Unternehmensdaten der KI erklären: der Instruktionsansatz

Der AI-Connector weiß genau, wie Exact Online funktioniert: welche Tabellen es gibt, welche Felder darin stehen, wie man Daten abruft. Aber er weiß nicht, wie deine spezifische Buchhaltung eingerichtet ist. Und genau da geht es schief.

Ein Beispiel. Bei vielen Unternehmen steht der Kundenbetreuer nicht in einem Feld, das "Kundenbetreuer" heißt. Manchmal ist er im Feld "ShippingMethod" gespeichert, manchmal in "Remarks", manchmal in einem freien Feld. Ohne Erklärung sucht die KI am falschen Ort und findet nichts, oder schlimmer, sie gibt eine selbstbewusste, aber falsche Antwort.

Die Lösung: eine Unternehmensanweisung

Du schreibst einmalig ein kurzes Briefing darüber, wie deine Buchhaltung vom Standard abweicht. Dieses Briefing speicherst du als Systemanweisung (ChatGPT) oder Projektanweisung (Claude). Ab diesem Moment weiß die KI es bei jedem neuen Gespräch.

Schritt 1: Erfasse deine Abweichungen

Gehe diese Fragen durch:

• Welche Standardfelder nutzt du für etwas anderes als vorgesehen?
• Hast du freie Felder (Custom Fields) mit unternehmensspezifischen Daten?
• Arbeitest du mit mehreren Buchhaltungen? Welche ist die Hauptbuchhaltung?
• Hast du Vereinbarungen zur Mehrwertsteuerberechnung (inklusive/exklusive)?
• Nutzt ihr bestimmte Sachkonten für Berichte?
• Gibt es Kundengruppen, Artikelgruppen oder Projektcodes mit einer besonderen Bedeutung?

Schritt 2: Schreibe deine Anweisung

Unten findest du eine Vorlage zum Ausfüllen. Kopiere sie, ergänze sie und lösche Zeilen, die nicht zutreffen.

UNTERNEHMENSKONTEXT FÜR EXACT ONLINE AI

Unternehmen: [Name]
Branche: [z. B. Großhandel, Dienstleistung, Produktion]
Hauptbuchhaltung: Division [Nummer]

--- ABWEICHENDE FELDNAMEN ---

Bei Accounts (Kunden/Lieferanten):
- Feld "ShippingMethod" = Kundenbetreuer
- Feld "Remarks" = interne Notizen zum Zahlungsverhalten
- Feld "Classification1" = Kundengruppe (A/B/C)

Bei Items (Artikel):
- Feld "ExtraDescription" = interner Produktcode
- Feld "SearchCode" = EAN-Code

--- STANDARDEINSTELLUNGEN ---

- Beträge immer in Euro (AmountDC), außer ich frage anders
- Umsatz immer exklusive Mehrwertsteuer
- Bei offenen Posten: nutze die Receivables-Tabelle, filtere nach Status 20 und 30
- Unsere Geschäftsjahre laufen von Januar bis Dezember

--- BERICHTSPRÄFERENZEN ---

- Kunden mit Kundennummer und Namen anzeigen
- Perioden mit derselben Periode im Vorjahr vergleichen
- Top-Listen standardmäßig Top 10, außer ich frage anders

--- BEGRIFFE, DIE BEI UNS ETWAS ANDERES BEDEUTEN ---

- "Projekte" = intern nennen wir das "Aufträge"
- "Kostenstelle" = wir nutzen das als Standort (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht)

Schritt 3: Speichere es

In ChatGPT

1. Klicke auf dein Profilbild > Einstellungen
2. Gehe zu Personalisierung > Benutzerdefinierte Anweisungen
3. Füge deine Unternehmensanweisung bei "Was soll ChatGPT über dich wissen?" ein
4. Klicke auf Speichern

Jeder neue Chat erhält diesen Kontext automatisch.

In Claude

1. Gehe zu claude.ai > Projects in der Seitenleiste
2. Erstelle ein Projekt: "Exact Online [Unternehmensname]"
3. Füge deine Anweisung bei Project instructions ein
4. Starte neue Gespräche aus diesem Projekt

Schritt 4: Teste es

Öffne ein neues Gespräch und stelle eine Testfrage, die deine abweichende Einrichtung betrifft:

"Wer ist der Kundenbetreuer von Kunde [Name]?"

Wenn die KI das richtige Feld abfragt und die richtige Antwort gibt, funktioniert deine Anweisung.

Funktioniert es nicht? Prüfe, ob du den exakten Exact Online Feldnamen verwendet hast (Groß- und Kleinschreibung beachten). Frage gegebenenfalls: "Welche Felder sind bei Accounts verfügbar?", um den richtigen Namen herauszufinden.

Häufige Fehler

Für mehrere Rollen

Du kannst verschiedene Anweisungssätze für verschiedene Nutzer erstellen:

• Buchhalter: Fokus auf Sachkonten, Mehrwertsteuer, Transaktionszeilen
• Sales Manager: Fokus auf Kunden, Umsatz, offene Posten, Kundenbetreuer
• Controller: Fokus auf Margen, Kostenstellen, Budgetvergleiche

In Claude machst du das mit separaten Projekten. In ChatGPT kannst du die Anweisung je nach Gesprächsrolle anpassen. Lies mehr über die Unterschiede zwischen Claude und ChatGPT im nächsten Blog.

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