Du kennst den Ablauf. Der Vertrieb schließt einen Deal im CRM ab. Schickt eine E-Mail an die Buchhaltung. Die Buchhaltung öffnet Exact Online, sucht den Kunden, erstellt eine Rechnung, tippt die Produkte ab, prüft den Mehrwertsteuersatz und klickt auf Versenden. Zwanzig Minuten Arbeit, bei jedem Deal aufs Neue.
Jetzt die Version mit einem Connector. Der Vertrieb schließt einen Deal ab. Die Rechnung liegt in Exact Online. Versendet. Fertig. Keine E-Mail, kein Abtippen, keine Verzögerung. Der Unterschied besteht darin, den Weg vom Angebot zur Rechnung automatisch über einen Connector zwischen deinem CRM und Exact Online laufen zu lassen. Und wie das technisch funktioniert, ohne dass du selbst Code schreiben musst, erklären wir hier Schritt für Schritt.
Unter der Haube durchläuft ein automatischer Connector sieben Schritte. Jeder dieser Schritte ersetzt etwas, das heute manuell geschieht.
Dein Vertriebsmitarbeiter füllt den Deal wie immer aus. Kundenname, Produkte, Mengen, Preise. In HubSpot sind das Line Items, in Salesforce Products mit PricebookEntries, in Pipedrive Dealfelder mit Produkten. Die Daten, die du für eine Rechnung brauchst, existieren zu diesem Zeitpunkt bereits.
Der Vertriebsmitarbeiter verschiebt den Deal in die Gewonnen-Phase. In HubSpot änderst du die Pipeline Stage, in Salesforce setzt du die Opportunity auf Closed Won, in Pipedrive ziehst du den Deal in die Won-Spalte. Dieser eine Moment, die Stage Change, ist der Startschuss.
Sobald sich der Dealstatus ändert, greift der Connector das auf. Bei HubSpot und Salesforce über einen Polling-Mechanismus oder Webhook, bei Pipedrive über einen Echtzeit-Webhook. Der Connector weiß: Dieser Deal ist gewonnen, es muss eine Rechnung entstehen.
Bevor eine Rechnung erstellt werden kann, muss der Kunde in Exact Online vorhanden sein. Der Connector sucht anhand von Firmenname, Handelsregisternummer oder E-Mail-Adresse, ob der Kontakt bereits existiert. Wenn ja: verknüpfen. Wenn nein: automatisch anlegen mit den Daten aus dem CRM. Also Name, Adresse, Umsatzsteuernummer und Zahlungsbedingung.
Das ist der Kern. Der Connector legt eine Verkaufsrechnung in Exact Online an, mit dem richtigen Kunden, den Produkten, Mengen und Beträgen. Jedes Line Item aus deinem CRM wird zu einer Rechnungszeile. Die Rechnung ist innerhalb von Sekunden fertig, komplett mit dem richtigen Mehrwertsteuersatz und der vereinbarten Zahlungsbedingung.
Abhängig von deinen Einstellungen in Exact Online wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden versendet. Keine manuelle Aktion nötig.
Wenn der Kunde bezahlt, registriert Exact Online die Zahlung. Der Connector schickt diesen Status zurück in dein CRM. Der Vertrieb sieht direkt im Deal, ob die Rechnung bezahlt ist, ohne die Buchhaltung anrufen zu müssen.
Der Grundablauf ist derselbe, aber die Details unterscheiden sich je nach Plattform.
HubSpot arbeitet mit Deals, Pipeline Stages und Line Items. Commerce Hub CPQ erzeugt Angebote mit Produkten und Preisen, aber der Schritt nach Exact Online fehlt in HubSpot selbst.
Mit einem Connector läuft es so: Der Deal wandert in die Gewonnen-Stage, der Connector liest die Line Items aus (Produkt, Menge, Preis), prüft, ob der Kontakt in Exact vorhanden ist, und legt eine Verkaufsrechnung an. Produktcodes werden zwischen HubSpot und Exact Online abgeglichen, sodass der richtige Artikel auf der Rechnung steht.
HubSpots Breeze AI und die Workflow-Aktion "Run Agent" machen es immer einfacher, Aktionen innerhalb von HubSpot zu automatisieren. Aber sobald Daten in deine Buchhaltung müssen, brauchst du einen Connector.
Salesforce arbeitet mit Opportunities, Products und PricebookEntries. Wenn eine Opportunity auf Closed Won gesetzt wird, liest der Connector die verknüpften Produkte mit Preisen aus. Der Kontakt wird in Exact gesucht oder angelegt, und die Rechnung folgt automatisch.
Mit Agentforce und Data 360 wird Salesforce immer schlauer beim Qualifizieren und Nachfassen von Leads. Aber die Brücke nach Exact Online, dafür sorgt der Connector.
