffsverwaltung und Vorfallbearbeitung gibt.
Konkreter: Der Connector speichert keine Daten. Er fungiert als Durchreiche, die Daten werden aus deinem Webshop gelesen, übersetzt und an Exact Online weitergeleitet. Oder umgekehrt. Es wird nichts zwischenzeitlich auf externen Servern gespeichert.
Außerdem ist iWebDevelopment offizieller Exact Online-Partner. Der Connector nutzt die offizielle Exact Online API, mit OAuth-Authentifizierung und verschlüsselten Verbindungen.
iWebDevelopment ist seit mehr als zehn Jahren auf Connectoren zwischen Webshops und Buchhaltungspaketen spezialisiert. Mehr als 2000 Unternehmen nutzen täglich einen Connector, um ihre Buchführung zu automatisieren.
Das ist kein Zufall. Die Kombination aus schneller Synchronisation, breiter Plattformunterstützung und einer niedrigen Einstiegshürde (30 Tage kostenlos testen, Installation in zehn Minuten, monatlich kündbar) macht es für die meisten Webshops zu einem logischen Schritt.
Die technische Seite ist gelöst. Die Wahl, welcher Connector zu deiner Situation passt, hängt von deiner Plattform, deinem Bestellvolumen und der Art ab, wie deine Buchführung eingerichtet ist. Aber der Ausgangspunkt ist für alle gleich: ein Webshop, der mit Exact Online spricht, ohne dass du dazwischen sitzen musst.
Möchtest du es selbst ausprobieren? Sieh dir unsere Webshop-Connectoren an →