Ergens tussen het moment dat een klant op "bestellen" klikt en het moment dat die order netjes in Exact Online staat, zit een gat. Bij sommige webshops duurt dat gat een paar uur. Bij andere een paar dagen. En bij een verrassend grote groep: tot het einde van de maand, wanneer alles in een keer wordt ingeklopt.
Een Exact Online webshop koppeling sluit dat gat. Automatisch, continu, zonder tussenkomst. Maar hoe werkt zo'n koppeling precies? Wat gaat er heen en weer? En wat heb je nodig om te beginnen?
De eerste twintig orders per dag boek je nog handmatig in. Het is niet leuk, maar het lukt. Zodra je webshop groeit, verandert dat. Er komen bestellingen uit meerdere landen, met verschillende BTW-tarieven. Klanten betalen met iDEAL, creditcard of achteraf. Je verkoopt via je eigen shop en via een marketplace. En dan zijn er de refunds, de deelbetalingen, de verzendkosten.
Elke handmatige stap is een kans op fouten. Een verkeerd BTW-tarief, een order die dubbel wordt ingeboekt, een betaling die niet gematcht wordt. Dat zijn geen hypothetische problemen, het zijn de klachten die boekhouders het vaakst horen van webshopondernemers.
Een koppeling neemt die handmatige stappen over. Niet door ze te versimpelen, maar door ze volledig te elimineren.
Het principe is eenvoudig. Je webshop en Exact Online worden met elkaar verbonden via een tussenlaag: de koppeling. Die tussenlaag leest data uit je webshop, vertaalt die naar het juiste formaat en stuurt het door naar Exact Online. En andersom.
De synchronisatie draait continu. Elke vijf minuten controleert de koppeling of er nieuwe of gewijzigde gegevens zijn. Een bestelling die om 14:03 binnenkomt in je webshop, staat uiterlijk om 14:08 in Exact Online. Inclusief alle details: klantnaam, artikelen, aantallen, prijzen, BTW en eventuele kortingen.
Dat betekent dat je boekhouding altijd up-to-date is. Niet aan het einde van de dag, niet aan het einde van de week, maar binnen vijf minuten.
De meeste koppelingen werken in twee richtingen. Niet alleen van webshop naar Exact Online, maar ook terug. Wijzig je een artikelprijs in Exact Online? Dan wordt die automatisch bijgewerkt in je webshop. Pas je voorraad aan na een fysieke telling? Je webshop toont binnen minuten de juiste stand.
Die tweerichtingssynchronisatie voorkomt een veelvoorkomend probleem: voorraadverschillen. Niets zo vervelend als een klant die een product bestelt dat blijkt uitverkocht te zijn, omdat je webshop en je boekhouding niet synchroon liepen.
Een koppeling stuurt niet zomaar "alles" door. De data is gestructureerd in vier categorieën, elk met een eigen functie.
De kern van elke koppeling. Zodra een bestelling binnenkomt, wordt deze als verkoopfactuur of verkooporder aangemaakt in Exact Online. Alle details gaan mee: artikelregels, aantallen, prijzen, BTW-codes, kortingen en verzendkosten.
Bij een refund werkt het andersom. De creditfactuur wordt automatisch aangemaakt en gekoppeld aan de originele order. Geen handmatig zoekwerk, geen losse boekingen.
Nieuwe klanten worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online. Bestaande klanten worden herkend op basis van e-mailadres of klantnummer en gekoppeld aan het juiste debiteurenrecord. Adreswijzigingen worden gesynchroniseerd.
Dit voorkomt dubbele debiteuren, een probleem dat bij handmatig invoeren bijna onvermijdelijk is. Na een jaar handel je dan niet met 800 unieke klanten, maar met 1.200 debiteurenrecords waarvan er 400 dubbel zijn.
Artikelen in je webshop worden gekoppeld aan artikelrecords in Exact Online. SKU-codes, omschrijvingen, verkoopprijzen en inkoopcodes gaan over en weer. Voeg je een nieuw artikel toe in Exact Online? Dan verschijnt het in je webshop. Pas je een prijs aan in je shop? Dan wordt die bijgewerkt in je boekhouding.
Voorraadmutaties, zoals van online verkopen, retouren of handmatige correcties, worden automatisch verwerkt. Je webshop toont altijd de actuele voorraadstand zoals die in Exact Online staat.
Voor webshops die via meerdere kanalen verkopen, is dit essentieel. Als je hetzelfde artikel verkoopt via je eigen webshop en via Bol.com, dan moet een verkoop op het ene kanaal direct zichtbaar zijn op het andere. Anders verkoop je meer dan je op voorraad hebt.
De koppeling werkt met de meestgebruikte e-commerceplatforms en marketplaces in de Benelux.