Pipedrive schickt bei einer Stage Change einen Echtzeit-Webhook. Das bedeutet: keine Verzögerung. Sobald der Deal auf Gewonnen steht, greift der Connector es sofort auf. Produkte und Beträge werden ausgelesen und in Rechnungszeilen in Exact Online übersetzt.
Pipedrive hat eine eigene Invoicing App Extension, aber diese Rechnungen leben im Pipedrive-Ökosystem. Sie landen nicht in deiner Buchhaltung. Mit einem Connector nach Exact Online schon.
Der Ablauf klingt einfach, aber hinter den Kulissen werden vier Dinge gelöst, die du sonst manuell erledigen müsstest.
Was, wenn der Vertrieb ein Produkt auf einen Deal setzt, das in Exact Online noch nicht existiert? Der Connector kann das Produkt automatisch anhand der CRM-Daten anlegen: Name, Preis, Produktcode. Oder du entscheidest dich dafür, dass der Connector eine Meldung ausgibt, damit du das Produkt erst selbst anlegst. Welcher Ansatz passt, hängt davon ab, wie streng du deine Artikelstammdaten verwalten willst.
HubSpot, Salesforce und Pipedrive haben keine Mehrwertsteuerlogik. Sie arbeiten mit Beträgen, nicht mit Mehrwertsteuercodes. Exact Online dagegen muss für jede Rechnungszeile wissen, welcher Mehrwertsteuersatz gilt: 0 %, 9 % oder 21 %.
Der Connector löst das, indem er Mehrwertsteuercodes anhand von Produktgruppe, Kundentyp oder Land des Abnehmers zuordnet. Ein Inlandsverkauf erhält automatisch den Standardsatz. Eine EU-Lieferung erhält den richtigen ICP-Code. Das verhindert Fehler, die du sonst erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung entdeckst.
In deinem CRM steht "Net 30" oder "Zahlung innerhalb von 14 Tagen". Exact Online arbeitet mit internen Zahlungsbedingungscodes. Der Connector übersetzt die CRM-Bedingung in den richtigen Code in Exact. So erhält jede Rechnung die vereinbarte Zahlungsfrist, ohne dass die Buchhaltung es manuell einstellen muss.
Arbeitest du international, kommen Deals in verschiedenen Währungen herein. Exact Online unterscheidet zwischen dem Rechnungsbetrag in der Originalwährung und dem in deine Buchhaltungswährung umgerechneten Betrag. Der Connector sorgt dafür, dass beide Beträge korrekt eingetragen werden, sodass deine Buchhaltung stimmt, egal ob der Deal in Euro, Dollar oder Pfund abgeschlossen wurde.
Die Rechnung ist einfach. Bei 50 Deals pro Monat verbringt die Buchhaltung durchschnittlich 10 bis 15 Minuten pro Rechnung mit dem Übertragen von Daten. Das sind 8 bis 12 Stunden pro Monat reiner Verwaltungsarbeit.
Mit einem Connector fällt das weg. Aber es geht nicht nur um Stunden. Es geht um Geschwindigkeit. Eine Rechnung, die noch am selben Tag versendet wird statt drei bis fünf Werktage später, verkürzt deine effektive Zahlungsfrist. Bei 50 Rechnungen pro Monat macht das 150 bis 250 Wartetage aus. Das ist Cashflow, den du früher auf deinem Konto hast.
Und dann sind da die Fehler, die du nicht mehr machst. Falscher Betrag abgetippt? Kommt nicht mehr vor. Vergessen, den Mehrwertsteuersatz anzupassen? Der Connector macht es automatisch. Rechnung an die alte Adresse geschickt? Die Daten kommen in Echtzeit aus deinem CRM.
Du brauchst keinen Entwickler. Die Connectoren von iWebDevelopment sind No-Code, du konfigurierst sie über ein Dashboard. Die Schritte:
Die Connectoren sind monatlich kündbar, du kannst es also ohne Risiko ausprobieren.
Der Schritt vom Angebot zur Rechnung ist die repetitivste Handlung in der Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Und es ist genau die Art von Arbeit, die du nicht länger manuell erledigen willst. Die Daten existieren bereits. Der Connector sorgt dafür, dass diese Daten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort landen.
Wer den gesamten Kundenzyklus automatisieren will, vom ersten Kontakt bis zur Zahlung, fängt hier an. In dem Moment, in dem der Deal gewonnen ist und die Rechnung sich selbst erstellt.
Mehr über die Sicherheit deiner Daten erfahren? Die Connectoren von iWebDevelopment sind ISO 27001-zertifiziert und unabhängig einem Pentest unterzogen. Monatlich kündbar.
Willst du es selbst ausprobieren? Sieh dir den HubSpot-Connector an →
Lieber ein anderes CRM? Salesforce-Connector → | Pipedrive-Connector →