Webshopplatforms:
Marketplaces:
Voor elk platform is er een specifieke koppeling die rekening houdt met de eigenheidsregels van dat platform. De manier waarop Shopify orders doorstuurt verschilt van hoe WooCommerce dat doet, en een Bol.com-bestelling heeft andere kenmerken dan een Amazon-order. De koppeling vertaalt die verschillen naar een uniform formaat in Exact Online.
De kosten hangen af van welke data je wilt synchroniseren. Er zijn vier pakketten, elk afgestemd op een ander type webshop.
| Pakket | Prijs per maand | Wat het synct |
|---|---|---|
| Financieel | €9,95 | Klanten + boekingsregels |
| Facturen | €18,95 | Facturen + artikelen + klanten |
| Handel | €23,95 | Orders + artikelen + voorraad |
| Handel ERP | €39,95+ | Tweerichtingssync orders + voorraad |
De meeste webshops kiezen voor het Handel-pakket. Dat dekt de volledige flow van bestelling tot boeking, inclusief voorraadbeheer. Het Financieel-pakket is geschikt als je alleen de boekhoudkundige kant wilt automatiseren, bijvoorbeeld als je voorraad niet via Exact Online beheert.
Alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar. Er is geen jaarcontract, geen opzegtermijn en geen klein gedrukte verplichtingen. Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.
Voordat je de koppeling activeert, is het verstandig om een paar dingen in Exact Online te controleren. De koppeling is zo goed als de basis waarop hij draait.
Dit is stap nul. Je boekhouder of accountant weet hoe je administratie is ingericht. Welke grootboekrekeningen je gebruikt, hoe je BTW-codes zijn ingesteld, of je werkt met kostenplaatsen. Die inrichting bepaalt hoe de koppeling je orders verwerkt.
Een kort gesprek vooraf voorkomt dat je na drie maanden ontdekt dat alle verkoopfacturen op de verkeerde grootboekrekening staan.
Je hoeft niet je hele orderhistorie te synchroniseren. Kies een datum vanaf wanneer nieuwe orders automatisch worden verwerkt. Alles daarvoor blijft zoals het is. Dat houdt het overzichtelijk en voorkomt dubbele boekingen van orders die je al handmatig hebt ingevoerd.
Als je producten wilt synchroniseren, zorg dan dat je artikelen in Exact Online voorzien zijn van de juiste SKU-codes. De koppeling matcht artikelen op basis van die codes. Zonder consistente SKU's ontstaan er dubbele artikelrecords of mismatches.
De installatie van een Exact Online webshop koppeling duurt gemiddeld tien minuten. Je logt in met je Exact Online-account, selecteert je administratie, koppelt je webshopplatform en configureert de basisinstellingen. De koppeling is direct actief.
Wil je liever dat iemand meekijkt? Dan kun je kiezen voor een installatieservice. Een specialist richt de koppeling samen met jou in en zorgt dat alles correct is geconfigureerd, van BTW-mapping tot grootboekrekeningen.
Een terechte vraag. Je koppelt twee systemen met gevoelige bedrijfsdata: klantgegevens, financiele gegevens, orderinformatie. Dat moet veilig gebeuren.
De koppelingen van iWebDevelopment zijn ISO 27001-gecertificeerd. Dat is de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Het betekent dat er aantoonbare processen zijn voor databescherming, toegangsbeheer en incidentafhandeling.
Concreter: de koppeling slaat geen data op. Het fungeert als doorgeefluik, de data wordt gelezen uit je webshop, vertaald en doorgestuurd naar Exact Online. Of andersom. Er wordt niets tussentijds bewaard op externe servers.
Daarnaast is iWebDevelopment officieel Exact Online-partner. De koppeling maakt gebruik van de officiele Exact Online API, met OAuth-authenticatie en versleutelde verbindingen.
iWebDevelopment is al meer dan tien jaar gespecialiseerd in koppelingen tussen webshops en boekhoudpakketten. Meer dan 2000 bedrijven gebruiken dagelijks een koppeling om hun administratie te automatiseren.
Dat is geen toeval. De combinatie van snelle synchronisatie, brede platformondersteuning en een lage instapdrempel (30 dagen gratis proberen, installatie in tien minuten, maandelijks opzegbaar) maakt het voor de meeste webshops een logische stap.
De technische kant is opgelost. De keuze welke koppeling bij jouw situatie past hangt af van je platform, je ordervolume en de manier waarop je administratie is ingericht. Maar het startpunt is voor iedereen hetzelfde: een webshop die praat met Exact Online, zonder dat jij ertussen hoeft te zitten.
Wil je het zelf proberen? Bekijk onze webshopkoppelingen →